Kiedy odwiedzi cię Inspekcja Pracy

Jeśli jesteś właścicielem firmy, musisz liczyć się z tym, że będziesz kontrolowany przez różne instytucje i urzędy. Możesz jednak wymagać, by inspektor przestrzegał twoich praw i zasad kontroli oraz nie nadużywał swoich uprawnień.

Państwowa Inspekcja Pracy kontroluje pracodawców w zakresie przestrzegania przepisów prawa pracy, w tym bezpieczeństwa i higieny pracy, a także legalności zatrudnienia. Nowelizacja ustawy o PIP, która weszła w życie 8 sierpnia 2011 r., m.in. dała inspektorom nowe uprawnienia w kwestii nakładania mandatów oraz nakazała pracodawcom płacić za badania i pomiary czynników szkodliwych i uciążliwych w środowisku pracy.

Żądaj dokumentów

Inspektorzy pracy mogą przeprowadzić w twojej firmie kontrole bez zapowiedzi, o każdej porze dnia i nocy. Inspektor pracy rozpoczyna kontrolę od zgłoszenia swojej obecności w firmie oraz od okazania legitymacji służbowej i upoważnienia. Przedstawia je pracodawcy lub osobie upoważnionej do jego reprezentowania w czasie kontroli. Inspektor ma obowiązek przedstawić upoważnienie, tylko gdy kontroluje przedsiębiorców (np. musi przedstawić upoważnienie w razie kontroli np. spółki, a nie ma takiego obowiązku, gdy kontroluje np. szkołę publiczną).

Co w upoważnieniu

Upoważnienie powinno zawierać m.in.: =wskazanie podstawy prawnej przeprowadzenia kontroli,

- imię i nazwisko, stanowisko służbowe inspektora oraz numer jego legitymacji,

- określenie zakresu kontroli,

- wskazanie daty rozpoczęcia i przewidywanego terminu jej zakończenia.

Kontrolę może prowadzić inspektor wskazany w upoważnieniu. Jeśli się okaże, że kontynuować ją musi inny inspektor, musi przedstawić odrębne upoważnienie. Możliwe jest rozpoczęcie kontroli niezwłocznie, bez wymaganego upoważnienia, tylko na podstawie legitymacji, ale tylko wtedy, gdy istnieje uzasadnione podejrzenie zagrożenia życia lub zdrowia pracowników - np. pracujących na wysokości bez zabezpieczeń przed upadkiem czy w niezabezpieczonych wykopach itp. Jeżeli kontrola rozpocznie się bez upoważnienia, jedynie po okazaniu samej legitymacji, to inspektor powinien dostarczyć ci upoważnienie niezwłocznie, a najpóźniej w terminie 7 dni od dnia jej rozpoczęcia.

Jakie masz obowiązki

Pracodawca ma ustawowy obowiązek współdziałania z inspekcją pracy w trakcie prowadzonej przez nią kontroli. Musisz zapewnić inspektorowi warunki i środki niezbędne do sprawnego przeprowadzenia czynności kontrolnych. Inspektor ma prawo przesłuchiwać pracowników, byłych pracowników, osoby zatrudnione na innej podstawie i byłych współpracowników. Może od nich żądać wyjaśnień ustnych i pisemnych, a ty jako szef firmy powinieneś mu zapewnić możliwość przesłuchania tych osób. Postaraj się udostępnić inspektorowi samodzielne pomieszczenie z odpowiednim wyposażeniem (jeśli jest to możliwe), w którym będzie mógł on zapoznawać się z dokumentami oraz swobodnie rozmawiać z pracownikami i innymi osobami, od których będzie żądał informacji. Na żądanie inspektora masz obowiązek przedstawiać mu niezwłocznie wskazane materiały i dokumenty (w tym akta osobowe pracowników i umowy dotyczące tzw. osób samozatrudnionych) oraz udzielać niezbędnych informacji. Poza tym musisz umożliwić inspektorowi dostęp do wszystkich pomieszczeń w firmie. Jeśli istnieje zagrożenie, że podczas kontrolowania pomieszczeń lub w trakcie zapoznawania się z procesami technologicznymi ubranie inspektora może się zniszczyć lub zabrudzić albo jest to konieczne ze względów bezpieczeństwa, powinieneś zapewnić mu odzież roboczą lub środki ochrony indywidualnej.

Musisz także wskazać (na piśmie) osobę uprawnioną do reprezentowania ciebie w trakcie kontroli, a szczególnie w czasie twojej nieobecności. Jeśli tego nie zrobisz, popełniasz wykroczenie.

Nietypowe metody

Aby skutecznie kontrolować przestrzeganie prawa, inspektorzy pracy mogą stosować niestandardowe metody - np. obserwować lub monitorować firmę za pomocą kamer wideo, śledzić doniesienia prasowe oraz informacje pojawiające się w Internecie. Gdy sprawdzają przestrzeganie przepisów dotyczących czasu pracy, kontrolują nie tylko oficjalną ewidencję prowadzoną przez pracodawcę, ale także zeszyty wejść i wyjść z firmy (prowadzone np. przez pracowników ochrony). Mogą także sprawdzić czas zalogowania się pracownika w każdym komputerze lub kasie fiskalnej i skonfrontować go z oficjalną ewidencją czasu pracy. Kontrolując legalność zatrudnienia inspektorzy PIP współpracują m.in. z policją i strażą graniczną.

Co musisz udostępnić kontrolerowi

W trakcie wykonywania czynności kontrolnych, w zależności od zakresu tematycznego kontroli, masz obowiązek udostępnić inspektorowi:

- akta osobowe pracowników (sposób ich prowadzenia oraz warunki ich przechowywania),

- akta wewnątrzzakładowe: układ zbiorowy pracy, regulamin pracy, regulamin wynagradzania,

- ewidencję czasu pracy, listy obecności pracowników lub inne dokumenty służące do rejestracji czasu pracy, jak np. wydruki wejść i wyjść rejestrowane w czytnikach kart elektronicznych,

- harmonogramy czasu pracy, które pracodawca powinien tworzyć dla pracowników zatrudnionych w różnych dniach i godzinach (praca zmianowa lub równoważny system czasu pracy),

- druki delegacji, z których wynikają informacje o czasie odbytych przez pracowników podróży służbowych,

- umowy o pracę,

- wykaz prac szczególnie niebezpiecznych lub związanych z dużym wysiłkiem fizycznym,

- plan urlopów, wnioski urlopowe składane przez pracowników,

- zaświadczenie o wpisie do Ewidencji Działalności Gospodarczej bądź odpisu z rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego (w przypadku kontroli legalności zatrudnienia),

- pisemną umowę o współpracy z przychodnią medycyny pracy, jeśli taka została zawarta,

- zaświadczenia lekarskie potwierdzające badania lekarskie pracowników,

- zaświadczenia potwierdzające odbycie szkoleń bhp przez pracowników, programy szkoleń w zakresie bhp oraz dzienniki szkoleń,

- dokumenty potwierdzające dokonanie oceny ryzyka zawodowego na stanowiskach pracy, oświadczenia pracowników o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym,

- rejestr wypadków przy pracy.

Co w protokole pokontrolnym

Po zakończeniu kontroli inspektor pracy sporządza protokół, który powinieneś podpisać. Protokół kontroli powinien zawierać:

- nazwę firmy w pełnym brzmieniu, jej adres oraz numer z krajowego rejestru urzędowego podmiotów gospodarki narodowej (REGON) oraz numer identyfikacji podatkowej (NIP);

- imię i nazwisko oraz stanowisko służbowe inspektora pracy;

- imię i nazwisko osoby reprezentującej kontrolowaną firmę;

- datę rozpoczęcia działalności przez firmę oraz datę objęcia stanowiska przez osobę reprezentującą firmę w czasie kontroli;

- oznaczenie dni, w których przeprowadzano kontrolę;

- informację o realizacji wcześniejszych decyzji i wystąpień inspektorów Państwowej Inspekcji Pracy oraz wniosków, zaleceń i decyzji innych instytucji kontroli i nadzoru nad warunkami pracy;

- opis stwierdzonych naruszeń prawa oraz inne informacje mające istotne znaczenie dla wyników kontroli;

- informację o pobraniu próbek surowców i materiałów używanych, wytwarzanych lub powstających w toku produkcji;

- treść decyzji ustnych i poleceń oraz informację o terminach ich realizacji;

- informację o liczbie i rodzaju udzielonych porad z zakresu prawa pracy;

- wyszczególnienie załączników stanowiących część protokołu;

- informacje o osobach, w obecności których przeprowadzano kontrolę;

- wzmiankę o wniesieniu lub niewniesieniu zastrzeżeń do treści protokołu oraz ewentualnym usunięciu stwierdzonych nieprawidłowości przed zakończeniem kontroli;

- datę i miejsce podpisania protokołu przez osobę kontrolującą oraz przez osobę reprezentującą kontrolowana firmę.

Jeśli nie zgadzasz się z niektórymi ustaleniami, to przed podpisaniem możesz złożyć (na piśmie) umotywowane zastrzeżenie w terminie 7 dni od przedstawienia protokołu. Inspektor musi je zbadać i jeśli stwierdzi, że są one zasadne, to powinien zmienić lub uzupełnić protokół kontroli. Po zakończeniu kontroli inspektor pracy powinien zostawić ci kopię protokołu kontrolnego.

Jeżeli w toku kontroli stwierdzono wykroczenia wynikające z naruszenia przepisów ustawy o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy, to inspektor ma prawo przeprowadzić postępowanie mandatowe lub wystąpić do sądu z wnioskiem o ukaranie osób odpowiedzialnych za stwierdzone nieprawidłowości.

Gdy utrudniasz kontrolę

Nie możesz w żaden sposób przeszkadzać inspektorowi w przeprowadzeniu kontroli. Jeśli uniemożliwisz mu wejście do miejsc, które zamierza skontrolować, lub odmówisz udzielenia żądanych informacji, inspektor może to uznać za wykroczenie, za które grozi kara grzywny od 1000 do 30 000 zł. Udaremnianie lub utrudnianie czynności kontrolnych może być uznane także za przestępstwo i wówczas grozić ci może kara pozbawienia wolności do lat 3. O tym, czy działanie pracodawcy zostanie zakwalifikowane jako wykroczenie, czy jako przestępstwo, decyduje inspektor pracy.

Co sprawdza inspektor pracy podczas kontroli

Kontrole w zakresie prawnej ochrony pracy dotyczą głównie:

-  stosunku pracy - np. sposób prowadzenia akt osobowych pracowników, posiadanie przez pracodawcę niezbędnych zaświadczeń związanych z dopuszczeniem pracownika do pracy, zasady zawierania i rozwiązywania umów o pracę, kontrola legalności zatrudnienia;

-  wypłaty wynagrodzeń za pracę i innych świadczeń wynikających ze stosunku pracy - np. terminowość wypłacania pensji pracownikom, sposób ustalania wysokości wynagrodzenia i dokonywania ewentualnych potrąceń, zasady wypłacania: premii, nagród oraz dodatków;

-  czasu pracy - np. rozliczanie i dokumentowanie pracy w godzinach nadliczbowych, w niedziele i święta, zapewnianie pracownikom odpowiednich okresów odpoczynku, stosowanie przez pracodawcę przepisów o dyżurach i przerwach w pracy, prawidłowość zastosowania przez pracodawcę określonego systemu czasu pracy;

-  urlopów pracowniczych - np. ustalanie wymiaru urlopów przysługujących pracownikom, sprawdzanie planu urlopów;

-  uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem - np. przestrzeganie przez pracodawcę uprawnień kobiet w ciąży oraz matek karmiących, wykorzystywanie urlopów macierzyńskich i wychowawczych;

- zatrudniania młodocianych i osób niepełnosprawnych - np. zasady sporządzania umów w celu przygotowania zawodowego, sposób przeprowadzania przygotowania zawodowego młodocianych pracowników, czas pracy i udzielanie pracownikom młodocianym urlopów wypoczynkowych, zasady i warunki zatrudniania pracowników niepełnosprawnych.

Kontrole w zakresie przestrzegania zasad bezpieczeństwa i higieny pracy obejmują takie kwestie, jak np.:

-  badania lekarskie pracowników (badania wstępne, okresowe, kontrolne), kontrola szkoleń w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy, sprawdzanie, czy pracodawca dokonał oceny ryzyka zawodowego na poszczególnych stanowiskach pracy, wypadki przy pracy, stan miejsc pracy i pomieszczeń higieniczno-sanitarnych, sprawdzenie funkcjonowania w firmie służby bhp.

Kontrole w zakresie legalności zatrudnienia dotyczą:

- informowania powiatowych urzędów pracy o zatrudnieniu bezrobotnego lub powierzeniu mu wykonywania innej pracy zarobkowej,

- opłacania składek na Fundusz Pracy,

- dokonania wpisu do rejestru agencji zatrudnienia działalności, której prowadzenie jest uzależnione od uzyskania wpisu do tego rejestru,

- prowadzenia agencji zatrudnienia zgodnie z warunkami określonymi w przepisach o promocji zatrudnienia i instytucjach rynku pracy.