To właśnie na pracodawcy ciąży m.in. obowiązek opłacania podatku, składek do ZUS - w tym również za członków rodziny swojego podwładnego. Ogrom czekającej na pracodawcę papierologii może przerażać, ale może sobie z tym sprawnie poradzić, zlecając rachunkowość firmie zewnętrznej.
Zanim nasz szef wybierze się do Zakładu Ubezpieczeń Społecznych, żeby zgłosić zatrudnienie nowego pracownika, musi wybrać formę zatrudnienia - bowiem nie przy każdej z nich ma taki obowiązek. Do wyboru są umowy o pracę: na czas nieokreślony, na czas określony, na okres próbny oraz na czas wykonania określonej pracy. Pracodawca może zdecydować się również na umowę cywilnoprawną (umowa-zlecenie lub o dzieło). Jeżeli praca odbywać się będzie w stałym miejscu, o stałej porze, pod kierownictwem przełożonego, nie może on zastosować innego zatrudnienia niż umowa o pracę.
Lekarz i szkolenie BHP
Przepisy, które obowiązują pracodawcę, wynikają głównie z Kodeksu pracy, Kodeksu cywilnego, Ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz Ustawy o podatku dochodowym od osób fizycznych. Zagadnienia związane z czasem pracy, wynagrodzeniem i urlopami znajdują się w Kodeksie pracy. W podstawowym zakresie reguluje on także kwestie dotyczące ochrony zdrowia oraz bezpieczeństwa i higieny pracy.
Bardzo ważną kwestią jest szkolenie BHP. Nie jest ono jednak obowiązkowe dla każdego pracownika. W przypadku jednoosobowej działalności gospodarczej jest ono zbędne, pod warunkiem że przy jej prowadzeniu pomagają osoby spokrewnione. Z przeprowadzania szkoleń BHP zwolniony jest też pracownik zatrudniony na podstawie umowy cywilnoprawnej (umowy-zlecenia i o dzieło).
Podobnie rzecz ma się w przypadku badań lekarskich, które swojemu nowemu podwładnemu zleca pracodawca na swój koszt. Mają one wykazać zdolność do pracy na danym stanowisku. Z wizyty u lekarza zwolnione są osoby, które są przyjmowane ponownie do pracy u danego pracodawcy na to samo stanowisko na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej w ciągu miesiąca po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.
Zgłoszenie pracownika
Podobnie jak w przypadku przeszkolenia z zakresu bezpieczeństwa i higeny pracy, zgłoszenie nowo zatrudnionej osoby jest uzależnione od stosunku pracy. Oprócz tradycyjnej umowy o pracę zgłoszeniu podlega umowa-zlecenie przy założeniu, że stanowi ona jedyne zatrudnienie pracownika. Natomiast obowiązkowym ubezpieczeniem w ZUS nie są objęci uczniowie i studenci do 26. roku życia, ponieważ w ich imieniu składki odkładają rodzice lub szkoły oraz uczelnie państwowe.
Zgłoszenie pracownika do obowiązkowych ubezpieczeń społecznych: emerytalnego, rentowych, chorobowego i wypadkowego, oraz ubezpieczenia zdrowotnego pracodawca dokonuje na druku zgłoszeniowym ZUS ZUA. Musi zrobić to najpóźniej siedem dni od momentu podpisania umowy z pracownikiem, licząc od następnego dnia po nawiązaniu stosunku pracy. Jeśli ostatni dzień zgłoszenia przypada w niedzielę albo w święto, to do urzędu należy się udać w najbliższy dzień roboczy. Na miejscu pracodawcy do wypełnienia formularza potrzebny będzie jedynie nr PESEL pracownika lub w wyjątkowych sytuacjach numer i seria jego dowodu tożsamości.
Składki na czas
Comiesięczne składki na ubezpiecznia społeczne i zdrowotne to jeden z dwóch głównych obowiązków pracodawcy. Drugi to odprowadzanie podatku od dochodu pracowników. W tym celu musi on rozliczać wynagrodzenie wszystkich swoich podwładnych, bez względu na formę zatrudnienia. Regularnie należy wpłacić zaliczkę na podatek z tego tytułu do 20. dnia każdego kolejnego miesiąca. Więcej zachodu jest z comiesięcznymi deklaracjami ZUS DRA wraz z raportami imiennymi za pracowników - są składane do 15. dnia następnego miesiąca.
Za osoby zatrudnione na umowę o pracę pracodawca opłaca też (z własnych środków) składkę na Fundusz Pracy (wynosi ona 2,45 proc. podstawy wymiaru) oraz składki na Fundusz Gwarantowanych Świadczeń Pracowniczych (0,10 proc. podstawy wymiaru).
Jakby miesięczna papierologia nie była jeszcze wystarczająca, to rokrocznie pracownicy od swojego szefa otrzymują roczną informację o naliczonych składkach do ZUS, ewentualnych przerwach w ich opłacaniu oraz wypłaconych świadczeniach. Pracodawca jest zobowiązany przekazać raport za rok poprzedni najpóźniej do 28 lutego następnego roku.
Ogrom pracy i zawiłości prawne mogą sprawić trudności niejednemu pracodawcy. Tym bardziej, że oprócz wyżej wymienionych comiesięcznych i corocznych obowiązków pracodawcy dochodzi jeszcze przechowywanie dokumentów - nawet tych dotyczących byłych pracowników. Urząd skarbowy wymaga archiwizowania ich przez 5 lat, dotyczy to: faktur przychodowych i kosztowych, dokumentacji z kasy fiskalnej, ewidencji środków trwałych, ewidencji przebiegu pojazdu oraz deklaracji VAT. Dodatkowo przedsiębiorcy muszą na bieżąco informować odpowiednie organy i urzędy o wszelkich zmianach firmowych danych.
Gdy prowadzi się przedsiębiorstwo, trzeba być świadomym przyjmowanych na siebie zobowiązań, ale można tego po części uniknąć, zatrudniając fachowców, np. biuro rachunkowe, które za miesięczną opłatą zajmie się wypełnianiem formularzy, zeznań podatkowych i dopełnianiem innych formalności.
