- Analiza danych z 2024 roku ujawnia, jak błędna klasyfikacja umowy zlecenia naraża firmę na roszczenia przekraczające 28 000 zł, co stanowi poważne zagrożenie dla jej płynności finansowej
- Nieprawidłowe stosowanie progów podatkowych i ulg dla młodych w umowach zlecenia bezpośrednio zwiększa ryzyko finansowe oraz podważa optymalizację podatkową w firmie
- Eksperci rynku pracy wskazują, że weryfikacja statusu ubezpieczeniowego zleceniobiorcy jest kluczowym elementem zarządzania ryzykiem i pozwala na optymalizację kosztów składek ZUS
- Przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej oraz terminowe zgłoszenie do ZUS to fundamenty, których zaniedbanie naraża firmę na kary finansowe sięgające nawet 50 000 zł
- Jak poprawnie skonstruować umowę zlecenie, aby uniknąć zarzutu tworzenia ukrytego etatu i zapewnić zgodność z nowymi wytycznymi kontroli zapowiedzianymi na 2026 rok?
Podatki i ZUS przy zleceniu: kluczowe progi, ulgi i kosztowne błędy
Zasady opodatkowania umów zlecenia zależą od jednej kluczowej kwoty: 200 złotych brutto. Jeśli jednorazowe wynagrodzenie za wykonanie zadania nie przekracza tego progu, firma stosuje uproszczony, zryczałtowany podatek w wysokości 12%. W praktyce oznacza to, że od przychodu nie odlicza się ani kosztów jego uzyskania, ani składek na ubezpieczenia społeczne. Ta zasada działa jednak tylko wtedy, gdy kwota jest z góry określona w umowie. Nie można jej stosować, gdy wynagrodzenie zależy od liczby przepracowanych godzin lub jest wypłacane w miesięcznych ratach w ramach większego kontraktu. Próba dzielenia większego wynagrodzenia na mniejsze części, aby skorzystać z ryczałtu, to częsty błąd, który prowadzi do konfliktów z urzędem skarbowym. Co ważne, tak opodatkowanego przychodu nie wykazuje się w rocznym zeznaniu PIT, ponieważ zleceniodawca nie wystawia dla niego standardowej informacji PIT-11.
Sytuacja komplikuje się w przypadku osób do 26. roku życia, które korzystają ze zwolnienia z podatku dochodowego, o ile ich roczne zarobki nie przekroczą 30 000 zł. Ulga jest stosowana automatycznie, co stwarza problem, gdy młody człowiek pracuje dla kilku firm jednocześnie. Żaden ze zleceniodawców nie ma bowiem pełnego obrazu jego dochodów, przez co może nieświadomie zastosować zwolnienie, gdy limit został już przekroczony. Wówczas odpowiedzialność za niepobrane zaliczki spada na firmę. Równie istotna jest kwestia składek ZUS, której zasady zależą od statusu zawodowego zleceniobiorcy. Jeżeli dana osoba ma już inny tytuł do ubezpieczeń, na przykład umowę o pracę z wynagrodzeniem co najmniej minimalnym, to z umowy zlecenia zleceniodawca odprowadza jedynie obowiązkową składkę zdrowotną. Dlatego tak ważna jest dokładna weryfikacja sytuacji pracownika przed podpisaniem umowy.
Inspekcja Pracy na tropie ukrytych etatów. Jak uniknąć kosztownej reklasyfikacji umowy?
Każdy przedsiębiorca zatrudniający na umowę zlecenie musi pamiętać o kilku fundamentalnych obowiązkach. Najważniejszym jest przestrzeganie minimalnej stawki godzinowej, która w 2025 roku wynosi 30,50 zł. Zleceniobiorca nie może zrzec się tego prawa, a wypłata niższego wynagrodzenia naraża firmę na kontrolę i roszczenia ze strony Państwowej Inspekcji Pracy. Kolejny kluczowy termin to 7 dni od momentu rozpoczęcia pracy na zgłoszenie zleceniobiorcy do ZUS. Zaniedbanie tego obowiązku może skutkować nałożeniem wysokiej kary finansowej, sięgającej nawet 50 000 zł. Należy także pamiętać o składkach społecznych, które obejmują ubezpieczenie emerytalne (9,76%) i rentowe (1,5%). Warto również zwrócić uwagę na dobrowolne ubezpieczenie chorobowe (2,45%), które daje zleceniobiorcy prawo do płatnego zwolnienia lekarskiego, a którego pominięcie może w przyszłości rodzić problemy.
Największym zagrożeniem dla firm korzystających z umów zlecenia jest ryzyko, że zostaną one uznane za ukryte umowy o pracę. Państwowa Inspekcja Pracy zapowiada, że od 2026 roku zintensyfikuje kontrole mające na celu wykrywanie takich sytuacji. Inspektorzy będą dokładnie sprawdzać, czy współpraca nie nosi znamion stosunku pracy. Czerwona lampka zapala się, gdy zleceniobiorca wykonuje zadania pod stałym nadzorem przełożonego, w ściśle wyznaczonym miejscu i czasie, a także przy użyciu narzędzi zapewnionych przez firmę. Jeśli PIP uzna umowę zlecenia za umowę o pracę, konsekwencje finansowe są bardzo poważne. Firma musi wstecznie uregulować pełne składki ZUS, zaliczki na podatek oraz wypłacić świadczenia pracownicze, takie jak wynagrodzenie za niewykorzystany urlop. Skalę problemu obrazują dane z 2024 roku, kiedy wykryto ponad 15 tysięcy nieprawidłowości, a średnia kwota roszczeń na jednego pracownika wyniosła 28 500 zł.
Podcasty
Playlisty tematyczne
