SuperBiz firma Gdy pracownik korzysta z auta w celach służbowych

Gdy pracownik korzysta z auta w celach służbowych

24.04.2012, godz. 06:00
Samochody
foto:

Twój pracownik używa prywatnego pojazdu załatwiając sprawy firmowe? Należy się z nim rozliczyć, a przy tym nie zapomnieć o odprowadzeniu podatku dochodowego od zwrotu kosztów poniesionych przez pracownika.

>>> Śniadanie z Super Biznesem - WIDEO

Podstawową sprawą, mającą znaczenie przy rozliczaniu z pracownikiem kilometrów przejechanych dla firmy jego prywatnym samochodem, ma fakt, czy jazdy te były lokalne – po tak zwanej okolicy, czy też należałoby je zaliczyć do podróży służbowych, rozliczanych na zasadach wynikających z odrębnych przepisów.

Jazda lokalna ma miejsce wtedy, kiedy pracownik podróżuje po obszarze, na którym znajduje się siedziba pracodawcy lub stałe miejsce pracy pracownika. Nie musi to być obręb jednej miejscowości. W umowie o pracę miejsce świadczenia pracy pracownika może być określone szerzej, np. jako kilka miejscowości leżących blisko siebie.

Podróż służbowa to wyjazd pracownika poza miejsce wykonywania pracy lub siedzibę pracodawcy. Odbywa się ona zawsze na polecenie przełożonego.

Z pracownikiem wykorzystującym prywatny (np. będący jego własnością, wynajęty lub pożyczony) samochód, przejazdy lokalne pracodawca może rozliczyć na dwa sposoby:

1. ryczałtowo – jako stały miesięczny ryczałt kwotowy

2. kilometrówką - rozliczając faktycznie przejechane kilometry

Co do podstawy rozliczeń, jest nią umowa między pracodawcą a pracownikiem, która powinna zawierać:

* zgodę pracodawcy na to, aby pracownik użytkował na rzecz firmy swój prywatny samochód,

* zgodę pracodawcy na refundację wydatków poniesionych przez pracownika w związku z eksploatacją samochodu,

* określenie zasad tej refundacji,

* termin obowiązywania umowy i sposób, w jaki może być rozwiązana,

* dane identyfikacyjne pojazdu, w tym dane o pojemności skokowej silnika, mającej znaczenie przy ustalaniu ryczałtu.

W wypadku rozliczeń ryczałtem za jazdę po okolicy, w umowie cywilnoprawnej pomiędzy pracodawcą a pracownikiem powinny się znaleźć także następujące dane:

* obszar wyjazdów (miasto lub gmina),

* przyznany przez pracodawcę limit kilometrów (np. 300, 500, 700),

stawkę zwrotu za 1 km przebiegu.

Rozliczanie ryczałtem

Ryczałt jest wypłacany w ostatnim dniu roboczym miesiąca lub na początku kolejnego miesiąca. Każdorazowa, comiesięczna wyplata ryczałtu następuje dopiero po tym, jak pracownik złoży pisemne oświadczenie o używaniu przez niego w danym miesiącu prywatnego pojazdu do celów służbowych.

Oświadczenie powinno zawierać:

* dane dotyczące pojazdu: markę, numer rejestracyjny, pojemność silnika,

* liczbę dni, w których w danym miesiącu pracownik był nieobecny w pracy z powodu choroby, urlopu, podróży służbowej itp.,

* liczbę dni, w których pracownik nie dysponował pojazdem do celów służbowych.

Przy ryczałcie, ponieważ kwota zwrotu wydatków jest zryczałtowana, nie trzeba rejestrować kursów w ewidencji przebiegu pojazdu. Ryczałt oblicza się mnożąc stawkę za 1 km przebiegu (ustaloną z zależności od pojemności skokowej silnika samochodu osobowego) i miesięczny limit kilometrów na jazdy lokalne. Od tego iloczynu należy odjąć 1/22:

- za każdy dzień roboczy, w którym pracownik był nieobecny w miejscu pracy,

- za każdy dzień roboczy, w którym pracownik nie wyjeżdżał służbowo (np. z powodu niesprawności samochodu).

UWAGA: Zmniejszenie o 1/22 jest niezależne od dni roboczych przypadających w danym miesiącu. Zmniejszenia tego nie stosuje się jednak w wypadku pracowników zatrudnionych w niepełnym wymiarze czasu pracy.

Rozliczenie według faktycznie przejechanych kilometrów

Liczba podlegających rozliczeniu faktycznie przejechanych kilometrów wynika z ewidencji przebiegu pojazdu. Aby ustalić zwrot kosztów, liczbę kilometrów należy pomnożyć przez urzędową stawkę za 1 kilometr.

Ewidencja przebiegu pojazdu powinna zawierać:

* nazwisko, imię i adres pracownika używającego pojazdu,

* dane pracodawcy,

* numer rejestracyjny pojazdu i pojemność silnika,

* kolejny numer wpisu z datą, celem wyjazdu, opisem trasy, liczbą faktycznie przejechanych kilometrów i stawką za 1 km przebiegu,

* kwotę wynikającą z przemnożenia liczby faktycznie przejechanych kilometrów przez stawkę za 1 km przebiegu,

podpis pracownika i pracodawcy.

Stawki ryczałtu dla samochodów osobowych:

Stawki te określa Rozporządzenie Ministra Infrastruktury w sprawie warunków ustalania oraz sposobu dokonywania zwrotu kosztów używania do celów służbowych samochodów osobowych, motocykli i motorowerów niebędących własnością pracodawcy z dnia 25 marca 2002 r. Wynoszą one:

* 0,5214 zł za kilometr przy pojemności skokowej silnika do 900 cm3

0,8358 zł za kilometr przy pojemności skokowej silnika powyżej 900 cm3

Limity kilometrów na jazdy lokalne:

Limity te ustala pracodawca, w zależności od liczby mieszkańców gminy lub miasta, w których zatrudniony jest pracownik jeżdżący dla firmy prywatnym samochodem.

* przy liczbie mieszkańców do 100 tys. limit nie może przekroczyć 300 km

* przy liczbie mieszkańców ponad 100 tys. do 500 tys. limit nie może przekroczyć 500 km

* przy liczbie mieszkańców ponad 500 tys. limit nie może przekroczyć 700 km

Pracownicy służby leśnej i parków narodowych mogą korzystać z limitu do 1500 km, pracownicy służb ratowniczych mają limit 3000 km.

Podatek dochodowy

Od zwracanych pracownikowi wydatków związanych z używaniem samochodu prywatnego do celów służbowych, na podst. art. 12 ust.1 ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych pracodawca ma obowiązek potrącać zaliczki na podatek dochodowy. Zwrot tych wydatków jest wolny od podatku, jeżeli obowiązek ponoszenia tych kosztów przez zakład pracy albo możliwość przyznania prawa do zwrotu wynika wprost z przepisów innych ustaw. Z tego powodu w praktyce zwolnienie dotyczy tylko nielicznych grup zawodowych, np. listonoszy czy pracowników służby leśnej.

Składki na ubezpieczenie społeczne

Podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne i zdrowotne nie stanowi zwrot kosztów używania przez pracowników samochodów prywatnych do celów służbowych:

- do wysokości miesięcznego ryczałtu pieniężnego,

- do wysokości nieprzekraczającej stawki za 1 km przebiegu określonej w rozporządzeniu, pod warunkiem prowadzenia ewidencji przebiegu pojazdu.

Składki powinno się odprowadzać od nadwyżki ponad wymienione kwoty, czyli w wypadkach, gdyby:

1. przy kilometrówce pracodawca przyjął do ustalenia kwoty zwrotu stawkę wyższą niż urzędowa stawka za 1 km,

2. przy ryczałcie pracodawca przyznał wyższy limit kilometrów,

w umowie cywilnoprawnej pracodawca uregulował, że kwota ryczałtu nie podlega obniżeniu za dni nieobecności w pracy, za które powinna być obniżona na mocy rozporządzenia – składki ZUS odprowadza się wówczas od kwoty, o którą powinien być obniżony ryczałt.

Koszty uzyskania przychodów

Pracodawca może zaliczyć do nich wydatki ponoszone na rzecz pracowników z tytułu używania przez nich służbowo prywatnych samochodów. Wydatki takie zalicza się do kosztów w wysokości nie wyższej niż miesięczny ryczałt lub nieprzekraczającej kwoty obliczonej według obowiązującej stawki za jeden kilometr przebiegu pojazdu.

autor: Ewa Jabłońska zobacz inne artykuły tego autora
REDAKCJA SE.PL POLECA
Znajdź nas: