W trakcie kontroli inspektor pracy ma ustalić, jak przedsiębiorca przestrzega prawa pracy, w szczególności przepisów i zasad bezpieczeństwa i higieny pracy, oraz zbadać, czy stosuje się do przepisów o legalności zatrudnienia. Inspektor pracy może przeprowadzić w twojej firmie kontrolę bez zapowiedzi, o każdej porze dnia i nocy. Jest więc inaczej niż w przypadku większości organów kontrolnych, które prowadzą kontrolę w dniach i godzinach działalności przedsiębiorcy.
Co ci grozi
Nie możesz w żaden sposób przeszkadzać czy uniemożliwiać inspektorowi w przeprowadzeniu kontroli. Jeśli nie chcesz mu udostępnić miejsc, które zamierza skontrolować, lub odmówisz udzielenia żądanych informacji, inspektor może to uznać za wykroczenie, za które grozi kara grzywny od 1 tys. do 30 tys. zł. Udaremnianie (całkowite uniemożliwianie wykonywania kontroli, np. niewpuszczanie inspektora na teren firmy) lub utrudnianie czynności kontrolnych (zakłócenie przebiegu kontroli w stopniu uniemożliwiającym w ogóle lub w części osiągnięcie jej celu) może być uznane nawet za przestępstwo i wówczas grozi ci kara pozbawienia wolności do lat 3. O tym, czy działanie pracodawcy zostanie zakwalifikowane jako wykroczenie czy jako przestępstwo, decyduje inspektor pracy.
Inspektor pracy w wyniku przeprowadzonego postępowania może wydać decyzję, zastosować wystąpienie, skierować powództwo lub nałożyć karę grzywny.
Jeśli stwierdzi naruszenie przepisów prawa, ma obowiązek zawiadomić o tym właściwe instytucje:
- Zakład Ubezpieczeń Społecznych - jeśli doszło do przekroczenia przepisów w zakresie ubezpieczeń społecznych;
- urząd kontroli skarbowej - jeśli doszło do przekroczenia przepisów prawa podatkowego;
- policję i straż graniczną - jeśli doszło do przekroczenia przepisów o cudzoziemcach.
Za wykryte w twojej firmie nieprawidłowości inspektor pracy może nałożyć mandat w wysokości od 1 do 2 tys. zł. Jeśli popełnisz wykroczenie dwa razy w ciągu 2 lat od ostatniego ukarania, możesz dostać mandat nawet do 5 tys. zł.
Jakie masz obowiązki
Pracodawca ma ustawowy obowiązek współdziałania z inspekcją pracy w trakcie prowadzonej przez nią kontroli. Musisz zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych. Ma on prawo przesłuchiwać pracowników, byłych pracowników, osoby zatrudnione na innej podstawie i byłych współpracowników. Może od nich żądać wyjaśnień ustnych i pisemnych, a ty jako szef firmy powinieneś mu zapewnić możliwość przesłuchania tych osób.
Postaraj się udostępnić inspektorowi samodzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem (jeśli jest to możliwe), w którym będzie mógł on zapoznać się z dokumentami oraz swobodnie rozmawiać z pracownikami i innymi osobami, od których będzie żądał informacji. Na żądanie inspektora masz obowiązek przedstawiać mu niezwłocznie wskazane materiały i dokumenty (w tym akta osobowe pracowników i umowy dotyczące tzw. osób samozatrudnionych) oraz udzielać niezbędnych informacji. Poza tym musisz umożliwić inspektorowi dostęp do wszystkich pomieszczeń w firmie. Jeśli istnieje zagrożenie, że podczas kontrolowania pomieszczeń lub w trakcie zapoznawania się z procesami technologicznymi ubranie inspektora może się zniszczyć lub zabrudzić albo jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, powinieneś zapewnić mu odzież roboczą lub środki ochrony indywidualnej.
Musisz także wskazać (na piśmie) osobę uprawnioną do reprezentowania ciebie w trakcie kontroli, a szczególnie w czasie twojej nieobecności. Jeśli tego nie zrobisz, popełniasz wykroczenie.
Co sprawdza inspektor pracy
Kontrole w zakresie prawnej ochrony pracy dotyczą głównie:
- stosunku pracy - np. sposób prowadzenia akt osobowych pracowników, posiadanie przez pracodawcę niezbędnych zaświadczeń związanych z dopuszczeniem pracownika do pracy, zasady zawierania i rozwiązywania umów o pracę, kontrola legalności zatrudnienia,
- wypłaty wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy - np. terminowość wypłacania pensji pracownikom, sposób ustalania wysokości wynagrodzenia i dokonywania ewentualnych potrąceń, zasady wypłacania: premii, nagród oraz dodatków,
- czasu pracy - np. rozliczanie i dokumentowanie pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, zapewnianie pracownikom odpowiednich okresów odpoczynku, stosowanie przez pracodawcę przepisów o dyżurach i przerwach w pracy, prawidłowość zastosowania przez pracodawcę określonego systemu czasu pracy,
- urlopów pracowniczych - np. ustalanie wymiaru urlopów przysługujących pracownikom, sprawdzanie planu urlopów,
- uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem - np. przestrzeganie przez pracodawcę uprawnień kobiet w ciąży oraz matek karmiących, wykorzystywanie urlopów macierzyńskich i wychowawczych,
- zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych - np. zasady sporządzania umów w celu przygotowania zawodowego, sposób przeprowadzania przygotowania zawodowego młodocianych pracowników, czas pracy i udzielanie pracownikom młodocianym urlopów wypoczynkowych, zasady i warunki zatrudniania pracowników niepełnosprawnych.
Kontrole w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy - obejmują takie kwestie, jak np. badania lekarskie pracowników (badania wstępne, okresowe, kontrolne), kontrola szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, sprawdzanie, czy pracodawca dokonał oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy, wypadki przy pracy, stan miejsc pracy i pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, sprawdzeniu funkcjonowania w firmie służby bhp.
Kontrole w zakresie legalności zatrudnienia dotyczą:
- informowania powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu bezrobotnego lub powierzeniu mu wykonywania innej pracy zarobkowej,
- opłacania składek na Fundusz Pracy,
- dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia takiej działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru,
- prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.
