Przytnij koszty w swojej firmie

Co miesiąc na twoje biurko spływają stosy różnych faktur za usługi czy dostawy towarów. I często z przerażeniem łapiesz się za głowę. Skąd w twoim małym biznesie biorą się takie koszty? Warto przyjrzeć się firmowym wydatkom i zastanowić się, gdzie możesz szukać oszczędności.

Okazuje się, że koszty działalności przedsiębiorstwa często można znacząco zmniejszyć. Wystarczy trochę zacisnąć pasa tak, by utrzymać wydatki na niezbędnym poziomie. Trzeba to jednak zrobić bardzo rozważanie i dopiero po dokładnym przeanalizowaniu wszystkich plusów i minusów takiej operacji. Bo nie zawsze cięcie kosztów i drastyczne oszczędności się opłacają i przynoszą korzyść firmie. Kiedy np. zdecydujesz się na zmniejszenie kosztów produkcji, ale przez to pogorszy się jakość twoich produktów, możesz stracić klientów, którzy przejdą do konkurencji.

Tnij rozważnie

Oczywiście niektóre koszty działalności przedsiębiorstwa są niezbędne, ale są też takie, z których możesz zrezygnować lub znacznie je zmniejszyć bez szkody dla firmy. Cięcie wydatków nie musi od razu oznaczać zwolnień pracowników, bo przecież koszty to nie tylko pensje, ale też surowce, półprodukty czy produkty (jeśli prowadzisz działalność produkcyjną), wszelkie opłaty za media, szczególnie prąd, czy koszty wynajęcia lokalu. Czasami warto zastanowić się też nad wprowadzeniem nowych technologii czy nad wymianą sprzętu na bardziej energooszczędny. Oszczędności możesz też szukać, ograniczając liczbę zatrudnionych osób (ale tak, żeby reszta dała radę z obowiązkami), ich wynagrodzenia czy wydatki na cele socjalne, choć na pewno takie posunięcie nie spotka się z dobrym przyjęciem twoich pracowników. Takie rozwiązanie to raczej ostateczność.

Zacznij od drobiazgów

Jeśli jesteś producentem, to cięcie wydatków warto zacząć od dokładnego przyjrzenia się kosztom sprowadzanych do firmy produktów i np. poszukać dostawców, którzy być może zaoferują ci tę samą jakość za niż-szą cenę. Powinieneś też sprawdzić, czy surowce do produkcji są w pełni wykorzystywane, czy nie dochodzi do marnotrawstwa, czy pracownicy nie zużywają za dużo papieru, czy właściwie eksploatują i dbają o sprzęt. Jeśli uważasz, że za dużo płacisz za prąd, sprawdź, czy na pewno twoi pracownicy wyłączają komputery i inne urządzenia przed wyjściem do domu, czy wychodząc gaszą światło albo czy go nie włączają w dzień, chociaż w pomieszczeniach jest widno. Oszczędności może przynieść także wymiana niektórych urządzeń na nowsze i bardziej wydajne modele. Tak jak na prąd, warto próbować zmniejszać wydatki na wszystkie pozostałe media, np. wodę, gaz czy telefony. W małej firmie wystarczy, zamiast kilku linii telefonicznych, jeden numer i centralka telefoniczna, którą będzie obsługiwała sekretarka czy recepcjonistka. Nie musisz wtedy opłacać co miesiąc kilku abonamentów, a w skali roku może okazać się, że jest to całkiem niemała kwota. Dodatkowo możesz pozbyć się niepotrzebnych kosztów, przyglądając się billingom połączeń swoich pracowników. Nie zawsze musisz od razu je sprawdzać, choć niektóre firmy żądają nawet podpisania oświadczenia, że pracownicy nie będą korzystać z telefonów służbowych do prowadzenia prywatnych rozmów. Czasami sama informacja o tym, że billingi mogą być monitorowane, wystarczy, żeby pracownicy przestali dzwonić prywatnie z firmowych aparatów.

Czujne oko szefa

Zawsze przydaje się czujne oko szefa, czyli kontrola poczynań pracowników w godzinach pracy. Jeśli wiedzą, że w każdej chwili pracodawca może sprawdzić, jakie strony oglądają w Internecie czy jakie wysyłają e-maile, bardzo ograniczają swój czas spędzany w sieci. Warto też na bieżąco kontrolować efekty pracy, bo wówczas pracownicy bardziej przykładają się do wykonywania swoich służbowych obowiązków niż wtedy, gdy nikt tego nie egzekwuje.

Nie chodzi oczywiście o to, aby nakazać z dnia na dzień nagle pracować wszystkim na przyśpieszonych obrotach. Warto jednak uświadomić ludziom, że czas to pieniądz, a pracodawca płaci im za czas poświęcony na pracę, a nie godziny spędzone na plotkach, grach czy serfowaniu po Internecie. Z pewnością zwiększenie wydajności to jeden ze sposobów na zmniejszenie kosztów pracy.

A co z personelem

Czasami, mimo wprowadzenia pomniejszych oszczędności, nie udaje się uniknąć drastycznych kroków, czyli zwolnień pracowników. Taki krok wychodzi firmie na dobre, gdy pracy jest mniej i po szczegółowym przyjrzeniu się liczbie zatrudnionych okazuje się, że np. w niektórych działach jest ich zdecydowanie za dużo w stosunku do wykonywanych zadań. Zanim jednak zaczniesz ciąć zatrudnienie, zastanów się, czy nie możesz obniżyć kosztów w inny sposób - np. przez zmniejszenie wydatków na firmowe telefony komórkowe, samochody służbowe czy inne bonusy dla pracowników. Zamiast od razu zwalniać, gdy firma jest w trudnej sytuacji, możesz czasowo obniżyć pensje. W niektórych branżach (np. handel) warto postawić na telepracę. Taki pracownik nie musi siedzieć w biurze, może korzystać ze służbowego telefonu, pracując w domu na umowę-zlecenie. Możesz też szukać oszczędności, zatrudniając zamiast na etat na pół etatu, umowę o dzieło czy zlecenie albo w systemie prowizyjnym. Zatrudniając niektóre osoby w systemie telepracy, z pewnością ponosisz mniejsze koszty.

Zamiast własnego pracownika - firma zewnętrzna

Dobrym i często ostatnio stosowanym sposobem na cięcie kosztów okazuje się tzw. outsourcing, czyli zlecenie wykonywania niektórych prac firmie zewnętrznej. Zamiast zatrudniać na etat swojego księgowego, któremu musisz wypłacać pensję, odprowadzać za niego podatki i składki ZUS, dawać mu urlop, organizować miejsce pracy i płacić za związane z tym koszty (np. komputer, prąd), możesz podpisać umowę z biurem księgowo-rachunkowym. Płacisz wtedy tylko fakturę za usługę, a odpadają ci koszty utrzymania pracownika.

Gdy nadciąga kryzys

Obniżanie kosztów pracy jest dobrą drogą, gdy w twojej firmie dzieje się gorzej. Taka strategia pomoże ci wyjść z kryzysu, ale nie możesz tego robić bezmyślnie. Nie musisz od razu zwalniać pracowników, możesz to zrobić niemal bezboleśnie. Trzeba zacząć od cięcia wydatków, bez których firma może się obejść - np. jeśli masz już wyrobioną dobrą pozycję na rynku, możesz się zastanowić czy wydawanie dużych sum na marketing i reklamę jest naprawdę konieczne albo czy kosztowne gadżety dla kontrahentów są niezbędne. To samo warto zrobić, jeśli chodzi o kursy czy szkolenia dla pracowników. To są koszty, z których śmiało możesz zrezygnować, jeśli twoja firma ma kłopoty.

Jeśli twoja firma zaczyna borykać się z kłopotami finansowymi, z miejsca zlikwiduj dopłaty do urlopów, zrezygnuj z bonów czy paczek na święta oraz premii uznaniowych. Dobrym rozwiązaniem w takiej sytuacji może być też wysłanie części osób na bezpłatne urlopy (każdego choćby na kilka dni w miesiącu) - chwilowy odpoczynek nie zrujnuje kieszeni pracowników, a firma zaoszczędzi na pensjach i szybciej wyjdzie na prostą. To lepsze niż czekanie do ostatniej chwili, gdy twoja firma będzie już tak zadłużona, że zwolnienia pracowników staną się niezbędne.