Jak rozliczyć benefity świąteczne

Wszystko zależy od tego, w jakim celu są organizowane i z jakich środków finansowane są świąteczne benefity dla pracowników. Przedsiębiorca powinien mieć świadomość, że nie w każdym przypadku koszt wigilijnej imprezy będzie mógł rozliczyć w kosztach podatkowych. Zasada jest taka - właściwie udokumentowane wydatki na zorganizowanie firmowego wigilijnego opłatka stanowią koszty uzyskania przychodów, jednak pod warunkiem, że wynika z nich jasno określony cel - żeby nie było kłopotów ze skarbówką, "z takiego spotkania musi wynikać wprost cel motywacyjno-integracyjny dla pracowników, a nie konsumpcja lub przebywanie w swojej obecności jako cel sam w sobie." Dla fiskusa jest bowiem ważne określenie, czemu służyć ma takie spotkanie. Dlatego pracodawca organizując wigilię w firmie powinien wykazać, że przyczyni się to do zbliżenia pracowników i poprawy relacji pomiędzy nimi a pracodawcą. Dzięki temu polepszy się atmosfera w pracy, co będzie miało wpływ na zwiększenie motywacji załogi i w rezultacie przyczyni się do podniesienia wydajności pracy i identyfikacji pracowników z przedsiębiorstwem.

Potrzebna dokumentacja
Podsumowując - wydatki poniesione na organizację wigilijnego spotkania mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodu tylko wtedy, gdy przyczyniają się do integracji pracowników, zwiększenia ich wydajności pracy, a w efekcie do powiększenia przychodów. To wszystko powinno to wynikać z wewnętrznych dokumentów, faktur lub z umowy z organizatorem imprezy. Dlatego warto sporządzić np. krótki raport przedstawiający ogólny przebieg świątecznego spotkania oraz jego cel, np. integracja zespołu, omówienie wyników pracy, itp. Trzeba bowiem pamiętać, że to na przedsiębiorcy ciąży obowiązek udowodnienia związku danego wydatku z prowadzoną działalnością gospodarczą.

Pracownik nieopodatkowany
W poprzednich latach fiskus twierdził, że organizator świątecznego spotkania powinien opodatkować jego uczestników. To się zmieniło po wyroku Trybunału Konstytucyjnego, który w 2014 roku orzekł, że udział pracowników w imprezach integracyjnych, do których zaliczyć można spotkania wigilijne i noworoczne, nie będzie stanowić dla nich przychodu z tytułu nieodpłatnych świadczeń, który podlegałby opodatkowaniu. Zdaniem Trybunału, za przychód pracownika mogą być bowiem uznane świadczenia, które przyniosły mu korzyść w postaci powiększenia aktywów lub uniknięcia wydatku, który musiałby ponieść, a korzyść ta jest wymierna i przypisana indywidualnemu pracownikowi. Tymczasem gdy pracownik uczestniczy w spotkaniu wigilijnym nie można indywidualnie przypisać mu wymiernej korzyści uzyskanej z tego tytułu, gdyż posiłki i napoje nie są wydzielane osobiście, ale przeznaczone do wspólnej konsumpcji.

Paczki i karty – zależnie od źródła finansowania
W okresie świąteczno-noworocznym pracodawcy organizują spotkania wigilijne, ale również przygotowują paczki dla swoich pracowników i ich dzieci. Obowiązuje zasada, że wszystko, co pracownik otrzymuje od pracodawcy stanowi przychód ze stosunku pracy, od którego powinien zapłacić podatek dochodowy. Przychód ten może być zwolniony z PIT albo opodatkowany. To, czy pracownik będzie zwolniony z podatku dochodowego zależy od tego, w jaki sposób paczki zostały sfinansowane. Obdarowany uniknie zapłaty PIT, jeśli zakup świątecznej paczki został sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych i nie przekracza 380 zł w ciągu roku. Nadwyżka ponad tę kwotę będzie opodatkowana PIT, co oznacza, że pracodawca doliczy jej wartość do wynagrodzenia za pracę i odprowadzi zaliczkę na podatek dochodowy. Natomiast paczki finansowane ze środków ze środków obrotowych pracodawcy, niezależnie od ich wartości, są opodatkowane PIT w pełnej wysokości.

Czasami firmy zamiast paczek decydują się na przekazanie pracownikom kart przedpłaconych, żeby sami kupili sobie określone rzeczy. W takiej sytuacji karty finansowane ze środków ze środków ZFŚS do 380 zł (rocznie) są zwolnione z PIT.

Gdy zostaną sfinansowane ze środków obrotowych, pracodawca nie może zastosować zwolnienia. Oznacza to, że ich wartość należy dodać do wynagrodzenia za pracę i opodatkować PIT. Jeśli natomiast firma obdaruje na święta pracowników bonami towarowymi, ich wartość musi być doliczona do przychodu ze stosunku pracy, niezależnie od źródła ich sfinansowania.