Nie ma miesiąca, by instytucje publiczne na terenie danego województwa nie ogłaszały przetargów na wykonanie różnego rodzaju prac czy usług. Setki drobnych przedsiębiorstw to właśnie na nich opiera swoje funkcjonowanie.
Partner jest dobry, bo z jednej strony zapewnia przypływ godziwej gotówki, z drugiej rzadko wykazuje niewypłacalność. Dlatego warto monitorować ogłoszenia urzędowe i strony internetowe, a przede wszystkim witrynę Biuletynu Zamówień Publicznych (www.uzp.gov.pl). Przetargi ogłaszają też firmy prywatne. A duże zamówienie to niezły zastrzyk gotówki w kieszeni każdego przedsiębiorcy.
Przetarg to rodzaj aukcji - aby wygrać, trzeba przedstawić najbardziej atrakcyjną ofertę. Dlatego podstawa to takie jej przygotowanie, by konkurencja pozostała daleko w tyle. Zanim staniemy w szranki z innymi przedsiębiorcami, należy zebrać maksymalnie dużo informacji na temat zamówienia. Przed wystartowaniem w przetargu ograniczonym trzeba będzie złożyć wniosek o dopuszczenie do przetargu. W przypadku konkursu czy przetargu nieograniczonego złożenie oferty nie jest poprzedzone żadnymi wcześniejszymi działaniami.
Terminy to podstawa - nawet 15- -minutowe spóźnienie może spowodować, że nasza oferta nie zostanie przyjęta. Warto działać szybko, zwłaszcza że na złożenie oferty nie ma zwykle dużo czasu. Bezwzględnie należy też:
1.Dokładnie przestudiować warunki uczestnictwa w przetargu. Może się okazać, że konieczne będzie np. wpłacenie wadium, czyli rodzaju kaucji zabezpieczającej przed ewentualnym niewywiązaniem się z umowy. Co prawda wadium jest zwracane, nie każdego przedsiębiorcę stać jednak na taki wydatek;
2.Poświęcić czas na przestudiowanie wymagań przetargu. Nawet na pozór mało istotne szczegóły mogą mieć znaczący wpływa na wynik postępowania;
3.Unikać błędów formalnych. Źle wypełniona rubryka w formularzu przetargowym, czy nawet przecinek postawiony nie w tym miejscu co trzeba, może sprawić, że oferta w ogóle nie będzie brana pod uwagę.
Oferta idealna
I najważniejsze - przygotowana oferta musi być konkurencyjna. Co to oznacza? Wszystko zależy od oczekiwań zleceniodawcy. Jeśli jest to cena, trzeba pamiętać, by nie ulegać pokusie i nie zaniżać stawek. Jeśli wygramy, zlecenie trzeba będzie wykonać. Przygotowując więc ofertę, trzeba zwracać uwagę nie tylko na oczekiwania zleceniodawcy, ale przede wszystkim określić minimalny zarobek, poniżej którego biznes nie będzie dla nas opłacalny. W znalezieniu złotego środka pomoże sondaż na rynku i ustalenie, jakie stawki oferują inni przedsiębiorcy.
Zdarza się jednak i tak, że dla rozpisującego przetarg kryterium cenowe nie jest stawiane najwyżej. Czasami może to być krótki czas wykonania prac, atrakcyjność projektu w przypadku inwestycji budowlanej czy długość oferowanej gwarancji. Za każdym razem należy skupić się na preferencjach zleceniodawcy.
Droga do odwołania
Specjaliści podkreślają, że warto poświęcić też czas na monitorowanie procesu przetargowego. W przypadku uzasadnionego przypuszczenia, że doszło do uchybień czy nieprawidłowości, wykorzystać dostępne procedury i instrumenty prawne. Niejeden przedsiębiorca zdobył przecież kontrakt w wyniku postępowania odwoławczego.
