Zgodnie z zasadą, zawartą art. 22 Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych, „kosztami uzyskania przychodów są wydatki poniesione w celu osiągnięcia przychodów, zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów”. Artykuł kolejny wymienia z kolei wydatki, które nie są takimi kosztami. Wrzucanie w koszty wydatków niewpływających na przychód przedsiębiorstwa oznacza kłopoty z urzędem skarbowym.
ZOBACZ TEŻ: W których krajach obowiązuje najniższy CIT
Do kosztów uzyskania przychodów można zaliczać wyłącznie wydatki, które z prowadzoną działalnością wiążą się bezpośrednio. Fakt, że jedna firma może zaliczyć jakieś wydatki do kosztów uzyskania przychodów, nie oznacza, że mogą to zrobić wszystkie przedsiębiorstwa, również prowadzące działalność innego typu. W razie wątpliwości fiskusa, dowiedzenie związku między kosztem a przychodami spoczywa na podatniku mogącym pomniejszyć podstawę opodatkowania o koszty uzyskania przychodów, a więc rozliczającym się albo na zasadach ogólnych, albo liniowo. Wydatki będące kosztami działalności gospodarczej muszą być udokumentowane fakturą VAT lub rachunkiem (w niektórych przypadkach wystarczy wyciąg z firmowego konta bankowego)
Trwałe, niematerialne, prawne
Do kosztów firmy zalicza się:
- wydatki na środki trwałe, które podatnik wykorzystuje na potrzeby wiążące się z prowadzoną przez niego działalnością gospodarczą. Są to środki nabyte lub wytworzone we własnym zakresie, takie jak budynki, maszyny, urządzenia, środki transportu, ale tylko wtedy, jeśli przewidywany okres ich używania jest dłuższy niż rok. Wydatkami na koszty trwałe są także środki oddane do używania na podstawie najmu lub dzierżawy;
- wydatki na wartości niematerialne i prawne, a więc licencje, autorskie lub pokrewne prawa majątkowe, prawa do wynalazków, patentów, wzorów użytkowych, znaków towarowych, wykorzystywane na potrzeby prowadzonej działalności gospodarczej. Okres ich używania również powinien przekraczać rok.
Wydatki na biuro i samochód
Jeśli firma funkcjonuje w domu lub mieszkaniu przedsiębiorcy, część kosztów wynajmu lokalu może on zaliczyć do kosztów prowadzenia działalności. W tym celu musi jednak ustalić, ile metrów z całkowitej powierzchni lokalu przeznaczona jest np. na biuro i jaka część czynszu jest na nie przeznaczana. Aby móc zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów również część opłat za wodę, energię lub gaz, najlepiej ustalać te wydatki na podstawie wskazań oddzielnych liczników. Kosztami uzyskania przychodów firmy są środki na remont biura i jego wyposażenie, o ile to wyposażenie faktycznie jest niezbędne lub co najmniej związane z działalnością firmy.
ZOBACZ TEŻ: Darmowa komunikacja za płacenie podatków
Jeśli chodzi o zakup firmowego auta, można go wrzucić w koszty, o ile samochód wejdzie w skład firmowego, a nie prywatnego majątku przedsiębiorcy. Koszt zakupu samochodu wykazuje się w ewidencji środków trwałych, w formie tzw. odpisów amortyzacyjnych. Zakup środka trwałego podatnik rozlicza w czasie, dopóki jego wartość początkowa nie zrówna się z sumą odpisów amortyzacyjnych (chyba, że wcześniej go sprzeda). Kosztami firmy, do której majątku zalicza się samochód, są także wydatki na jego ubezpieczenie, paliwo, części zamienne, naprawy itp. W przypadku samochodu wziętego w leasing, do kosztów uzyskania przychodu firmy zalicza się raty leasingowe oraz wydatki związane z użytkowaniem auta.
Uwaga: wydatkami, których nie zalicza się do kosztów firmy są:
- wydatki poniesione na nabycie gruntów lub prawa ich wieczystego użytkowania,
- wydatki na grzywny i kary (oraz odsetki od nich|) orzeczone w postępowaniu karnym, karnym skarbowym, administracyjnym i w sprawach o wykroczenia,
- koszty reprezentacji, w szczególności poniesione na zakup żywności i alkoholu,
- składki na ubezpieczenie społeczne, zdrowotne i na fundusz pracy
Reklamowe i biurowe
Do kosztów uzyskania przychodów wlicza się koszty reklamy firmy, a więc np. wydatki na firmowe gadżety. Jeśli chodzi o kredyty czy pożyczki, do kosztów można zaliczyć jedynie odsetki od nich. W koszty prowadzonej działalności można wrzucić koszty wynajmu biura (czynsz, opłaty za media i internet). Także zakup biurowych mebli i niezbędnych akcesoriów, komputera stacjonarnego lub laptopa to oczywisty koszt działalności gospodarczej. Ale już koszty zakupu tabletu lub smartfona, wrzucone w koszty firmy, trzeba sensownie uzasadnić.
ZOBACZ TEŻ: Jaka kara grozi za oszustwa podatkowe?
Oczywistymi kosztami firmy są wydatki na zakup skanera, faksu, drukarki czy innego sprzętu biurowego. W koszty firmy można bez problemu wrzucić wydatki np. na baterie, ładowarki, pendrive’y itp. Koszty uzyskania przychodu stanowią także szeroko rozumiane materiały biurowe, pod warunkiem, że ich ilość nie jest niewspółmierna z potrzebami firmy. Urzędnicy skarbowi mogą nie patrzeć przychylnym okiem np. na nieuzasadnione, kilkuletnie zapasy papieru do drukarki. Nie powinni natomiast kwestionować zaliczania do kosztów działalności środków czystości kupionych na potrzeby biura, takich jak płyny do mycia, mydło, ręczniki papierowe, mopy, ścierki itp.
Konto, księgowość lub czasopisma
Do kosztów można wliczyć także wydatki związane z prowadzeniem konta firmowego, a więc np. opłatę za prowadzenie rachunku, za prowadzenie karty płatniczej, przelewy i wypłaty. Dowodem są w tym wypadku wyciągi z firmowego konta bankowego. Firmowym wydatkiem są koszty korzystania z księgowej lub biura księgowego. W wypadku wyboru księgowości internetowej, w koszty można wrzucić opłaty za dostęp do stosownych aplikacji. Inne koszty firmy to np. te związane ze stworzeniem i funkcjonowaniem strony www, kursami i szkoleniami (muszą wiązać się z rodzajem prowadzonej działalności), zakupem czasopism branżowych. W koszty można wrzucać opłaty urzędowe wnoszone w związku z działalnością firmy, opłaty za usługi kurierskie i podróże służbowe.
