Koniec roku zbliża się wielkimi krokami. W związku z tym czeka cię sporo pracy. To czas na podsumowanie minionego roku, przygotowanie budżetu oraz na kompletowanie dokumentów. Nie odkładaj tego na ostatnią chwilę. Im wcześniej zabierzesz się za przygotowania do nowego okresu rozrachunkowego, tym lepiej.
Prowadzący własną działalność gospodarczą pod koniec roku powinni uporządkować wszelkie firmowe formalności. Dzięki temu przedsiębiorca będzie wiedzieć, jaki jest faktyczny stan finansowy jego firmy oraz czy dokumentacja jest w porządku. Później łatwiej przyjdzie ci opracować budżet na kolejny rok, a także rozliczyć się z fiskusem. Do zamknięcia roku możesz zacząć przygotowywać się już teraz. Opracuj plan działania i spokojnie punkt po punkcie go realizuj. W ten sposób unikniesz chaosu, który często panuje w firmach pod koniec grudnia.
Porządek w dokumentach
Sprawdź, czy posiadasz dokumenty, niezbędne do rozliczenia rocznego. Jeśli już wszystkie skompletujesz, posegreguj je i umieść w jednym miejscu. Nie będziesz ich potem szukał, kiedy okażą się potrzebne.
Te dokumenty przydadzą się na pewno:
- faktury potwierdzające opłacenie Internetu w 2011 roku
- faktury potwierdzające opłacenie zaliczek na podatek dochodowy
- faktury potwierdzające opłacenie składek ZUS w miesiącach XII 2010-XI 2011
Nie zapomnij o uporządkowaniu spraw kadrowych. Sprawdź, ile zaległego urlopu mają twoi pracownicy. Powinni oni go wykorzystać do 1 lipca 2012 roku, ale już teraz możesz im przypomnieć o tym terminie. Warto również obliczyć, czy nie został już przekroczony roczny limit godzin nadliczbowych. W roku kalendarzowym wynosi on 416 godzin pracy ponadwymiarowej.
Przygotuj roczny bilans
Takie zestawienie powinien wykonać każdy przedsiębiorca, nawet prowadzący jednoosobową działalność gospodarczą. To istotny element finansów firmy. Bilans ma przede wszystkim na celu przedstawienie stanu całkowitego majątku oraz tego, jak rozwija się twoja działalność. Obrazuje rozplanowanie środków (aktywa) oraz źródła ich finansowania (pasywa). Bez corocznego podsumowania zysków i strat, które ilustruje bilans, nie sprawdzisz, jaki jest ogólny stan majątku twojego przedsiębiorstwa. Ciężko jest również planować jakiekolwiek nowe inwestycje, jeśli nie masz dokładnego przedstawienia tego, jak faktycznie powodziło się twojej firmie w minionym roku.
Opracowanie bilansu jest stosunkowo proste, więc możesz spróbować to zrobić we własnym zakresie. Jeśli jednak nie znosisz tzw. papierkowej roboty i obawiasz się, że popełnisz błąd, to lepiej sporządzenie bilansu zleć profesjonalistom, np. w biurze rachunkowym. Sporządza się go na podstawie danych księgowych (np. ksiąg rachunkowych). Warunek jest jeden - musi być rzetelny i dokładnie odzwierciedlać faktyczny stan finansów twojej firmy.
Jak go przygotować
W rocznym rozliczeniu małego przedsiębiorstwa powinny znaleźć się aktywa, czyli to, co firma posiada, oraz pasywa, czyli źródła finansowania majątku oraz zobowiązania. Suma aktywów oraz suma pasywów powinna być równa. Jeśli podczas sporządzania bilansu zauważysz jakieś nieprawidłowości, poproś o pomoc kogoś, kto zajmuje się księgowością. Pamiętaj, że podstawą dobrze sporządzonego bilansu są prawidłowe dane księgowe.
Obowiązkowe pozycje bilansu:
- Suma aktywów trwałych - np. nieruchomości, pojazdów mechanicznych, maszyn należących do firmy
- Suma aktywów obrotowych - suma np. należności od odbiorców, zapasów (towary, produkcja w toku, zaliczki dla dostawców), należności od odbiorców, środków w banku
- Suma zobowiązań krótkoterminowych - np. wobec dostawców, wynagrodzenia, podatki
- Suma zobowiązań długoterminowych - wszystkie zobowiązania o terminie spłaty powyżej 12 miesięcy, np. kredyty i pożyczki
- Kapitał zapasowy - zatrzymana część zysku z roku ubiegłego
- Kapitał podstawowy - wkład wniesiony w momencie zakładania przedsiębiorstwa
- Zysk netto - wynik z danego roku obrotowego
Co cię czeka w przyszłym roku
Teraz jest również dobry moment na przygotowanie budżetu na przyszły rok. W dużych firmach opracowuje się go już we wrześniu albo w październiku. Jednak w niewielkim przedsiębiorstwie możesz się do tego zabrać w listopadzie lub w grudniu. Co to takiego budżet? To prognozowanie dochodów oraz wydatków czekających cię w nadchodzącym roku, a także wykaz planów oraz celów. Budżet powinien być realny, ale warto założyć sobie ambitne plany. Dążąc do ich realizacji, firma będzie się szybciej rozwijała.
Jego sporządzenie jest dość skomplikowane i wymaga dużo pracy. Przygotowanie zajmie ci przynajmniej kilka dni. Podstawą dobrego budżetu są założenia oraz dane. Możesz go sporządzić na podstawie budżetu ubiegłorocznego albo stworzyć zupełnie od zera. W pierwszym przypadku jest łatwiej. Możesz go zaktualizować, korzystając po prostu z ubiegłorocznych danych oraz założeń. Ale uwaga! Pamiętaj, że tendencje w gospodarce mogą ulegać zmianom. Warto o tym pamiętać, przygotowując budżet. W drugim przypadku korzystasz przede wszystkim z danych specjalistycznych i opracowujesz założenia.
Podstawowe składniki budżetu:
- Przychód
- Koszty zmienne
- Zysk brutto
- Koszty stałe
- Odsetki
- Amortyzacja
Zmiana formy opodatkowania
Przed zakończeniem roku warto też sprawdzić, jakie czekają cię zobowiązania podatkowe i w jakim terminie należy je wypełnić. Pamiętaj, że jest on nieprzekraczalny, a za jego przekroczenie mogą cię dotknąć kary finansowe. I tak na przykład w przypadku kiedy chcesz zmienić formę opodatkowania, musisz to zgłosić w urzędzie skarbowym do dnia 20 stycznia 2012 roku. Decydując się natomiast na metodę kwartalną, masz czas do 20 lutego. Jeśli zapomnisz zgłosić tę informację w tym konkretnym terminie, to będziesz rozliczany tak jak do tej pory. Uproszczona forma opodatkowania jest najkorzystniejsza dla dużych przedsiębiorstw. Natomiast niewielkie firmy, które płacą podatek dochodowy, chętniej wybierają kwartalną formę rozliczania się z fiskusem.
Przedsiębiorcy, którzy w mijającym roku dokonywali również czynności zwolnionych z podatku VAT, powinni obliczyć proporcje sprzedaży na podstawie obrotów rzeczywistych.
Remanent końcowy
Przedsiębiorcy prowadzący księgi rozchodów i przychodów powinni przygotować remanent końcowy stanu magazynu na dzień 31 grudnia. Jego sporządzenie jest obowiązkowe również w przypadku likwidacji firmy. Między innymi na jego podstawie wypełnisz później PIT. Lepiej więc sporządzić go poprawnie. Jego wykonanie nie jest trudnym zadaniem. Jeśli jednak nie masz doświadczenia, to warto go sporządzić pod okiem fachowca.
Remanent to dokument nazwany inaczej spisem z natury, czyli po prostu wykaz oraz wycena towarów, którymi handlujesz. Powinny się w nim znaleźć:
- towary handlowe i materiały, czyli surowce podstawowe i pomocnicze (wyceniane według cen zakupu albo cen rynkowych, obowiązujących w dniu wykonania remanentu)
- półwyroby i wyroby gotowe (wyceniane są na podstawie kosztów ich wytworzenia)
- braki i odpady użytkowe, które utraciły pierwotną wartość użytkową (wycenia się na podstawie ich przydatności do dalszego użytkowania)
- towary, które są własnością podatnika, ale w dniu sporządzania remanentu znajdują się poza firmą
- towary nienależące do podatnika, które znajdują się w firmie w dniu sporządzania remanentu
Uwaga! W przypadku likwidacji działalności w remanencie uwzględnić należy także wyposażenie firmy, a nie tylko towary.
Bezbłędnie wykonany spis z natury musi nie tylko zawierać wykaz towarów, ale również niezbędne dane:
- nazwę firmy
- imię i nazwisko jej właściciela
- datę sporządzenia remanentu
- numer kolejnych pozycji dokumentu
- szczegółowe określenie towarów, które znajdują się w dokumencie
- ich liczbę
- jednostkę miary oraz dokładną za nią cenę
- wartość, którą otrzymasz po przemnożeniu ilości towaru przez jego cenę jednostkową
- wartość łączną remanentu
- klauzulę "Spis zakończono na pozycji..." oraz podpis właściciela firmy i osoby, która wykonała remanent
Remanent musi być wpisany do księgi przychodów i rozchodów. Warto pamiętać, że jego wykonanie jest konieczne przy ustalaniu dochodu.
Obowiązek sprzedających alkohol
Jeśli prowadzisz sprzedaż napojów procentowych, to do dnia 31 stycznia musisz złożyć oświadczenie o wartości ich sprzedaży w minionym roku. Należy to zrobić w urzędzie, który wydał zezwolenie na ich dystrybucję, np. u wójta, burmistrza lub prezydenta miasta. Musi się w nim znaleźć między innymi wartość sprzedaży poszczególnych rodzajów napojów alkoholowych, którymi handlujesz. Na podstawie tego oświadczenia obliczona zostanie opłata za korzystanie z koncesji.
