Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej. Nikt nie musi się rozliczać z wydatków
Zgodnie z orzeczeniem Sądu Okręgowego w Poznaniu sygn. VII U 2453/17:
„ustawodawca nie przewiduje obowiązków związanych z dokumentowaniem poniesionych przez pracowników kosztów prania odzieży roboczej (…) dokonywanie takich obliczeń byłoby pracochłonne i trudne zarówno dla pracowników, jak i pracodawcy (…) powstałoby duże prawdopodobieństwo, że koszt rejestracji tych danych przez pracodawcę mógłby przekraczać wartość otrzymywanych świadczeń”.
W dużym skrócie – dodatek za pranie odzieży roboczej to gratis do wynagrodzenia bez konieczności jakichkolwiek tłumaczeń na temat wydatkowania.
Dodatek za pranie odzieży roboczej – komu przysługuje?
Art. 237 (7) Kodeksu pracy zobowiązuje pracodawcę do nieodpłatnego dostarczenia zatrudnionym odzieży i obuwia roboczego, gdy odzież własna pracownika może ulec zniszczeniu lub znacznemu zabrudzeniu lub ze względu na wymagania technologiczne, sanitarne lub bezpieczeństwa i higieny pracy.
Art. 237 (7) § 4 stanowi, że pracownikowi używającemu własnej odzieży i obuwia roboczego (…)pracodawca wypłaca ekwiwalent pieniężny w wysokości uwzględniającej ich aktualne ceny.
Wniosek? Jeśli zatrudniony uważa, że jego odzież jest narażona na zabrudzenie, a pracodawca nie zapewnia bezpłatnej odzieży roboczej, to może domagać się od pracodawcy ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej.
Wysokość ekwiwalentu za pranie odzieży roboczej
Zgodnie ze stanowiskiem ZUS-u, ekwiwalent za pranie odzieży roboczej musi być ustalany indywidualnie dla każdego z zatrudnionych:
„Poniesiony przez pracodawcę koszt związany z przekazaniem pracownikom środków pieniężnych z przeznaczeniem na pranie odzieży roboczej musi spełniać wymogi ekwiwalentu pieniężnego, a więc odzwierciedlać wysokość rzeczywistych kosztów poniesionych przez pracownika w związku z praniem tej odzieży (…) wymóg ekwiwalentu pieniężnego nie będzie spełniony, gdy pracodawca wypłaca każdemu z pracowników tę samą wartość pieniężną, niezależną od faktycznie poniesionych kosztów”.
Najważniejszy wniosek – pracodawca nie może ustalić stałej wysokości dodatku za pranie odzieży roboczej dla każdego. Konieczne jest ustalenie liczby dni przepracowanych miesiącu, ekwiwalent powinien być proporcjonalny do liczby dni.
Kwota ekwiwalentu musi być dokonana na podstawie racjonalnych kalkulacji, tzn. oszacowanie zużycia energii oraz środków czystości.
Ekwiwalent za pranie odzieży roboczej bez PIT-u
Zgodnie z art. 21 ust. 1 pkt 11 ustawy PIT:
„Wolne od podatku dochodowego są świadczenia rzeczowe i ekwiwalenty za te świadczenia, przysługujące na podstawie przepisów o bezpieczeństwie i higienie pracy, jeżeli zasady ich przyznawania wynikają z odrębnych ustaw lub przepisów wykonawczych wydanych na podstawie tych ustaw.”
