Jak zapewnić bezpieczną pracę w firmie w czasie pandemii

Stworzenie i zapewnienie odpowiednich warunków pracy zawsze powinno być dla pracodawcy priorytetem, jednak  czasie pandemii wypełnienie tego obowiązku z pewnością stanowi trudne zadanie. To na pracodawcy, bez względu na stan epidemii, zawsze ciąży obowiązek zapewnienia właściwych warunków w firmie i ocena tego, czy są one na tyle bezpieczne by można było dopuścić pracownika do pracy.

Każda firma jest inna, dlatego jako szef samodzielnie powinieneś rozważyć, które z środków możesz i chcesz zastosować biorąc pod uwagę zmieniające się warunki wykonywania pracy. Możesz wykorzystywać rozwiązania związane z odsyłaniem pracowników na pracę zdalną lub rozwiązania polegające na wprowadzeniu środków ochronnych pracowników pozostających na miejscu. Możesz też łączyć oba warianty, tak by jak najlepiej dostosować się do aktualnego zagrożenia z jak najmniejszym obciążeniem dla siebie i dla pracowników.

Informuj pracownika o zagrożeniu

Masz obowiązek poinformowania pracowników o zasadach dotyczących zachowania się w miejscu pracy w zmienionych okolicznościach spowodowanych zagrożeniem koronawirusem.

Zorganizuj  pracę zdalną

Zgodnie z przepisami tzw. specustawy, w czasie pandemii  możesz, choć nie musisz, nakazać swoim pracownikom przejście na system zdalny, a pracownik nie może odmówić.

Jeśli nie masz możliwości, żeby przenieść pracownika na pracę w trybie zdalnym, masz prawo nawet bez jego zgody -  wysłać go na  zaległy urlop, ewentualnie - za jego zgodą - na urlop wypoczynkowy lub rodzicielski. Możesz też uwzględnić wniosek pracownika o bezpłatny urlop dobrowolny. Dopuszczalną opcją jest także powierzenie pracownikowi innych obowiązków - musisz wówczas pamiętać, że pracownikowi przysługuje pełne wynagrodzenie, a zlecane zadania powinny być adekwatne do jego kompetencji.

Ustal zasady homeoffice

Powinieneś ustalić z pracownikami zasady home office  - m.in. sposób dokumentacji pracy zdalnej czy kwestie związane np. z potwierdzaniem obecności w pracy. Natomiast godziny rozpoczynania i kończenia pracy przez pracownika powinny być takie same jak dotychczas, czyli  wynikające z obowiązujących przepisów wewnątrzzakładowych (np. regulaminu pracy).

Wypłacaj pensję jak przy trybie stacjonarnym

Jeśli zlecisz pracownikowi pracę zdalną, powinieneś wypłacać mu wynagrodzenie w takiej samej wysokości jak  przy pracy w trybie stacjonarnym. Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej  poinformowało, że praca zdalna „to po prostu zmiana miejsca wykonywania pracy, ale wciąż pracujemy, dlatego należy się dotychczasowe wynagrodzenie”.

Przedłuż okres obowiązywania pracy zdalnej

Przepisy tarczy  przewidujące pracę zdalna  straciły moc po 4 września br., jednak rząd przedłużył czas ich obowiązywania. Od 5 września, zgodnie z nową regulacją, możesz polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnej w okresie obowiązywania stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii ogłoszonego z powodu COVID-19 oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu.

Możesz wypłacić ekwiwalent pracującym zdalnie

Jeśli przeniosłeś swoich pracowników z biur do home office, powinieneś zapewnić im dostęp do niezbędnych narzędzi, materiałów oraz obsługi logistycznej i informacji. Nie oznacza to jednak, że musisz dostarczyć służbowy komputer czy telefon. Pracownik może używać swojego prywatnego sprzętu, ale  to oznacza przeniesienie na niego części kosztów pracodawcy. Wówczas możesz wypłacić ekwiwalent i wydatek zaliczyć do kosztów pracowniczych .Jeżeli zdecydujesz się na zakup dla pracownika sprzętu, możesz wliczyć go w koszty uzyskania przychodów i rozliczyć na zasadach ogólnych.

Przeczytaj także: Praca zdalna: szansa czy zagrożenie?

Zapewnij ochronę pracownikom przed zakażeniem koronawirusem

- ogranicz liczbę osób pracujących i przebywających w firmie

 -ogranicz liczbę spotkań, wprowadź elastyczne godziny pracy, kontaktuj się z klientami online, ogranicz płatności gotówką

- zapewnij zatrudnionym rękawiczki jednorazowe lub środki do dezynfekcji rąk

- zachowaj pomiędzy stanowiskami pracy odległość co najmniej 1,5 metra.

- dezynfekuj miejsca pracy, szczególnie często dotykane przez osoby przebywające w firmie,

- zorganizuj szkolenie pracowników jak ograniczać ryzyko zarażeniem,

Postępuj zgodnie z zalecaniami w razie podejrzenia lub wykrycia u pracownika zakażenia wirusem SARS CoV-2

-  bezzwłocznie, telefonicznie zawiadom sanepid i  stosuj się do jego wytycznych

- odpowiednio zabezpiecz miejsce pracy danego pracownika

- wyłącz z funkcjonowania pomieszczenie lub przestrzeń, gdzie pracował i udostępnij ponownie dopiero po dokładnej dezynfekcji

- zdezynfekuj inne miejsca, w których przebywał (np. kuchnia, toaleta) i przedmioty (np. klamki, drzwi), których dotykał

- poinformuj zarządcę budynku, który ma obowiązek zdezynfekowania części wspólnych jak np. windy, ogólnodostępne toalety

- masz prawo polecić pracownikowi wykonywanie pracy zdalnie. do czasu wydania decyzji w sprawie kwarantanny przez Sanepid

- możesz wydać pracownikom polecenie wykorzystania zaległego urlopu