Podbicie zagranicznych rynków dla polskiego przedsiębiorcy może być trudne ze względu na skomplikowane procedury prawne i wysokie koszty. Taniej i prościej jest w przypadku eksportowania usług, z uwagi na nowe technologie, wystawić fakturę zagraniczną.
Przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi dla klientów spoza Polski, powinni zwrócić uwagę, jak prawidłowo rozliczać i dokumentować faktury zagraniczne. Wystawiając ją, przedsiębiorcy powinni zwracać uwagę na: język, datę, walutę, a także rozliczenie podatku VAT. Należy także wiedzieć, jak powyższe kwestie rozliczamy, w przypadku kiedy nabywca zagraniczny jest przedsiębiorcą, a jak - kiedy jest osobą fizyczną.
Kiedy wystawić fakturę
Jeżeli chodzi o datę rozliczenia zagranicznego kontrahenta, to ta w 2014 roku uległa zmianie. Faktury dla klientów zagranicznych powinny być wystawiane w takim samym terminie, jak w przypadku transakcji krajowych, to znaczy, że należy ją wystawić najpóźniej do 15. dnia miesiąca następującego po miesiącu, w którym wykonano usługę bądź dokonano dostawy. Ponadto dokument księgowy można wystawić wcześniej, bo aż do 30 dni przed sprzedażą, czyli rzeczywistym wykonaniem usługi. Najlepiej podczas uzgadniania warunków współpracy ustalić z klientem, kiedy i jak faktura ma zostać przekazana.
Rozliczanie VAT
Przedsiębiorcy, którzy będą wystawiali fakturę dla zagranicznego nabywcy, powinni zwrócić uwagę na to, czy jest on przedsiębiorcą czy konsumentem. Jeżeli nabywcą jest inna firma, należy wystawić fakturę w kwocie netto, bez wskazywania podatku VAT, ponieważ podatek rozlicza usługobiorca. Polski przedsiębiorca nie dolicza VAT do sprzedawanej usługi. Mimo to eksport usług należy odpowiednio dokumentować, aby w razie kontroli jasne było, dlaczego nie rozliczono VAT i jaki powstał przychód z tytułu transakcji zagranicznych. Natomiast jeżeli przedsiębiorca wystawia fakturę osobie fizycznej z zagranicy, musi rozliczyć VAT jak w przypadku usług krajowych. Faktura zawiera wskazaną wartość netto usługi oraz kwotą należnego podatku z zastosowaniem stawki obowiązującej dla danej usługi w Polsce. Zdarzają się także sytuacje, kiedy zagraniczny przedsiębiorca nie jest zarejestrowany w danym kraju jako czynny VAT-owiec bądź podatek ten nie występuje. Dla polskiego sprzedawcy nie jest to jednak istotne, ponieważ w tej sytuacji obowiązek rozliczenia podatku dalej należy do nabywcy usługi.
Faktura w języku obcym
Kiedy przedsiębiorca z Polski będzie wystawiał fakturę kontrahentowi, powinien wziąć pod uwagę, że dokument powinien był zrozumiały dla obu stron transakcji. Najczęściej sprzedawca i nabywca umawiają się na fakturę w języku angielskim, jednak przepisy zezwalają na wystawienie dokumentu także w języku ojczystym kontrahenta. Zakaz istnieje jedynie wówczas, jeżeli nabywcą usługi jest Polak. W przypadku kiedy sprzedawca prowadzi KPiR (księgę przychodów i rozchodów), wszystkie dokumenty powinny być w języku polskim. Ponadto organy podatkowe mogą wymagać przedstawienia w języku polskim faktur dokumentujących zakupy od zagranicznego sprzedawcy. Tego typu dokumentów nie trzeba jednak tłumaczyć na bieżąco, ponieważ wystarczy to zrobić na żądanie fiskusa. Toteż wygodne i praktyczne będzie księgowanie i przechowywanie dokumentów księgowych w obu językach.
W jakiej walucie
Kwoty na dokumencie księgowym za nabytą usługę mogą figurować w dowolnej walucie. Jest to wyłącznie kwestia ustaleń z nabywcą. Zagraniczny klient może zażyczyć sobie wystawienia faktury w obcej walucie. Jednak należy pamiętać, że na potrzeby zapisów w KPiR, przeliczenie kwoty na złotówki jest obowiązkowe. Dotyczy to także sytuacji, jeżeli po stronie sprzedawcy leży obowiązek rozliczenia podatku VAT. Z pewnością bowiem warto zadbać o wygodę klienta, któremu łatwiej rozliczyć transakcję udokumentowaną. Do celów rozliczeń polskiego przedsiębiorcy kwoty w obcej walucie przelicza się na złotówki, stosując średni kurs podany przez Narodowy Bank Polski z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień uzyskania przychodu. Warto zwrócić uwagę także na to, czy zapłata faktury nastąpiła w innym terminie niż dzień jej wystawienia, ponieważ mogą powstawać różnice kursowe. W zależności od kształtowania się kursu danej waluty w danym momencie mogą one stanowić przychód lub koszt przedsiębiorcy.
Aby właściwie dokumentować eksport usług, należy przechowywać faktury VAT, bankowe dowody wpłaty, wyciągi z kont płatności online (np. PayPal), umowy zawierane z zagranicznym kontrahentem. Aby zwiększyć bezpieczeństwo, warto przechowywać także korespondencję e-mailową. Przychód podlegający podatkowi dochodowemu z tytułu wykonanych usług zagranicznych należy rozpoznać na podstawie wystawionej faktury.
Informacje, które zawieramy w fakturze zagranicznej
Faktura dla zagranicznego przedsiębiorcy musi zawierać takie informacje, jak:
? nazwy i adresy sprzedawcy oraz nabywcy usług,
? numery NIP sprzedawcy i nabywcy,
? datę wystawienia faktury,
? zakres wykonanej usługi,
? cenę usługi netto,
? wartość sprzedaży netto,
? sumę wartości sprzedaży usług niepodlegających opodatkowaniu,
? zwrot "odwrotne obciążenie", który informuje o tym, że podatek rozlicza nabywca.
