SuperBiz firma Oprogramowanie dla przedsiębiorcy

Oprogramowanie dla przedsiębiorcy

23.10.2012, godz. 02:00
Biznes
foto:

W małych firmach potrzebne są głównie podstawowe programy użytkowe, które służą do obsługi faktur oraz informują o stanie środków pieniężnych. Ważne, żeby były legalne, bo za korzystanie z pirackiego oprogramowania na przedsiębiorcę nakładane są kary finansowe.

W przypadku programów pomocnych w prowadzeniu firmy ważne jest, by były one zgodne z obowiązującymi ustawami dotyczącymi podatków, rachunkowości, VAT czy kodeksu pracy. Dlatego zanim wybierzemy oprogramowanie od konkretnego dostawcy, sprawdźmy, czy posiada on pozytywną opinię biegłych rewidentów, zrzeszeń księgowych czy audytorów systemów komputerowych, którzy zaświadczają o zgodności oprogramowania z obowiązującym prawem.
Oferowane programy można podzielić na trzy podstawowe grupy:
W przypadku programów pomocnych w prowadzeniu firmy ważne jest, by były one zgodne z obowiązującymi ustawami dotyczącymi podatków, rachunkowości, VAT czy kodeksu pracy. Dlatego zanim wybierzemy oprogramowanie od konkretnego dostawcy, sprawdźmy, czy posiada on pozytywną opinię biegłych rewidentów, zrzeszeń księgowych czy audytorów systemów komputerowych, którzy zaświadczają o zgodności oprogramowania z obowiązującym prawem.Oferowane programy można podzielić na trzy podstawowe grupy:

Programy uniwersalne

Sprawdzają się przy prowadzeniu firmy handlowej, usługowej czy produkcyjnej, np. sklepu, hurtowni, zakładu usługowego, firmy produkcyjnej (np. wytwarzającej papierowe tacki, zamki błyskawiczne czy nakrętki do słoików). Zwykle występują one jako moduły obsługujące konkretny dział lub całe systemy wielomodułowe. Większość programów uniwersalnych stanowi oprogramowanie obsługujące rachunkowość, kadry, płace oraz magazyny.

Zestaw takiego oprogramowania oferuje większość producentów. Jest ono oferowane jako system składający się z kilku modułów lub sprzedawane jako oddzielne produkty. Możliwa jest niezależna praca poszczególnych aplikacji (np. do obsługi kadr) lub połączenie ich w system, w którym można wymieniać dane między modułami oprogramowania.

Wyjątkiem są programy Kadry i Płace, które z reguły są sprzedawane niezależnie od współpracujących z nimi większych systemów, ale na szczęście większość z nich może współpracować z systemami autorstwa innych firm.

W skład programów sprzedawanych jako system (składający się z kilku modułów) wchodzą najczęściej moduły: finansowo-księgowy, płace, kadry, ewidencja majątku trwałego, obrót towarowy i gospodarka materiałowa. Dane między nimi są przesyłane automatycznie. Moduły są skonstruowane tak, aby instalacja któregokolwiek z nich pozwalała na rozbudowę systemu – kupowanie kolejnego modułu, gdy firma się rozwija i ma nowe potrzeby.

Programy specjalistyczne

przeznaczone są dla firm zajmujących się ściśle określonym rodzajem działalności, np. hoteli, kancelarii prawnych, szkół. Często są one sprzedawane razem ze specjalnym sprzętem (np. program do magazynów ma dołączoną drukarkę i czytnik kodów kreskowych, a do szkół ma dołączone projektory).

Programy pomocnicze

Wspomagają pracę różnych działów firmy, zarządzają dokumentami, kontaktami z klientami (CRM) i służą do analizy ekonomicznej.

Koszt programu

Cena programu zależy od zakresu jego działania. Na prosty system obsługujący sprzedaż będziesz potrzebował do kilkuset złotych, a na program do pełnej obsługi księgowości już ok. 1 tys. zł netto. Wielomodułowe pakiety, całościowe rozwiązania pozwalające funkcjonować np. firmie handlowej, to wydatek nawet kilku tysięcy złotych.

Ważna decyzja

Aby zdecydować się na najlepszą ofertę, warto poznać opinie właścicieli małych firm lub informatyków instalujących takie oprogramowania w różnego typu przedsiębiorstwach. Istnieje również możliwość dostępu do wybranych programów przez Internet. Wówczas opłaty za korzystnie z takiego programu wnosi się co miesiąc. W tym czasie można przetestować program i poznać jego wady i zalety.

Kary za nielegalny program

Oprogramowanie firmy musi być legalne. Policja lub Urząd Kontroli Skarbowej mogą to sprawdzić. Dla własnego bezpieczeństwa i pewności warto mieć umowę licencyjną i faktury za zakup oprogramowania komputerowego. Za programy zainstalowane na służbowych komputerach odpowiada właściciel firmy. Z tego względu powinien on kontrolować stan komputerów swoich pracowników, którym może przyjść do głowy zainstalowanie pirackiego programu.

A kary za nielegalne oprogramowanie są dość surowe. Za korzystanie z nielegalnego programu grozi kara grzywny, ograniczenia lub pozbawienia wolności od 3 miesięcy do 5 lat. Oprócz tego sprzęt z nielegalnym oprogramowaniem zostanie zarekwirowany.

Programy przydatne do prowadzenia firmy

Symfonia – to cały system, w skład którego wchodzą m.in. takie programy, jak: Finanse i Księgowość, Faktura, Środki Trwałe, Analizy Finansowe, Handel
Płatnik – pozwala m.in. na: import danych z systemu kadrowo-płacowego, drukowanie dokumentów zgłoszeniowych i rozliczeniowych, uzyskanie i obsługę certyfikatów potrzebnych do elektronicznej wymiany z ZUS, wprowadzanie i rejestrację danych do dokumentów ubezpieczeniowych
RaksSQL – pozwala m.in. na: sprzedaż i obsługę zamówień, obsługę kadr i płac, magazynów i produkcji, księgowość środków trwałych
TaxMachine – obejmuje m.in. środki trwałe, płace, automatyczne wypełnianie deklaracji VAT, ewidencję przychodów
Quatra – to cały system służący do prowadzenia pełnej księgowości, zarządzania kadrami, magazynem

W razie kontroli

zachowaj oryginalne dokumenty (np. umowę licencyjną, paragony za program)
wyznacz pracownika odpowiedzialnego za oprogramowanie (jeśli sam nie jesteś informatykiem, to warto zainwestować w kompetentnego i przede wszystkim odpowiedzialnego fachowca)
systematycznie sprawdzaj, czy pracownicy nie instalują żadnych programów bez twojej wiedzy

autor: Agnieszka Grotek zobacz inne artykuły tego autora
REDAKCJA SE.PL POLECA
Znajdź nas: