Oprogramowanie dla przedsiębiorcy

W przypadku programów pomocnych w prowadzeniu firmy ważne jest, by były one zgodne z obowiązującymi ustawami dotyczącymi podatków, rachunkowości, VAT czy kodeksu pracy. Dlatego zanim wybierzemy oprogramowanie od konkretnego dostawcy, sprawdźmy, czy posiada on pozytywną opinię biegłych rewidentów, zrzeszeń księgowych czy audytorów systemów komputerowych, którzy zaświadczają o zgodności oprogramowania z obowiązującym prawem.Oferowane programy można podzielić na trzy podstawowe grupy:

Programy uniwersalne

Sprawdzają się przy prowadzeniu firmy handlowej, usługowej czy produkcyjnej, np. sklepu, hurtowni, zakładu usługowego, firmy produkcyjnej (np. wytwarzającej papierowe tacki, zamki błyskawiczne czy nakrętki do słoików). Zwykle występują one jako moduły obsługujące konkretny dział lub całe systemy wielomodułowe. Większość programów uniwersalnych stanowi oprogramowanie obsługujące rachunkowość, kadry, płace oraz magazyny.

Zestaw takiego oprogramowania oferuje większość producentów. Jest ono oferowane jako system składający się z kilku modułów lub sprzedawane jako oddzielne produkty. Możliwa jest niezależna praca poszczególnych aplikacji (np. do obsługi kadr) lub połączenie ich w system, w którym można wymieniać dane między modułami oprogramowania.

Wyjątkiem są programy Kadry i Płace, które z reguły są sprzedawane niezależnie od współpracujących z nimi większych systemów, ale na szczęście większość z nich może współpracować z systemami autorstwa innych firm.

W skład programów sprzedawanych jako system (składający się z kilku modułów) wchodzą najczęściej moduły: finansowo-księgowy, płace, kadry, ewidencja majątku trwałego, obrót towarowy i gospodarka materiałowa. Dane między nimi są przesyłane automatycznie. Moduły są skonstruowane tak, aby instalacja któregokolwiek z nich pozwalała na rozbudowę systemu – kupowanie kolejnego modułu, gdy firma się rozwija i ma nowe potrzeby.

Programy specjalistyczne

przeznaczone są dla firm zajmujących się ściśle określonym rodzajem działalności, np. hoteli, kancelarii prawnych, szkół. Często są one sprzedawane razem ze specjalnym sprzętem (np. program do magazynów ma dołączoną drukarkę i czytnik kodów kreskowych, a do szkół ma dołączone projektory).

Programy pomocnicze

Wspomagają pracę różnych działów firmy, zarządzają dokumentami, kontaktami z klientami (CRM) i służą do analizy ekonomicznej.

Koszt programu

Cena programu zależy od zakresu jego działania. Na prosty system obsługujący sprzedaż będziesz potrzebował do kilkuset złotych, a na program do pełnej obsługi księgowości już ok. 1 tys. zł netto. Wielomodułowe pakiety, całościowe rozwiązania pozwalające funkcjonować np. firmie handlowej, to wydatek nawet kilku tysięcy złotych.

Ważna decyzja

Aby zdecydować się na najlepszą ofertę, warto poznać opinie właścicieli małych firm lub informatyków instalujących takie oprogramowania w różnego typu przedsiębiorstwach. Istnieje również możliwość dostępu do wybranych programów przez Internet. Wówczas opłaty za korzystnie z takiego programu wnosi się co miesiąc. W tym czasie można przetestować program i poznać jego wady i zalety.