10 zasad skutecznych negocjacji

Negocjacje, niezależnie od tego w jakiej sprawie są prowadzone, są skuteczne wtedy, jeśli prowadzą do przekonania drugiej strony do tego, że to my mamy rację. Punktem wyjścia do prowadzenia wszelkich negocjacji jest konflikt interesów. Powiedzmy, że chcesz kupić dla swojej firmy wyposażenie biura i zależy ci na tym, aby otrzymać od sprzedawcy upust. Z drugiej strony przedstawicielowi firmy, który zamierza sprzedać ci wyposażenie, zależy na tym, aby uzyskać jak najwyższą cenę.

Dowiedz się: Jak odzyskać należności od kontrahenta

Oprócz tego, co oczywiste, z negocjacjami będzie wiązało się szereg elementów, o które warto zadbać. Dążąc do obniżenia ceny wszelkimi środkami, w dalszej perspektywie można stracić. Należy się bowiem liczyć z tym, że nasza firma niepotrzebnie zyska opinię trudnego partnera, który, co gorsza, nie ma środków nawet na podstawowe wyposażenie. Rozmawiając więc z drugą stroną, nie tylko dążymy do osiągnięcia celu, ale rozwiązujemy ewentualny przyszły problem. Mamy więc zrobić dobre wrażenie, a jednocześnie uzyskać upust. A to nie jest łatwe. Zasiadając do jakichkolwiek negocjacji, musimy brać pod uwagę, że prawdopodobnie będziemy zmuszeni do kompromisów.

Co musisz wiedzieć o drugiej stronie
Przystępując do ważnych negocjacji, powinieneś dysponować odpowiednimi informacjami o partnerze rozmów. Jeżeli w grę wchodzi firma handlowa, poznaj jej politykę, historię rozwoju, sprawdź, jaką ma pozycję na rynku, obroty, zyski, strukturę sprzedaży i zakupów.

1. Pozytywne nastawienie
Podstawowa zasadą przed rozpoczęciem negocjacji jest pozytywny stosunek do strony przeciwnej. Nie możemy zasiadać do rozmów z kontrahentem, któremu nie ufamy i z góry podejrzewamy, że będzie chciał wywieść nas w pole.

Przeczytaj: Masz prawo negocjować w sklepie

2. Zdecydowanie
Bardzo ważną rzeczą jest również to, aby negocjator miał upoważnienie do podjęcia decyzji w imieniu firmy. Jeśli delegujesz pracownika do prowadzenia negocjacji, szczegółowo poinstruuj go, na co może się zgodzić, a jakich warunków nie może absolutnie przyjąć. Rzeczą absolutnie niedopuszczalna jest, aby już po osiągnięciu kompromisu, pracownik np. telefonował do szefa z pytaniem, czy na pewno może podpisać dokumenty na wynegocjowanych warunkach. Taka sytuacja wygląda niepoważnie. Firma, której przedstawiciel nie jest odpowiednio przygotowany, sprawia nie najlepsze wrażenie. A to z kolei źle rokuje, jeśli chodzi o przyszłe interesy.

3. Pewność siebie i odwaga
Dobry negocjator przede wszystkim powinien być pewny siebie, odważny i śmiały. Ma wiedzieć co robi i co mówi. Ale uwaga wszystkie te cechy nie pomogą, jeśli jednocześnie będzie niekompetentny i grubiański, będzie traktował przeciwnika z wyższością lub pogardą.

4. Umiejętność słuchania
Ważna jest także umiejętność słuchania. Cecha ta wiąże się ze zdolnością analizowania argumentów rozmówcy, logicznego formułowania swoich opinii i postulatów.

5. Zdolność empatii
To umiejętność postawienia się w sytuacji osoby znajdującej się po drugiej stronie. Z badań socjologów wynika, że lepiej powierzyć prowadzenie negocjacji osobie o dużej kulturze osobistej i potrafiącej słuchać, niż komuś nadmiernie pewnemu siebie i agresywnemu.

6. Panowanie nad emocjami
W trakcie negocjacji bardzo ważne jest panowanie nad emocjami. Bez względu na to, co usłyszysz w trakcie negocjacji, nie stosuj tonu oskarżycielskiego. Nie mów, że np. poprzednio też strona przeciwna obiecywała lepsze warunki przy następnej umowie i nic z tego nie wyszło. Nie należy też obwiniać rozmówcy za jakiekolwiek nieskuteczne działania.

Ważne! Siła tkwi w mediacji

7. Dyplomacja
Nawet jeśli zauważysz niekompetencję lub braki rozmówcy, nie wytykaj mu ich. Pamiętaj, że może on powtórzyć przebieg waszych rozmów osobie, która będzie miała wpływ na przyszłe interesy z twoja firmą. Staraj się być miły i pozytywnie nastawiony, a zostaniesz dobrze zapamiętany.

8. Elastyczność i zdolność do kompromisu
Odradza się używanie słów typu „zawsze", „nigdy". Trzeba do każdych negocjacji podchodzić jak do nienapisanej jeszcze historii. Bywało różnie, ale teraz, od tego momentu można osiągnąć porozumienie zadowalające obie strony.

9. Dobre przygotowanie
Ponieważ negocjacje mają za zadanie osiągniecie jak najlepszych warunków, nie można o tym zapominać. Nawet jeśli druga strona przedstawi propozycję do przyjęcia od ręki, zawsze pytaj o lepsze warunki. Jeśli sprawa dotyczy kupna, zapytaj o obniżenie ceny, dorzucenie gratisu itp. Chcesz coś kupić? Spytaj czy nie opuszczą ci ceny albo nie dorzucą jakiegoś małego gratisu. Wielu specjalistów jest zadnia, że na sukces negocjacji składa się przede wszystkim dobre przygotowanie, związane z dostępem do właściwych informacji, a dobry negocjator poświęca 90 procent czasu i energii na przygotowania do rozmowy.

Czytaj: Jakich błędów nie popełniać na rozmowie o pracę

10. Komunikacja niewerbalna
Sposób siedzenia, mimika, gesty, które wykonujemy, są w trakcie negocjacji czynnikiem ma które należy zwracać uwagę. Informacje, które przekazujemy w w sposób niewerbalny, są równie ważne jak wypowiedziane słowa. Wiedza na ten temat opiera się na założeniu, że ludzie, w sposób nie do końca uświadomiony, odbierają pozornie nic nie znaczące gesty swoich rozmówców pozytywnie lub negatywnie. Jeśli w trakcie negocjacji będziemy np. intensywnie drapać się za uchem, druga strona uzna, że straciliśmy pewność siebie i jesteśmy zdenerwowani lub bezradni.
Spokojne milczenie to dobry sposób reakcji na niekorzystną propozycję. Milcząc trzyma się rozmówcę w niepewności. Napięcie, które dzięki temu zbudujesz, skłoni rozmówcę do dalszego mówienia. Wymowne milczenie drugiej strony jest dla negocjatora sygnałem, że jego propozycja jest nie do przyjęcia. Prawdopodobnie więc zweryfikuje swoje stanowisko i przedstawi korzystniejsze warunki kontraktu.

Rozmówca nie zawsze łatwy
Trudny rozmówca nie musi być agresywny. Może być też pasywny. Jeśli stale kwestionuje twoje propozycje, ale nie podaje rzeczowych argumentów, albo odmawia ich rozważenia, zastosuj metodę założeń.
Zapytaj, co można by zrobić, żeby osiągnąć korzystne rozwiązanie, albo jakie twoja firma musiałaby spełnić dodatkowe warunki, aby przedstawiona propozycja stała się warta rozważenia. Już samo zadawanie pytań zmusi druga stronę do udzielania informacji, dzięki czemu dowiesz się na czym stoisz.
Jeśli trzeba, powtórz propozycję, nawiąż do tego, co usłyszałeś od negocjatora. W ten sposób zbudujesz kontakt, dzięki czemu rozmówca stanie się bardziej otwarty i dowiedziesz, że słuchasz tego, co mówi.
Zdaniem specjalistów od negocjacji, niekorzystne może być używanie określonych sformułowań. Mówić np. „tak, ale...", wysyłasz rozmówcy komunikat, że czego by nie powiedział i jakiego argumentu nie użył w trakcie tych negocjacji, zostanie on zbity twoim kontrargumentem. Jeżeli potwierdzasz jego racje, ale jednocześnie sugerujesz, że to nieważne, niechybnie prowadzisz sprawę w niewłaściwym kierunku. W negocjacjach chodzi bowiem o to, żeby osiągnąć porozumienie, a nie o to, żeby skutecznie odbijać piłeczkę.

Sparwdź! O co nie pytać na rozmowie kwalifikacyjnej

Sposób na agresywnego partnera
- jeśli negocjator traktuje cię obcesowo, nie okazuje ci szacunku, bo np. chce w ten sposób zakwestionować rzeczywistą wartość produktów, które oferujesz do sprzedaży, stanowczo upomnij go, że przedmiotem negocjacji nie jest twoja wartość rynkowa, tylko oferowanych przez ciebie produktów,
- nie wdawaj się niepotrzebnie w dyskusje na temat firm, które reprezentujecie, branży i zasad, które w niej obowiązują, a które są być może twoim zdaniem niewłaściwe,
- trzymaj się tematu, zadawaj pytania dotyczące przedmiotu negocjacji i nie daj się sprowokować do udzielania nieistotnych informacji na temat firmy,
- nie daj się ponieść emocjom. W zachowaniu równowagi z pewnością pomoże ci dobre przygotowanie do spotkania,
miej w zanadrzu tak zwany plan B, czyli alternatywę na wypadek, gdyby negocjacje zakończyły się niepowodzeniem.

Kiedy nie podchodzić do rozmów
Specjaliści od negocjacji ostrzegają przed przystępowaniem do rozmów, jeśli zachodzi którakolwiek z następujących okoliczności:
1. negocjator nie jest merytorycznie przygotowany do rozmów (nie zna się na dziedzinie, której dotyczą negocjacje, nie ma odpowiednich upoważnień, nie ma pewności, do jakiego wyniku powinny doprowadzić rozmowy),
2. negocjator działa w pośpiechu i pod presją (np. ma świadomość, że od wyniku negocjacji zależy jego awans, albo wręcz być albo nie być w firmie)
3. mamy przekonanie (biorące się z doświadczenia lub uzyskanych informacji), że firma, z której przedstawicielami mamy negocjować działa w złej wierze (na granicy prawa) lub stosuje nieetyczne środki (przekupstwo, szantaż itp.),
4. mamy zbyt wiele do stracenia (ryzyko związane z nieosiągnięciem zamierzonego celu jest zbyt duże).

10 przykazań negocjatora handlowego
1. Stawiaj żądania powyżej celu negocjacji'
2. Nie gódź się na warunki pierwszej przedstawionej oferty
3. Nie ukrywaj zaskoczenia, bez względu na to, czy druga strona zaskoczy cię in plus czy negatywnie,
4. Na początku negocjacji unikaj sytuacji konfliktowych,
5. Jeśli proponujesz jakąś korzyść, proś o coś w zamian,
6. Dąż do tego, aby to druga strona jako pierwsza wysunęła propozycję,
7. Traktuj rozmówcę z szacunkiem, nie obwiniaj go za problemy,
8. Nie atakuj przeciwnika, unikaj agresji słownej,
9. Zabierz na negocjacje jeszcze druga osobę z firmy,
10. W trosce o przyszłe korzyści dąż do sytuacji, w której z przeprowadzonych negocjacji będą zadowolone obie strony.