SuperBiz firma Jak zachować płynność finansową firmy

Jak zachować płynność finansową firmy

21.06.2016, godz. 10:57
pieniądze banknoty kasa pożyczka dług komornik
foto: EAST NEWS

Utrzymanie płynności finansowej w przedsiębiorstwie to jedno z największych wyzwań w biznesie. Jej utrata może doprowadzić firmę nawet do upadłości.

Płynność finansowa to zdolność firmy do regulowania w terminie zobowiązań finansowych. Wydatki i realizacja bieżących płatności, czyli przepływ środków pieniężnych, to podstawa działania przedsiębiorstwa. Otwierając działalność gospodarczą, każdy wierzy, że jego firma utrzyma się na rynku i będzie się rozwijała. Jednak z roku na roku coraz więcej przedsiębiorców zmaga się z problemem nieterminowych spłat zobowiązań przez swoich kontrahentów. Wzrasta przez to ryzyko zatorów płatniczych, które przeszkadzają w rozwoju, a nawet mogą zagrozić istnieniu firmy, gdy straci ona płynność finansową.

Bądź przezorny
Prowadzący biznesy wiedzą, że co miesiąc muszą przeznaczyć odpowiednią kwotę na raty kredytów, podatki, wynagrodzenie dla pracowników i bieżącą działalność - faktury za towary i usługi. Przedsiębiorcy powinni jednak liczyć się z tym, że mogą pojawić się niezaplanowane wydatki, np. awaria sprzętu potrzebnego do funkcjonowania firmy. Każda firma powinna więc przewidzieć w swoim budżecie zapasowe środki. Powinny o tym pamiętać szczególnie mikro, małe i średnie firmy, które nie mają solidnego zaplecza finansowego. To one w największym stopniu narażone są na utratę płynności. Jaka powinna być to kwota? To zależy od wielu czynników - wielkości firmy, profilu jej działalności, itd. Warto pamiętać, że nie tylko sama gotówka może zapewnić firmie płynność finansową, ale także wszelkiego rodzaju niegotówkowe zabezpieczenia, które można spieniężyć. W sytuacjach kryzysowych nie należy jednak podejmować pochopnych decyzji. Często przedsiębiorcy, by spłacić bieżące zobowiązania, naruszają majątek firmy, sprzedając np. maszyny lub auta. Takie działania zmniejszają skuteczność firmy i jeszcze bardziej ją pogrążają.

Duży może więcej
Coraz więcej firm z sektora MŚP ma poważne kłopoty z odzyskiwaniem należnych im płatności od dużych przedsiębiorstw, a dochodzenie swoich praw na drodze sądowej trwa długo i jest dla małych biznesów zbyt kosztowne. Więksi kontrahenci często płacą im po terminie, a zdarza się też, że nie płacą w ogóle.
- Małe firmy często skarżą się, że przy współpracy z dużymi, mają trudność z wyegzekwowaniem zapłaty za wykonane usługi. Wynika to przede wszystkim z tego, że dużym firmom o odpowiednio większych obrotach często zdarza się pomijać faktury na „drobne" kwoty, które dla tych małych stanowią podstawę do funkcjonowania oraz dalszego rozwoju – uważa Mariusz Hildebrand, Prezes Zarządu BIG InfoMonitor S.A.
Małe i średnie przedsiębiorstwa mają zdecydowanie gorszą pozycję jeżeli chodzi o ściąganie płatności od dużych firm. Jednym z najpowszechniejszych przejawów tej dysproporcji jest przesuwanie terminów płatności, czyli tak zwanego kredytu kupieckiego, co dla firm z sektora MSP może skutkować poważnymi problemami finansowymi, a w skrajnych przypadkach prowadzić do upadłości.

Jak dbać o płynność finansową?
Dlatego warto postępować zgodnie z powiedzeniem: „lepiej zapobiegać, niż leczyć". Przedsiębiorcy powinni więc przestrzegać kilku podstawowych zasad, które pomogą im utrzymać płynność finansową.

Sprawdź kontrahenta
Już na etapie nawiązywania współpracy warto zweryfikować potencjalnego kontrahenta – potwierdzić w oficjalnych rejestrach, czy faktycznie istnieje i sprawdzić opinie na jego temat np. w internecie lub kontaktując się z innymi firmami, z którymi on współpracuje. Warto też sprawdzić czy nie jest wpisany do Rejestru Dłużników Biura Informacji Gospodarczej. Pomocne mogą być również giełdy wierzytelności czy fora branżowe. Naszą czujność powinny wzbudzić informacje o niespłaconych zobowiązaniach lub znaczących opóźnieniach w ich regulowaniu. Jeśli jest to klient, z którym współpracowaliśmy już w przeszłości, zanim przystąpimy do realizacji kolejnego zlecenia, sprawdźmy czy rozliczał się w terminie.

Pilnuj dokumentacji
Właściwe udokumentowanie transakcji pomaga przy ewentualnym późniejszym dochodzeniu swoich należności. Brak podpisanych umów sprzedaży czy umowy ustne to sytuacje nadal często występujące we współpracy polskich firm. Zdarza się, że dłużnik nie płaci, ponieważ wie, że jego wierzyciel będzie miał problemy z udowodnieniem, że należność mu przysługuje. Pamiętajmy, że przestrzeganie procedur poświadczających realizację umów nie jest wyrazem braku zaufania, lecz oznaką dbałości o bezpieczeństwo transakcji. W przypadku ewentualnego sporu z kontrahentem, ułatwi nam to działanie i postawi na silnej pozycji.

Reaguj na niepokojące sygnały płynące ze strony kontrahentów
Fakt pojawienia się opóźnień w płatnościach ze strony kontrahentów powinien być dla nas sygnałem i motorem do działań zapewniających dalsze sprawne funkcjonowanie firmy. Im szybciej zareagujemy, tym większe prawdopodobieństwo odzyskania należnych nam pieniędzy. Zacznijmy od wyznaczenia terminów, których przekroczenie spowoduje podjęcie przez nas kroków zmierzających do odzyskania należności - np. po przeterminowaniu spłaty o tydzień wykonany zostanie telefon do kontrahenta, po dwóch tygodniach – wysłane zostanie wezwanie do zapłaty. Jeśli pieniądze nie wpłyną do nas na konto w wyznaczonym terminie, warto od razu wykonać telefon do dłużnika i przypomnieć o płatności. Przy okazji dowiemy się jaki jest powód zwłoki oraz czy i kiedy ma zamiar zapłacić. Utrzymywanie bieżącego kontaktu z nierzetelnymi kontrahentami jest ważne, bo – jak pokazuje doświadczenie – dłużnicy raczej w pierwszej kolejności zapłacą temu, kto się upomina, niż temu, kto biernie czeka na zapłatę. Wprowadzenie sankcji, takich jak wstrzymanie dostaw, skrócenie terminów płatności do kilku dni czy przejście na rozliczenia gotówkowe, mogą pomóc w zmobilizowaniu dłużnika do szybszego uregulowania zaległości.

Opracuj procedury postępowania z przeterminowanymi należnościami
Jeśli zaczną pojawiać się opóźnienia w regulowaniu naszych należności przez kontrahentów, zacznijmy od wyznaczenia terminów, których przekroczenie spowoduje podjęcie przez nas działań zmierzających do odzyskania należności. Dobrze jest przygotować listę takich czynności i określić moment, w którym będą podejmowane – np. po przeterminowaniu spłaty o tydzień wykonany zostanie telefon do kontrahenta, po dwóch tygodniach – wysłane zostanie wezwanie do zapłaty. Dodatkowo, w przypadku zaburzeń w terminowości spłat, można zmodyfikować także politykę sprzedażową wobec nierzetelnych kontrahentów. Wprowadzenie sankcji, takich jak wstrzymanie dostaw, skrócenie terminów płatności do kilku dni czy przejście na rozliczenia gotówkowe, mogą pomóc w zmobilizowaniu dłużnika do szybszego uregulowania zaległości.

Skorzystaj z pomocy firmy windykacyjnej
Przekazanie sprawy firmie windykacyjnej często wpływa korzystnie na relacje pomiędzy wierzycielem a dłużnikiem, ze względu na pojawienie się w nich neutralnej strony trzeciej. Zwykle działa także mobilizująco na dłużnika, bowiem w imieniu wierzyciela zaczyna się kontaktować instytucja wyspecjalizowana w prowadzeniu działań windykacyjnych. Współpraca z windykatorem może przynieść realne korzyści (np. przyspieszenie przepływu gotówki pomiędzy nami a naszymi dłużnikami) i oszczędności (np. nie ponosimy kosztów szkolenia własnych pracowników czy kosztów związanych z kredytowaniem dłużnika). Pamiętajmy, że każda kolejna nieuregulowana przez kontrahenta faktura naraża nas na dodatkowe straty, co w efekcie może doprowadzić do poważnych zatorów płatniczych i – w skrajnym przypadku – do upadłości. Bez względu na to, czy decydujemy się na samodzielne prowadzenie działań windykacyjnych, czy zlecimy je zewnętrznej firmie – zasada obowiązuje taka sama. Im szybciej, tym lepiej.

autor: Danuta Rawicka zobacz inne artykuły tego autora
Więcej
REDAKCJA SE.PL POLECA
Znajdź nas: