Do funkcjonowania w biznesie nie wystarczy posiadanie własnej firmy. Z pozoru błahe kwestie mogą mieć ogromny wpływ na wizerunek całego przedsiębiorstwa. Odpowiednie zachowanie, prezencja przedsiębiorcy rzutuje na jego postrzeganie w otoczeniu biznesowym i wzmacnia wizerunek jako wiarygodnego partnera w interesach. Wydawałoby się, że przywitanie jest sprawą banalną, wygląd zewnętrzny to mało znaczący aspekt, a jednak „jak cię widzą, tak cię piszą". Warto pamiętać, że biznesowy savoir vivre obowiązuje nie tylko na spotkaniach bezpośrednich z klientami, ale również podczas rozmów telefonicznych, czy wymiany korespondencji elektronicznej i tradycyjnej.
Dowiedz się: Jak wynegocjować podwyżkę
Gdy się witasz...
Zasady poznawania się i witania w biznesie są niezwykle ważne. Psychologia pierwszego wrażenia działa w każdym przypadku. Stosując formy grzecznościowe i przestrzegając zasad dobrych manier budzimy u rozmówców szacunek. Sposób w jaki się witamy jest w pewnym rodzaju historią, którą o sobie opowiadamy, tym samym ukazując nasz takt, elegancję, wiedzę i poczucie humoru. Przede wszystkim przedsiębiorca powinien okazać szacunek swoim klientom, ponieważ są oni wyżsi rangą i to on musi ich pierwszy powitać. Witając swojego klienta lub kontrahenta należy wstać i zapiąć marynarkę lub żakiet. Tak samo jest w przypadku, kiedy właściciel firmy wchodzi do pomieszczenia, w którym znajdują się jego podwładni, to szef pierwszy pozdrawia pracowników. Pracownicy na firmowym korytarzu pierwsi witają swojego pracodawcę, ale jeżeli chodzi o wyciągniecie dłoni w geście powitania, to leży to w gestii ważniejszego, czyli przełożonego. W przypadku powitania z klientem, to on decyduje kiedy wyciągnie dłoń do przedsiębiorcy. Wyjątkiem może być witanie klienta u progów własnej firmy, wtedy to szef może podać dłoń, jednak musi zrobić to z wyczuciem, aby klient nie uznał, że ten swoją wyższość. Prawidłowy uścisk dłoni powinien być energiczny i serdeczny. Podczas przedstawiania się należy podać, oprócz imienia i nazwiska, nazwę swojej firmy. Mówienie o tytułach naukowych, zawodowych, czy rodowych nie jest w tej sytuacji na miejscu. Niedopuszczalne jest przywitanie się w czapce, czy płaszczu. Każdy rozmówca powinien mieć czas na rozebranie się.
WAŻNE! Te pytania padają na każdej rozmowie rekrutacyjnej
Wymień wizytówkę, ale...
Podczas wymiany wizytówek obowiązują podobne zasady jak przy powitaniach. Wizytówka jest nieodzownym elementem w pracy i znacząco ułatwia kontakty międzyludzkie, ale należy wiedzieć, kiedy można ją wręczyć, aby nie popełnić faux pas. Przede wszystkim wizytówkami wymienia się zawsze na końcu spotkania i ten moment powinno się celebrować. Opiera się ono na wymianie, dlatego obowiązkiem jest po otrzymaniu karty rozmówcy, podarować własną. Zainicjować wymianę kart powinna osoba wyższa rangą lub pełniąca ważniejsze funkcje. Kiedy spotkanie przebiega z kilkoma osobami, koniecznym jest aby wizytówkę wręczyć każdej z nich. Należy pamiętać, że proszenie o wizytówkę uchodzi za nietaktowne. Dodatkowy zapis informacji na karcie nie oznacza nic nieeleganckiego, wręcz przeciwnie, na tyle wizytówki można zapisać godziny i daty kolejnych spotkań. Przedsiębiorca, który często podróżuje za granicę, powinien posiadać wizytówkę w różnych językach. W przypadku, kiedy osoba z jakiś powodów takiej karty nie posiada, to po otrzymaniu wizytówki od rozmówcy, natychmiast tłumaczy się z braku posiadania własnej i zapewnia niezwłoczny kontakt ze swojej strony.
Przeczytaj: 10 zasad skutecznych negocjacji
Dress code
Wygląd zewnętrzny to podstawa w kontaktach międzyludzkich, a na pewno w biznesowych. Przedsiębiorca wyglądem reprezentuje siebie i swoją firmę, dlatego najważniejsze powinno być dobranie odpowiedniego stroju. Przede wszystkim wygląd powinien być schludny, estetyczny i czysty. Najczęściej panowie wybierają garnitury i koszule, panie natomiast garsonki, spódnice czy sukienki. Skomponowanie stroju świadczy o obyciu w kwestii kultury, dlatego właściciele firm powinni pamiętać, że garnitur czarny nosi się tylko wieczorem, po godzinie 20. W ciągu dnia mile widziane są szare bądź granatowe marynarki i koszula oczywiście z długim rękawem. W kwestii obuwia, skórzane pantofle są zawsze niezawodne. Bizneswoman ma trochę więcej zasad w tej kwestii do zapamiętania. Kobieta reprezentująca swoją firmę powinna pamiętać, aby spódnica nigdy nie była za krótka, bluzka zbyt obcisła i odsłaniająca ramiona. Niewskazane są także mocne makijaże, fantazyjnie pomalowane paznokcie, ciężka biżuteria, buty odsłaniające palce czy intensywne perfumy. Sukience czy spódnicy obowiązkowo muszą towarzyszyć rajstopy. Przyjęło się także upięcie włosów, zwłaszcza długich, ponieważ wyglądają bardziej estetycznie i mniej wyzywająco.
Sprawdź! Jakich pytań nie wolno zadać na rozmowie kwalifikacyjnej
Rozmawiaj profesjonalnie
Podczas rozmowy z klientem reprezentant firmy powinien podkreślać indywidualny stosunek do jego potrzeb i życzeń oraz wyrażać pełną gotowość do współpracy i pomocy. Przy okazji przedsiębiorca może używać zwrotów świadczących o jego uprzejmości. Ta zaś przyczynia się do budowania autorytetu u podwładnych czy kontrahentów. Profesjonalizm można podkreślić określonymi zachowaniami niewerbalnymi, czyli postawą, uśmiechem czy gestami. W rozmowach biznesowych niewskazane jest używanie języka poetyckiego i książkowego. Konstruując swoje wypowiedzi należy unikać metafor, barokowych składni, inwersji, archaizmów czy związków frazeologicznych. Komunikacja powinna być prosta, spójna, a wypowiedzi zrozumiałe, aby przedsiębiorca został uznany za wiarygodnego i kompetentnego. Zasady etykiety biznesowej obowiązują również podczas prowadzenia korespondencji tradycyjnej lub elektronicznej oraz rozmowy telefonicznej. Jeżeli przedsiębiorca znajduje się na większym spotkaniu biznesowym, na którym przygotowany jest wcześniejszy poczęstunek, należy pamiętać, że rozmowę o interesach zaczyna się dopiero po deserze.
