Są coraz częściej stosowane nie tylko w większych przedsiębiorstwach, które co miesiąc wystawiają setki faktur, ale również w małych i średnich firmach.
Ta forma regulowania należności jest coraz chętniej akceptowana w biznesie, bo papierowe rachunki często giną gdzieś po drodze albo są przesyłane z opóźnieniem. A to może narazić firmę na straty i konsekwencje w postaci karnych odsetek za zwłokę. Właścicielowi firmy często trudno zapanować nad płatnościami, jeśli w ciągu miesiąca dostaje się kilkanaście czy kilkadziesiąt faktur, każdą z inną datą płatności. Poza tym faktury papierowe są niewygodne do przechowywania i archiwizacji.
E-faktura - wygoda i oszczędność
Dla przedsiębiorcy e-faktury oznaczają przede wszystkim oszczędność czasu i zmniejszenie kosztów prowadzenia działalności firmy. Jak wynika z badań przeprowadzonych w krajach Unii Europejskiej , fakturowanie elektroniczne jest o około 80 proc. tańsze od tradycyjnego w formie papierowej. Wystawiając faktury elektroniczne możesz oszczędzić na opłatach pocztowych, papierze czy tuszu do drukarek, ale tez zużywasz na to mniej czasu. To nie jedyne korzyści z prowadzenia e-faktur. Decydując się na wystawianie faktur w formie elektronicznej zmniejszasz także wydatki związane z przechowywaniem dokumentów handlowych. Papierowe rachunki musisz przetrzymywać przez 5 lat, a segregatory z fakturami zajmują dużo miejsca. Tymczasem do e-faktur masz dostęp z każdego miejsca i w dowolnym momencie (jeśli tylko możesz połączyć się Internetem). Wynika to niewątpliwie z faktu upowszechnienia dostępu do Internetu oraz rozwoju bankowości elektronicznej.
Gdy przestawisz się na fakturowanie elektroniczne, możesz się spodziewać, że zmniejszy się liczba błędnie wystawianych rachunków ponieważ faktura elektroniczna przechodzi przez proces weryfikacji automatycznie. Nie bez znaczenia dla wizerunku firmy jest też to, że będzie postrzegana jako firma ekologiczna, dbająca o środowisko. Niewątpliwe zalety e-faktur sprawiają, że coraz więcej firm wyraża chęć otrzymywania faktur w formie elektronicznej.
Kiedy możesz posługiwać się e-fakturą
Zanim jednak zastąpisz w swojej firmie rachunki papierowe e-fakturami, musisz spełnić określone warunki. Przede wszystkim musisz uzyskać zgodę każdego z twoich kontrahentów na dokumentowanie transakcji w tej formie ( pisemną lub elektroniczną). Jednak twój współpracownik w każdej chwili może cofnąć swoją zgodę na wystawianie i przesyłanie mu e-faktur, wówczas tracisz to prawo od następnego dnia po dniu, w którym zostałeś o tym powiadomiony. dostałeś zawiadomienie od odbiorcy faktur o wycofaniu akceptacji.
Poza tym faktury mogą być przesyłane w formie elektronicznej pod warunkiem zapewnienia:
* autentyczności pochodzenia, co oznacza pewność co do tożsamości dokonującego dostawy towarów lub usługodawcy albo wystawcy faktury;
* integralności treści faktury, co oznacza,, że w fakturze nie zmieniono danych, które powinna ona zawierać.
Autentyczność pochodzenia i integralność treści faktury zapewniają: *bezpieczny podpis elektroniczny lub
*system EDI - elektroniczna wymiany danych
