Składnica akt to jednostka podobna do klasycznego przyzakładowego archiwum, ale poza działaniami z zakresu archiwum zakładowego zajmuje się jeszcze niszczeniem dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. W związku z tym, że coraz więcej firm nie dysponuje odpowiednim lokum dla archiwum i kadrą, która miałaby w nim pracować. Takie zadania zleca się zewnętrznym, prywatnym składnicom akt. Podpowiadamy, jak takie miejsce stworzyć i na nim zarabiać.
Zobacz też: Jak otworzyć kiosk z prasą
Firma w rejestrze
W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Określonych zasad w dużej mierze muszą trzymać się także prywatne placówki świadczące usługi w tym zakresie.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną wykonywaną przez przedsiębiorcę i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalność taka może być wykonywana przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym. Wpis wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową w wysokości 616 zł.
Przeczytaj: Jak zająć się agroturystyką
Dobrze też postarać się o certyfikat Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. To nie jest już obowiązkowe, ale na pewno poprawi wizerunek firmy i wpłynie na zaufanie klientów.Warto podkreślić, że jak się nie ma w ofercie przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, to już nie podlega się regulacji i nie trzeba zabiegać o wpis do wymienionego rejestru. Osoby, które boją się mocnych obwarowań prawnych związanych z działaniem profesjonalnej składnicy akt, mogą na początek skupić się wyłącznie na świadczeniu usług porządkowania dokumentów. Do tego nie potrzeba już spełniać tak wygórowanych wymagań, jak w przypadku przechowalnictwa ważnych dokumentów.
Zespół profesjonalistów
W takim miejscu musi pracować wykwalifikowana kadra. Archiwizacją dokumentów muszą zajmować się profesjonalni archiwiści. Na wagę złota są absolwenci szkół wyższych studiujący na kierunkach ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną oraz absolwenci techników z zawodem technik archiwista. Absolwenci innych kierunków szkół wyższych, zanim podejmą stałą pracę w składnicy akt, powinni odbyć praktykę w zawodzie archiwisty. To bardzo ważne, bo zadania w takim miejscu pracy muszą być konkretnie podzielone, praca musi być perfekcyjnie zorganizowana i wykonywana bezbłędnie przy wykorzystaniu zawodowych umiejętności i według obowiązujących w tej dziedzinie zasad.
Twoja firma- Agencja opiekunek
Odpowiednie lokum
W przypadku składnicy akt ustawowo regulowane są wytyczne dotyczące samego lokalu. Budynek biurowy, w którym chcemy stworzyć takie archiwum, musi znajdować się na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym oraz oświetlonym. Najlepiej, by część zajmowana przez składnicę znajdowała się w północnej lub północno-wschodniej części biurowca. Lokal powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien mieć sprawną instalację elektryczną i dobrą wentylację. Na całej powierzchni należy wydzielić trzy pomieszczenia: pokój biurowy, magazyn, czytelnię.
Nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy piwnica jest sucha, ma dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych. Zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu.
To nie koniec architektonicznych wytycznych. Składnica dokumentów musi mieć odpowiednie zabezpieczenia przed żywiołami, słońcem i działaniami przestępców. Zatem niezbędne będą m.in. okna i drzwi antywłamaniowe oraz ognioodporne, specjalne rolety cieniujące, system alarmowy antypożarowy oraz antywłamaniowy.
Dowiedz się: Na cyzm polega uprawa gwiazd betlejemskich
Specjalistyczne wyposażenie
W składnicy akt niezbędne okażą się regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne). Regały powinny być zabezpieczone przed korozją, stać ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami powinno wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolno stojących 80 cm.
Odstęp pomiędzy najniżej położoną półką regałów a podłogą oraz pomiędzy najwyżej położoną półką a sufitem powinien zapewniać odpowiednią cyrkulację powietrza. W przypadku zainstalowania regałów stacjonarnych punkty świetlne powinny być rozmieszczone w przejściach między regałami. Regały powinny być ponumerowane cyframi rzymskimi, a półki w obrębie każdego regału arabskimi lub powinny mieć unikatowe oznaczenia.
Niezbędne są także same stanowiska dla archiwistów wyposażone w wygodne biurka i krzesła oraz dobre oświetlenie.
Nienaganna higiena
Punkt składowania ważnych dokumentów powinien być wyposażony w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza.
Nie należy zapominać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum lub składnicy akt. Tutaj jednak nie wolno ograniczać się tylko do czyszczenia podłóg i ścierania kurzu z biurek. W magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku powinno się przeprowadzać gruntowne odkurzanie dokumentacji za pomocą specjalnego odkurzacza.
Przeczytaj: Zainwestuj w sklep z bombkami
Strona internetowa
Składnica akt powinna mieć swoją stronę internetową. Powód jest prozaiczny. Obecnie firm usługowych klienci szukają najczęściej właśnie w sieci. Pod względem technicznym najlepiej zlecić to zadanie profesjonaliście, który także zadba o to, by to właśnie twoja firma najczęściej wyświetlała się w wyszukiwarce internetowej. Na stronie muszą pojawić się odpowiednie zakładki: oferta, o nas, kontakt. Wraz z rozwojem dobrze też zamieszczać rekomendacje klientów. W tym przypadku istotna jest również sama estetyka strony internetowej. Lepiej zrezygnować z wyjątkowo intensywnych barw (różowy, czerwony), migających napisów i ozdobników. Liczy się prostota i powaga. Dlatego też sprawdzą się: niebieski, granatowy, szary, brązowy i czarny.
Zakres działalności
Składnica dokumentów przede wszystkim powinna zajmować się porządkowaniem materiałów archiwalnych i rozmaitej dokumentacji (np. dokumentacji płacowo-osobowej) oraz właściwym przechowywaniem dokumentów. Ale może zajmować się także przygotowywaniem spisów zdawczo-odbiorczych, wypożyczaniem akt (przesłanie oryginalnych akt, wykonanie kserokopii, przesłanie w formie elektronicznej lub faksem), przekazywaniem dokumentacji archiwalnej do właściwego archiwum państwowego. Do obowiązków składnicy należy także trwałe niszczenie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi normami. Dokumenty do składnicy klienci mogą przywozić sami, ale lepiej zapewnić im taki transport w ramach usług składnicy akt.
Klientami prywatnej składnicy są przede wszystkim prywatne firmy, które nie mają miejsca na archiwum zakładowe lub swoją składnicę. Ale z jej usług mogą korzystać także m.in. rozmaite spółki, wspólnoty mieszkaniowe, stowarzyszenia.
Dobry cennik i regulamin
Warunkiem wykonywania działalności polegającej na archiwizowaniu akt jest także posiadanie przez przedsiębiorcę regulaminu usług, które będą świadczone w ramach działalności objętej wpisem. Dlatego też już na wstępie taki regulamin trzeba przygotować.
Istotny jest również cennik. Klient musi wiedzieć, ile konkretnie dana usługa kosztuje. Choć oczywiście stali klienci muszą liczyć na cenniki indywidualne obejmujące specjalne, skrojone na miarę zniżki. W przypadku przechowywania dokumentów zwykle ustala się ceny roczne za 1 mb. I tak np. roczne przechowywanie list płac, kartotek zarobkowych kosztuje od 1 tys. zł, dokumentacja niearchiwalna - od 120 zł, porządkowanie kartotek osobowych - 10 zł za osobę, niszczenie akt - 30 zł 1 mb.
Dokąd po pieniądze
Wyposażenie składnicy akt to spory wydatek. Na początek na ten cel będziepotrzebnych około 100 tys. zł. Na start swojego biznesu warto poszukać finansowego wsparcia. Osoby bezrobotne mogą skorzystać ze wsparcia z urzędu pracy.
Krzysztof Trochonowicz (42 l.), właściciel firmy Dokumenta oddział Białystok z siedzibą w Złotorii (woj. podlaskie):
- Przez wiele lat mieszkałem w Belgii, gdzie prowadziłem niewielką firmę budowlaną. Po powrocie do Polski pod koniec lat 90. chciałem robić coś, czego wtedy nikt nie robił. W tamtym czasie w naszym kraju niepotrzebne czy przeterminowane dokumenty głównie się paliło lub wywoziło na skup makulatury. Pomyślałem więc, że warto założyć firmę, która profesjonalnie zajmowałaby się przechowywaniem i niszczeniem archiwów. Z podobną działalnością zetknąłem się już podczas pobytu za granicą i miałem pewne doświadczenia w tej branży. W 2000 r. nawiązałem kontakt z firmą Dokumenta, podpisałem z nią umowę franczyzową i otworzyłem jej oddział w Białymstoku. Z centrali otrzymałem całą niezbędną wiedzę do prowadzenia tego typu działalności, wszelkie procedury, normy, urządzenia do niszczenia dokumentów, a nawet pierwszych klientów.
Zaczynałem w prywatnym przydomowym garażu, z trzema pracownikami, ale już po dwóch latach musiałem wynająć znacznie większe pomieszczenia. Wśród klientów mam zarówno małe i duże firmy prywatne, jak i instytucje budżetowe. Zatrudniając ludzi, szybko się przekonałem, że wykształcenie archiwisty nie jest w tej branży ważne. Liczą się raczej chęć pracy i zdolność szybkiego uczenia się nowych umiejętności. Od początku stawiałem więc na ludzi młodych. Obecnie zatrudniam dziesięciu pracowników i właśnie uruchomiłem nową halę do przechowywania dokumentów, spełniającą wyśrubowane kryteria generalnego inspektora ochrony danych osobowych.
