To, jak pracują twoi podwładni, ma istotny wpływ na wyniki twojej firmy. Obliczono, że w przypadku gdy marnują oni 30 proc. czasu pracy na sprawy z nią niezwiązane, to twoje przedsiębiorstwo może stracić nawet kilkaset tysięcy zł! Co gorsza, do obijania się w godzinach pracy przyznaje się ponad 80 proc. pracowników! Nic dziwnego więc, że pracodawcy szukają sposobów, jak ograniczyć takie lenistwo. Monitorują firmowe komputery, samochody i billingi firmowych telefonów. Trzeba to jednak robić rozsądnie. Po pierwsze, pracownicy powinni być powiadomieni o tym, że są kontrolowani (taki zapis może się znaleźć na przykład w regulaminie pracy), a same kontrole uzasadnione. Lepiej też nie przesadzać z kontrolowaniem, ponieważ może to odnieść odwrotny skutek. Pracownicy mogą się poczuć dotknięci brakiem zaufania i co za tym idzie, spadnie ich motywacja do pracy. Pracodawca może natomiast złamać prawo i naruszyć ich granicę prywatności, a to się wiąże z sankcjami prawnymi.
Komputery pod specjalnym nadzorem
Dla sporej grupy pracowników komputer to podstawowe narzędzie pracy. Większość z nich używa go również w celach prywatnych. Marnowanie czasu na surfowanie po portalach plotkarskich i społecznościowych to najczęstsze przewinienia. Również najróżniejsze gry internetowe to zmora pracodawców. Gorzej, kiedy wskutek bezmyślnego działania pracownika wyciekają strategiczne dla firmy informacje. Takie nieodpowiedzialne zachowanie może narazić przedsiębiorcę na poważne straty finansowe. Surfowanie po sieci grozi również zainfekowaniem firmowego komputera wirusem lub Trojanem (programem szpiegowskim).
Żeby temu zapobiec, przełożony ma prawo (w pewnym stopniu jednak) monitorować komputer pracownika. Niezapowiedziane wizyty mogą nie odnieść skutku, ponieważ nieodpowiednie strony można szybko zamknąć. Rozwiązaniem jest program monitorujący. Jego zastosowanie umożliwia zdalne podglądanie pulpitu, sprawdzenie, jakie strony odwiedza pracownik i ile czasu na nich spędza, jakie instaluje programy i z jakich programów najczęściej korzysta.
Uwaga! Pracownik powinien wiedzieć, że taki program jest zainstalowany.
Pracodawca ma również prawo skontrolować służbową korespondencję swoich podwładnych, która traktowana jest jako własność firmy. Nie wolno mu jednak czytać prywatnej poczty, wysyłanej z prywatnego konta e-mailowego. Grozi za to odszkodowanie za naruszenie dóbr osobistych. Jeśli jednak chcesz ograniczyć prywatną korespondencję, możesz to zrobić, instalując blokady uniemożliwiające dostęp do popularnych portali.
Służbowy telefon i samochód
Pracownicy równie chętnie, jak komputery, wykorzystują w celach prywatnych także telefony. Pracodawca w takim przypadku nie jest bezradny. Ma przecież wgląd w billingi i dzięki temu może skontrolować liczbę rozmów i SMS-ów, czas połączeń oraz numery, jakie wybierał podwładny. Absolutnie nie powinien jednak zakładać podsłuchów w telefonie ani nagrywać rozmów. Może to zrobić tylko pod warunkiem, że pracownik wyrazi zgodę na takie działanie.
A co z samochodem firmowym, który bardzo często jest traktowany przez pracowników jak swój własny? Można oczywiście sprawdzić licznik, żeby skontrolować liczbę przejechanych kilometrów. Pracodawcy, którym to nie wystarczy, mogą zastosować system GPS. Umożliwia on sprawdzenie trasy, jaką pokonuje pracownik, a więc, czy faktycznie dociera do wyznaczonego celu i jak długo tam przebywa.
Czy pracownik pracuje
Przedsiębiorca ma również prawo kontrolować czas pracy swoich pracowników. To ważne, ponieważ liczba godzin spędzonych przez pracownika w miejscu pracy ma wymierny wpływ na przychody firmy. To akurat dość łatwo sprawdzić. Wystarczy po prostu obserwować, o której godzinie pracownicy przychodzą do firmy, czy wychodzą w międzyczasie, żeby załatwić prywatne sprawy i kiedy wychodzą do domu. Jeśli nie masz takiej możliwości, możesz wprowadzić obowiązek rejestrowania wejść i wyjść, na przykład w formie list obecności czy czytników kart. Pracodawcy mają też możliwość zainstalowania w firmowych komputerach specjalnej aplikacji przeznaczonej do rozliczania czasu pracy. Dzięki takiemu programowi możesz sprawdzić, o której godzinie pracownik się zalogował i jak długo pracował.
Ochrona własności firmy
Na kradzież mienia narażeni są przede wszystkim producenci wartościowych akcesoriów. Regularne wynoszenie drogiego sprzętu to dla przedsiębiorców duża strata, która może znacząco wpłynąć na dochód firmy. Jak sobie z tym poradzić? Przedsiębiorca może ograniczyć dostęp do niektórych pomieszczeń, np. przez zastosowanie kart dostępu. Skutecznym, ale dość drogim sposobem może okazać się zainstalowanie kamer. Pracownicy jednak muszą być poinformowani o monitoringu. Możesz też zatrudnić firmę ochroniarską, która będzie za ciebie kontrolować, czy pracownicy nic nie wynoszą. Ma ona prawo sprawdzać rzeczy pracownika w takim samym zakresie, jak pracodawca.
Warto pamiętać, że przeszukać pracownika lub jego rzeczy można tylko w skrajnych przypadkach i tylko w taki sposób, żeby nie naruszyć jego dóbr osobistych. Kiedy można to zrobić? Na przykład, jeśli nastąpiło duże prawdopodobieństwo kradzieży. Zanim dojdzie do rewizji, należy wcześniej przedsięwziąć wszelkie środki mające na celu sprawdzenie, w jaki sposób do niej doszło, oraz które mogłoby jej zapobiec. Lepiej jednak w takiej sytuacji wezwać policję. Uwaga! Zapisy dotyczące możliwości przeszukania pracowników powinny znaleźć się na przykład w regulaminie pracy albo w umowach o pracę.
