Jak oszczędzać w małej firmie

Zanim znajdziemy się w trudnej sytuacji, już dziś warto wdrażać systemy oszczędnościowe. Trudna sytuacja gospodarcza w kraju zwykle odbija się na przedsiębiorcach, zwłaszcza tych małych. Nie oznacza to jednak, że nadchodzi czas zwijania biznesu. Jeśli dobrze przygotujemy się do kryzysu, firma ma spore szanse na przetrwanie nawet najcięższych czasów.
Zamiast więc zadręczać się czarnymi myślami i myśleć o nadciągającym końcu, warto zacząć działać już teraz. Jeśli przyjrzymy się naszemu przedsiębiorstwu uważniej, może się okazać, że topimy w nim niepotrzebnie całkiem niemałe kwoty. Oszczędzać możemy na wszystkim – od prądu po paliwo i sprzęt komputerowy. Kwoty, które z pozoru wydają się nic nie znaczące, pomnożone przez 12, urastają do naprawdę wysokich sum.

Materiały biurowe

Bez segregatorów, spinaczy, długopisów czy papieru trudno sobie wyobrazić dobrze prosperujące biuro. W skali całej firmy może to i wydatek nieduży, ale jak by tak wszystko podliczyć... Każda suma warta jest oszczędności. Tymczasem większość pracowników, ale samych przedsiębiorców też, przyzwyczaiła się do używania materiałów biurowych na prawo i lewo. Drukowanie wszystkiego, jak leci, bez zastanowienia to rzeczywistość niemal każdego biura. Tymczasem i papier, i toner do drukarki kosztuje. Warto więc uczulić na te sprawy pracowników i egzekwować od nich oszczędnościową postawę w zakresie materiałów biurowych.
Jeśli jesteśmy małą firmą, zazwyczaj zaopatrujemy się w sklepach papierniczych. Tymczasem między cenami detalicznymi a hurtowymi jest znacząca różnica. Dlatego warto w tej sprawie pójść po rozum do głowy i nawiązać współpracę z pobliską hurtownią. I ceny będą niższe, a i na dostarczenie towaru zapewne będziemy mogli liczyć. Oszczędzamy nie tylko pieniądze, ale i czas oraz paliwo.

Paliwo na wagę złota

O tym też zresztą trzeba pomyśleć. Szalejące ceny na stacjach benzynowych wciąż przyprawiają o zawrót głowy. To ogromny problem dla firm transportowych, dla których paliwo to jeden z głównych wydatków. Zaprawieni w bojach przedsiębiorcy podkreślają, że tam, gdzie mamy do czynienia z dobrem niemal luksusowym (biorąc pod uwagę ceny, benzynę czy olej napędowy można już do tej grupy zaliczyć), tam i mniej siły, by oprzeć się kradzieżom. Firmy dysponujące dużymi flotami zgodnie przyznają, że problem kradzieży paliwa jest duży. Tymczasem wystarczy zaostrzenie kontroli (np. poprzez zamontowanie kamer czy GPS-ów, które pokazują, czy z baku nie jest spuszczane paliwo) może przynieść całkiem niespodziewane oszczędności.
Warto również przyjrzeć się sposobowi korzystania ze służbowych aut. Czy rzeczywiście konieczne jest jeżdżenie w delegację samochodem? Czasem dużo taniej wyniesie podróż pociągiem lub autobusem. A może tych samochodów jest zbyt dużo. Czy rzeczywiście każdy ze wspólników musi korzystać ze służbowego pojazdu do załatwiania prywatnych spraw? A może warto pozbyć się ekskluzywnego auta i przesiąść się do bardziej ekonomicznego średniej klasy samochodu?
Innym sposobem jest całkowite zrezygnowanie z benzyny i przerzucenie się na gaz. Założenie instalacji LPG to koszt stosunkowo niski i przy częstych wyjazdach błyskawicznie zwróci się przy tankowaniu gazu dwa razy tańszego od benzyny czy oleju napędowego.

Sprzęt komputerowy

Warto też przyjrzeć się działalności działu informatycznego w przedsiębiorstwie. Czy rzeczywiście każdy komputer jest w nim niezbędny? Czy planowany w wydatkach nowy serwer, a tym samym specjalnie klimatyzowane pomieszczenie, jest tak nam niezbędne? Tymczasem są już specjalne firmy outsorsingowe, u których możemy wynająć miejsce na dysku i dokupić zasoby w miarę rozwoju potrzeb firmy.
Myślisz o przedłużeniu umowy z informatykiem, bo komputery to dla ciebie czarna magia, a ktoś przecież o dosyć drogi sprzęt musi dbać? Poza tym problem z dostępem do internetu, czy poczty może poważnie utrudnić sprawne funkcjonowanie biznesu. Jednak wynagrodzenie przeciętnego informatyka zamyka się w kwocie ok. 5 tys. brutto i dla firmy potrafi być dużym obciążeniem. Zanim podejmiemy decyzję, warto przeanalizować sytuację i zastanowić się, jak dużo taki specjalista będzie miał pracy w przedsiębiorstwie. To ważne pytanie, bo mała czy średnia firma z powodzeniem może dać sobie radę bez speca od IT. Wystarczy uważnie rozejrzeć się na rynku, by dostrzec, że firm działających na zasadach pogotowia komputerowego jest bez liku. Wiele z nich pełni dyżury w systemie 24-godzinnym.
Inną sprawą jest sprzęt komputerowy. Czy laptop dla każdego pracownika to konieczność? Często zdarza się, że z komputera korzystamy zaledwie kilka razy w miesiącu. Może warto zredukować liczbę sprzętu do minimum, a w razie nagłego zapotrzebowania korzystać np. z wypożyczalni sprzętu komputerowego.

Energia do cięcia

Duże możliwości oszczędzania daje również prąd, którego zużywamy naprawdę dużo. Podstawa to określenie tendencji, jak zwykli to nazywać fachowcy. Chodzi o dokładne sprawdzenie nie tylko, ile energii zużywamy, ale również w jakich porach. Warto przyjrzeć się licznikom i w stałych porach i w miarę regularnych odstępach, np. co godzinę, na zakończenie każdego dnia pracy czy raz w tygodniu.
Potem przychodzi pora na opracowanie zbioru zasad zarządzania energią w zależności od potrzeb firmy. W przypadku małych firm wystarczające będą „domowe” sposoby: nie zostawianie zapalonego światła w pomieszczeniach, które są nieużywane, dbanie o wyłączanie komputerów przed wyjściem z pracy czy nie zostawianie urządzeń (np. telewizora czy ekspresu do kawy) na tzw. stand bayu. Dobrze sprawdzi się też używanie świetlówek energooszczędnych (z niewiadomych przyczyn wciąż większość kupuje tradycyjne żarówki, które choć tańsze, to o wiele mniej wydajne), czujników ruchu czy oszczędzanie klimatyzacji. Przykład: zastąpienie zwykłej 100-watowej żarówki energooszczędną świetlówką kompaktową przyniesie oszczędności 200 kWh rocznie. Do rozważenia pozostaje też kwestia oświetlenia nocnego. Jeśli jest ono niezbędne, warto zastosować lampę wyładowczą, np. 70-watową wysokoprężną sodową zamiast stosowanej powszechnie 300-watowej świetlówki halogenowej. W ten sposób możemy rocznie oszczędzić zużycie energii o ponad 200 kWh. 
Przy okazji można zastanowić się nad oszczędnością ogrzewania. Czy w trakcie zimy kaloryfery rzeczywiście muszą być nastawione na najwyższą temperaturę? Spore oszczędności przynosi maksymalne zmniejszanie temperatury na czas nocy. Jeśli nasze biuro mieści się w starym budynku, może warto pomyśleć o dodatkowym dociepleniu, uszczelnieniu okien czy ich wymianie. W perspektywie dodatkowo możemy zaoszczędzić niemałe pieniądze.

Korzystanie z outsoursingu

Są zadania, które opłaca się zlecić firmie, która się w nich specjalizuje. Nie dość, że jej usługi będą tańsze niż zatrudnienie pracownika na etat to jeszcze zostaną wykonane szybko i profesjonalnie. To niezwykle korzystne rozwiązanie zwłaszcza dla małych firm, dla których każdy dodatkowy etat to spore obciążenie finansowe. To przecież nie tylko koszty zatrudnienia pracownika, które, jak wiadomo w Polsce do najmniejszych nie należą, ale również m.in.  konieczność stworzenia miejsca pracy, koszty urlopu, zwolnień, a także dodatkowych szkoleń.
Najczęściej firmą zewnętrznym zleca się:

1. Księgowość i rachunkowość czyli prowadzenie ksiąg, rozliczanie faktur, odprowadzanie podatków VAT, wypisywanie deklaracji PIT, ZUS, roczne rozliczenia, do tego pamiętanie o terminach.

2. Sprzątanie. Odkurzanie pomieszczeń biurowych, dostarczanie środków sanitarnych, mycie okien, podłóg, dbanie o obejście firmy – to zadania, które warto zlecić na zewnątrz.

3. Działania z zakresu IT, czyli wszystko, co związane z komputerami: wgrywanie niezbędnych do prowadzenia działalności programów, skonfigurowanie ich, usuwanie powstałych usterek.

4. Utworzenie strony www i dobre jej wypozycjonowanie. Warto jednak pamiętać, że wymaga to wiedzy i czasu. Pozycjonowanie strony to już wyższa szkoła jazdy. Warto zainwestować w prawdziwego fachowca.

5. Usługi z zakresu marketingu. Zależy Ci na dobrych komentarzach w internecie? Dziś można to mieć za pieniądze. Zrobi to firma /osoba, która w pakiecie usług ma tzw. marketing szeptany czyli udzielanie się na forach internetowych. Zlecić też warto założenie i prowadzenie konta na portalu społecznościowym (nasz klasa, facebook, tweeter), a także dystrybuowanie ulotek. Promocję  na tym poziomie zaawansowania można, rzecz jasna, przeprowadzić we własnym zakresie. Trzeba jednak pamiętać, że to czasochłonne zajęcie.

6. Pisanie wniosków do urzędów, pism do sądu i innych. Walczymy z nieuczciwym klientem w sądzie, bronimy się przed zarzutami w sądzie, potrzebujemy pozwolenia na budowę albo warunków zagospodarowania terenu? Urzędowe procedury potrafią przyprawić o ból głowy i niejednokrotnie przekreślić nasze plany. W sprawach istotnych, w których liczy się forma pisma, powoływanie się na określone przepisy i siła argumentu, warto zatrudnić profesjonalistę.

7. Sprawy płacowo-kadrowe. Zatrudniasz pracowników, ale na etat dla kadrowej brakuje funduszy? Sprawy związane z wyliczaniem nadgodzin, rozliczaniem delegacji, urlopów i zwolnień warto powierzyć specjalistom, którym nieobce są tajniki prawa pracy.

8. Szkolenie bhp. Obowiązek przeprowadzenia szkolenia ma każdy pracodawca. Ci mniejsi, zatrudniający do 100 pracowników, mogą je zlecić specjaliście z zewnątrz.