Innym ograniczeniem, tym razem rozstrzygającym o zaliczeniu bądź niezaliczeniu do kosztów podatkowych całości kosztów imprezy, jest okoliczność, czy zostali na nią zaproszeni wyłącznie pracownicy i współpracownicy firmy (osoby zatrudnione na umowę o dzieło lub zlecenie), czy też wzięły w niej udział także osoby z zewnątrz: np. przedstawiciele innych firm. W takim wypadku imprezy nie można będzie potraktować jako integracyjnej i w rezultacie wiążącej się z uzyskaniem przychodu przedsiębiorstwa. Koszty poniesione w związku z jej zorganizowaniem staną się kosztami reprezentacyjnymi firmy. Co więcej, jeśli chcesz koszty zorganizowania firmowej imprezy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów, nie możesz zapraszać na nią również członków rodzin pracowników. Zasada jest jasna: jeśli impreza ma być integracyjna, ma się odbyć wyłącznie w gronie pracowników i współpracowników. Musi bowiem istnieć związek między wydatkiem poniesionym na imprezę a przychodem firmy.
Żeby wliczyć w koszty
Aby koszty firmowej imprezy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów:
1. musi mieć ona związek z prowadzoną działalnością gospodarczą;
2. wydatki na imprezę służbową nie mogą być wymienione w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ust. 1 ustawy o PIT i art. 16 ustawy o CIT);
3. nie mogą brać w niej udziału osoby trzecie, spoza przedsiębiorstwa;
4. wydatki muszą być udokumentowane prawidłowo oraz w sposób niebudzący wątpliwości.
A może bony na święta
Jeśli nie uda ci się zorganizować w firmie wielkanocnego śniadania, możesz pomyśleć o bonach podarunkowych.
Zakup bonów powinien zostać w całości sfinansowany ze środków zakładowego funduszu świadczeń socjalnych, muszą one stanowić pomoc socjalną i być przyznane zgodnie z regulaminem zakładowego funduszu socjalnego. Tylko wtedy od przekazanych pracownikom bonów towarowych nie będziesz musiał płacić składek ZUS. Ich wartości nie trzeba też będzie uwzględniać w podstawie wymiaru składki zdrowotnej. Nie możesz przyznać wszystkim pracownikom bonów towarowych w jednakowej wartości, niezależnie od ich sytuacji życiowej, rodzinnej oraz materialnej. Jeśli tak zrobisz, organy kontroli potraktują je jako dodatek do wynagrodzenia, od którego jako pracodawca zobowiązany będziesz naliczyć i odprowadzić składki ZUS oraz pobrać zaliczkę na podatek dochodowy.
Natomiast bony świąteczne przyznane byłym pracownikom (emerytom i rencistom) są zwolnione od podatku bez względu na źródło ich finansowania pod warunkiem, że dochody nie przekraczają w roku podatkowym kwoty 2280 zł. Od nadwyżki ponad tę kwotę powinieneś pobrać 10-proc. zryczałtowany podatek dochodowy. Jeśli natomiast bony są finansowane z własnych środków, to nie będą zwolnione ze składek. Rozliczając się z fiskusem, możesz je wprawdzie wliczyć do kosztów uzyskania przychodu, ale musisz odprowadzić podatek od wartości bonów przekazanych pracownikom.
Wydatki związane z organizowaniem dla pracowników spotkań integracyjnych, wiążących się z funkcjonowania firmy, to tak zwane koszty pracownicze. Ich poniesienie wiąże się z uzyskaniem przychodu przedsiębiorstwa, można więc zaliczyć je do kosztów uzyskania przychodów. To, w jaki sposób zorganizowanie wielkanocnego śniadania przekłada się na osiągnięcie przychodów firmy, łatwo uzasadnić.
Koszty sukcesu
Celem imprezy okolicznościowej zawsze jest integracja pracowników. Chodzi tu zarówno o integrację zespołu, jak i o silniejsze utożsamianie się ich z firmą. Dlatego koszty zorganizowania firmowego "jajeczka" przed Wielkanocą są ponoszone po to, aby - zgodnie z ustawą o podatku dochodowym od osób fizycznych - uzyskać przychód (zachować i zabezpieczyć źródło przychodów). Pracownicy przedsiębiorstwa, którzy, również dzięki tego typu imprezom, są między sobą zintegrowani, pracują znacznie efektywniej. Firma uzyskuje więc większe przychody od takiej, której pracownicy traktowani są wyłącznie jak tryby w maszynie. Na uzyskiwanie przychodów wpływa także i to, że z przedsiębiorstwem czują się związani jego współpracownicy. Temu również sprzyjają imprezy integracyjne, w tym firmowe "jajeczka".
Czego nie wliczysz w koszty
Poniesienie wydatków na organizację "jajeczka" można zaliczyć do kosztów podatkowych i rozliczyć jako koszty uzyskania przychodu, jednak z pewnym wyjątkiem. Z kosztów należy wyłączyć wydatki poniesione na alkohol. Jeśli więc z okazji przedświątecznego "jajeczka" na firmowym stole znajdzie się np. wino, wydatki poniesione na jego zakup trzeba będzie odjąć od kosztów imprezy przed zaliczeniem ich do kosztów uzyskania przychodów.
