Jak rozliczyć delegację służbową [PORADNIK]

Jak rozliczyć podróż służbową? W kosztach firmowych można rozliczać delegacje przedsiębiorcy tylko wtedy, kiedy dany wyjazd wiąże się z działalnością firmy, a jej właściciel potrafi to udowodnić. Podróż służbowa musi także służyć osiągnięciu przychodów lub zachowaniu albo zabezpieczeniu źródła przychodów. Ponadto wysokość diety musi mieścić się w granicach limitu określonego w odrębnych przepisach. W przypadku kiedy przedsiębiorca wyjeżdża za granicę na spotkanie z klientem, a następnie planuje zostać w kraju w celach turystycznych, może ująć całość wydatku za przejazd w kosztach uzyskania przychodu, pozostałe wydatki natomiast podzielić na te, które są niezbędne do celów biznesowych.

Czytaj też: Koniec deklaracji VAT

Wyżywienie
Osoby prowadzące działalność gospodarczą mają prawo zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów wartość diet za czas podróży służbowej, do wysokości wskazanej w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29 stycznia 2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej jak wynika z art. 23 ust. 1 pkt 52 ustawy. Obecnie dieta za dobę w krajowej podróży służbowej wynosi 30 zł. W podróży zagranicznej jej wysokość uzależniona jest od państwa docelowego, do którego udaje się przedsiębiorca.

Noclegi w podróży
Kiedy pracownik wyjeżdża w podróż służbową, nalicza się tzw. ryczałt za noclegi. W przypadku delegacji przedsiębiorcy, nie można skorzystać z takiego rozliczenia. Koszty noclegów właściciela firmy ujmuje się w księgach rachunkowych na podstawie dowodów dokumentujących ich poniesienie, tzn. faktur, rachunków czy biletów. Jeżeli właściciel firmy nie przedłoży dokumentu potwierdzającego poniesienie kosztów noclegu, ryczałt za nocleg mu nie przysługuje. Paragon nie będzie tutaj wystarczającym dowodem księgowym. Zgodnie z art. 88 ust. 1 pkt. 4 ustawy o VAT od usług hotelowych nie można odliczyć podatku VAT. W związku z tym, kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Sprawdź: Co grozi za niepłacenie składek ZUS

Koszty dojazdu
W ramach podróży służbowej przedsiębiorca może rozliczyć wydatki związane z dojazdem i powrotem. Sposób rozliczenia jednak zależy od rodzaju środka transportu. W przypadku, gdy przedsiębiorca odbywa podróż służbową samochodem osobowym niewprowadzonym do ewidencji środków trwałych, zobowiązany jest prowadzić ewidencję przebiegu pojazdu zwaną potocznie kilometrówką. Obowiązek taki spoczywa na przedsiębiorcach, którzy chcą wliczyć w koszty wydatki związane z używaniem dla potrzeb prowadzonej działalności samochodów osobowych, które nie stanowią środków trwałych. Dzięki prowadzonej ewidencji przedsiębiorca może ustaloną kwotę wydaną np. na paliwo czy wymianę części samochodu użytkowego do celów prowadzonej działalności zaliczyć do kosztów podatkowych. Jeżeli właściciel firmy podróżuje samochodem będącym środkiem trwałym, kosztem są faktycznie poniesione wydatki udokumentowane fakturami, niekiedy paragonami wystawionymi na firmę. Kiedy przedsiębiorca w delegację wybierze się pociągiem, autobusem bądź samolotem, musi mieć na to odpowiednie poświadczenie, tj. fakturę, rachunek bądź bilet, który w określonych sytuacjach może być traktowany jak faktura.

Inne wydatki
Jeśli chodzi o przejazdy w podróży służbowej to do kosztów uzyskania przychodów można zaliczyć wszelkie wydatki potwierdzone fakturami np. za paliwo i taksówki, paragonami, rachunkami lub biletami za autostrady i parkingi. Innymi wydatkami, które właściciel firmy może zaliczyć do kosztów bilansowych i podatkowych są np. opłaty za wstęp na targi, ale one także muszą być właściwie udokumentowane i związane z prowadzoną działalnością. Należy pamiętać, iż do kosztów nie można zaliczać wydatków reprezentacyjnych. Odnosi się to głównie do usług gastronomicznych, zakupu żywności oraz napojów, w tym także alkoholowych.

Dowiedz się: Do czego ma prawo windykator

Stawki diet za podróż
Ustalając wysokość diety należy wziąć pod uwagę długość podróży. Stawki wynoszą odpowiednio:
1. dla podróży trwającej nie dłużej niż dobę:
a. od 8 do 12 godzin – połowa diety;
b. powyżej 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.
2. dla podróży dłuższej niż doba:
a. za każdą pełną dobę – dieta w pełnej wysokości;
b. za dobę rozpoczętą i trwającą ponad 8 godzin – dieta w pełnej wysokości;
c. za dobę rozpoczętą, trwającą do 8 godzin – połowa diety.
Wysokość diety za dobę w przypadku podróży zagranicznej jest uzależniona od państwa, do którego dana osoba odbyła podróż. Przy ich naliczaniu obowiązują następujące zasady:
1. za pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości,
2. w przypadku niepełnej doby podróży, która trwała:
a. do 8 godzin – przysługuje ⅓ diety.
b. ponad 8 do 12 godzin - przysługuje ½ diety,
c. ponad 12 godzin – dieta w pełnej wysokości.

Podpowiadamy: Jak zmienić profil firmy

Rozliczenie paliwa za granicą
W przypadku zakupu paliwa za granicą, wydatek ten może zostać udokumentowany paragonem. Powinien on zostać zaopatrzony w takie dane, jak: ilość, cena jednostkowa, wartość zakupu oraz data i stempel jednostki wydającej paragon. Podatnik musi dodatkowo na odwrocie paragonu uzupełnić jego treść, wpisując swoje nazwisko (nazwę zakładu), adres oraz rodzaj zakupionego towaru. Paragon nie będzie podstawą odliczenia VAT, ale pozwoli na ujęcie zakupu w kwocie brutto w kosztach.