Gdy zatrudniasz pracownika na etat

Zanim zdecydujesz się przyjąć kandydata do pracy na stałe, warto się przekonać, czy spełni on twoje oczekiwania i najpierw zawrzeć z nim umowę na okres próbny. Jeśli nie będziesz zadowolony z nowego pracownika, nie masz obowiązku zatrudnić go po upływie okresu próbnego (to nie jest umowa przedwstępna). Taka próbna umowa może być podpisana (zgodnie z kodeksem pracy) na tydzień, kilka tygodni, na miesiąc lub dwa, ale maksymalnie może trwać trzy miesiące. Umowa próbna może poprzedzać każdy inny rodzaj umowy o pracę, ale jeśli okaże się, że nowy pracownik nie spełnia twoich oczekiwań, możesz go zwolnić. Okres wypowiedzenia jest uzależniony od długości okresu próbnego i wynosi:

3 dni, jeśli okres próbny nie przekracza 2 tygodni

1 tydzień, jeżeli okres próbny jest dłuższy niż 2 tygodnie

2 tygodnie, jeżeli okres próbny wynosi 3 miesiące

Umowa na okres próbny może być też rozwiązana bez wypowiedzenia.

Możesz podpisać umowę na czas określony

Gdy skończy się umowa na okres próbny, możesz zatrudnić pracownika na umowę na czas określony. Ten rodzaj umowy jest często wybierany przez pracodawców, bo pozwala łatwiej się z nim rozstać. Umowa terminowa rozwiązuje się w zasadzie w chwili, gdy kończy się okres, na jaki została podpisana, a czas jej trwania ustalasz w porozumieniu z kandydatem na pracownika. Natomiast obowiązuje dwumiesięczny okres wypowiedzenia, jeśli zostanie ogłoszona upadłość lub likwidacja firmy. Jednak możesz podpisać z pracownikiem tylko dwie umowy na czas określony. Trzecia staje się automatycznie umową na czas nieokreślony, jeśli przerwa między rozwiązaniem poprzedniej a podpisaniem kolejnej umowy nie przekroczyła jednego miesiąca.

Umowa na czas wykonywania pracy

Może się zdarzyć, że nie potrafisz przewidzieć, kiedy zostanie zakończona praca, do której potrzebujesz pracownika. Wówczas - zamiast umowy na czas określony - możesz podpisać umowę na czas wykonania określonej pracy. Ten rodzaj umowy warto wybrać, zatrudniając pracownika przy pracach dorywczych, sezonowych czy do wykonania określonego zadania. Umowa taka rozwiązuje się z dniem ukończenia pracy, dla której wykonania została zawarta, ale może też być rozwiązana wcześniej, nawet bez wypowiedzenia albo na mocy porozumienia stron.

Umowa na czas nieokreślony

Najbardziej chroni pracownika, musisz uzasadnić wypowiedzenie takiej umowy i zachować odpowiedni okres wypowiedzenia:

- dwa tygodnie - gdy pracownik był u ciebie zatrudniony krócej niż 6 miesięcy

- miesiąc - gdy pracownik był u ciebie zatrudniony co najmniej 6 miesięcy

- trzy miesiące - gdy pracownik był u ciebie zatrudniony co najmniej 3 lata.

Jeśli zdecydujesz się na zatrudnienie pracownika na umowę o pracę na czas nieokreślony, musisz pamiętać o obowiązkach nakładanych na ciebie jako pracodawcę przez kodeks pracy. Przede wszystkim powinieneś zadbać, by przy podpisywaniu umowy o pracę była zachowana odpowiednia forma.

Co w umowie

Każda umowa o pracę powinna być zawarta na piśmie, jednak zawarta w innej formie np. ustnie lub przez tzw. dopuszczenie do pracy jest też ważna. Jeżeli umowa nie została zawarta w formie pisemnej, jako pracodawca masz obowiązek najpóźniej w dniu rozpoczęcia pracy potwierdzić na piśmie rodzaj umowy i jej warunki. Jeśli tego nie zrobisz, będzie to wykroczenie przeciwko prawom pracownika i możesz zapłacić grzywnę.

Umowa powinna określać:

rodzaj umowy,

strony umowy,

rodzaj pracy,

wymiar czasu pracy,

miejsce jej wykonywania,

termin rozpoczęcia pracy,

wynagrodzenie (wraz z jego składnikami) odpowiadające rodzajowi pracy.

Przekaż informacje o warunkach pracy

Umowa podpisana, ale to nie koniec twoich obowiązków wobec nowo przyjętego pracownika. Teraz musisz mu przekazać informacje o warunkach zatrudnienia. Masz na to siedem dni od dnia zawarcia umowy.

W piśmie informującym pracownika powinny być informacje o:

obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy,

częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę,

wymiarze przysługującego pracownikowi urlopu wypoczynkowego,

obowiązującej pracownika długości okresu wypowiedzenia umowy o pracę,

układzie zbiorowym pracy, którym pracownik jest objęty.

Jeżeli zatrudniasz mniej niż 20 pracowników, dodatkowo musisz poinformować pracownika o:

godzinach pracy nocnej,

miejscu, terminie i czasie wypłacania wynagrodzenia,

sposobie potwierdzania obecności w pracy oraz usprawiedliwiania nieobecności.

Uwaga!

Możesz poinformować pracownika o jego warunkach zatrudnienia, o zakresie obowiązującej pracownika dobowej i tygodniowej normie czasu pracy, częstotliwości wypłat wynagrodzenia za pracę, wymiarze przysługującego mu urlopu wypoczynkowego również poprzez wskazanie na piśmie odpowiednich przepisów prawa pracy.

Zapoznaj pracownika z przepisami wewnętrznymi

Zanim nowo zatrudniony pracownik przystąpi do swoich obowiązków, musisz jeszcze dostać od niego pisemne potwierdzenie, że zapoznał się z:

treścią regulaminu pracy,

z obwieszczeniem o systemie i rozkładzie czasu pracy oraz o przyjętych okresach rozliczeniowych czasu pracy,

z przepisami i zasadami dotyczącymi bezpieczeństwa i higieny pracy,

zakresem informacji objętych tajemnicą.

Pisemne potwierdzenie masz obowiązek przechowywać w aktach osobowych pracownika.

Wyślij na badania i szkolenie

Przed rozpoczęciem pracy musisz nowo zatrudnionemu pracownikowi wystawić skierowanie na wstępne badania lekarskie. W skierowaniu podajesz m.in. rodzaj wykonywanej pracy, stanowisko oraz czy występują warunki szkodliwe dla zdrowia. Pracownik musi mieć bowiem aktualne zaświadczenie lekarskie o braku przeciwwskazań do wykonywania danej pracy i lekarz medycyny pracy musi potwierdzić jego zdolność do pracy na danym stanowisku. Przed dopuszczeniem do pracy nowy pracownik musi jeszcze odbyć szkolenie w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy i musisz mu to zapewnić (szkolenie nie jest obowiązkowe, jeśli podejmuje pracę na tym samym stanowisku pracy, które zajmował w twojej firmie bezpośrednio przed podpisaniem kolejnej umowy o pracę). Poza tym masz obowiązek zapoznać pracownika z przepisami bhp dotyczącymi wykonywanej przez niego pracy, a on powinien potwierdzić to na piśmie. Zarówno zaświadczenie o odbytym szkoleniu bhp, jak i pisemne potwierdzenie zapoznania się z przepisami i informacjami powinny być dołączone do akt osobowych pracownika.

Zgłoś do ZUS

Nowo przyjętego pracownika musisz zgłosić do ubezpieczeń społecznych i ubezpieczenia zdrowotnego (druk ZUS ZUA) w ciągu siedmiu dni od zawarcia umowy o pracę, a potem obliczać i przekazywać w terminie składki za niego do ZUS. Poza tym masz obowiązek co miesiąc wystawiać pracownikowi informację o wysokości odprowadzonych składek (druk RMUA).

Musisz prowadzić dokumentację pracowniczą

To jeden z podstawowych obowiązków pracodawcy. Masz obowiązek prowadzić dokumentację w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akta osobowe pracowników. Jeśli tego nie robisz, popełniasz wykroczenie zagrożone karą grzywny (od 1 tys. zł do 30 tys. zł).

Akta osobowe powinny być prowadzone w formie pisemnej, choć dodatkowo można to robić w formie elektronicznej. Musisz założyć i prowadzić akta oddzielne dla każdego pracownika. Poza tym zobowiązany jesteś do założenia i prowadzenia oddzielnie dla każdego zatrudnionego:

karty ewidencji czasu pracy,

imiennej karty (listy) wypłacanego wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń związanych z pracą,

karty przydziału odzieży i obuwia roboczego oraz środków ochrony indywidualnej.