Budżet to podstawa
Budżet jest w firmie podstawowym narzędziem zarządzania. Na podstawie założeń przyjętych w budżecie podejmowane są kluczowe decyzje. Dobry budżet to taki, który pozwala zrównoważyć dzisiejsze wydatki z jutrzejszymi potrzebami i właściwie nimi zarządzać. Planując budżet firmy na przyszły rok, powinniśmy wziąć pod uwagę dwa elementy: wydatki (ile pieniędzy będziemy potrzebowali na bieżącą działalność firmy i inwestycje z nią związane) oraz wpływy do firmowej kasy (ile będziemy chcieli zarobić w nadchodzącym roku).
Budżet to stabilny rozwój
Budżet to narzędzie bardzo przydatne, bo umożliwia zaplanowanie stabilnego rozwoju firmy i ułatwia utrzymywanie płynności finansowej. Szczegółowa analiza budżetu pokaże nam, czy prowadzenie biznesu wciąż nam się opłaca. Znaczenie dobrze przygotowanego budżetu wzrasta szczególnie w trudnych czasach spowolnienia gospodarczego, kiedy firma wolniej się rozwija. Planując budżet na następny rok trzeba dobrze się zastanowić, czy być optymistą i liczyć na większe zyski, czy może lepiej poszukać oszczędności.
Budżet to kontrola
Dlaczego jeszcze warto tworzyć budżet? Bo możemy monitorować, ile nasza firma zarabia, a ile wydaje i na bieżąco to analizować. Budżet pomaga kontrolować wydatki oraz pozwala ocenić, co generuje największe koszty. Jeśli po przeanalizowaniu budżetu okaże się, że rzeczywiste wpływy i wydatki znacznie odbiegają od tych przewidzianych, powinno nam się zapalić światełko ostrzegawcze i wtedy trzeba zastanowić się, skąd się wzięły te rozbieżności.
Budżet to cel
Budżet firmy jest budżetem celowym – określa, co zamierzamy osiągnąć w swojej firmie i na co chcemy przeznaczyć środki. Jeśli np. wzięliśmy kredyt na rozpoczęcie działalności firmy, naszym celem może być spłacenie długu, a zatem należy to odpowiednio uwzględnić w budżecie. Jeśli np. zamierzamy w przyszłym roku kupić nowe maszyny, potrzebne nam będą pieniądze na wpłacenie zaliczki i też musimy to w budżecie uwzględnić. Trzeba więc konstruować swój budżet w zależności od zaplanowanego celu.
Jak przygotować budżet firmowy
Najczęściej jest sporządzany w formie tabeli: po jednej stronie wpisujemy wydatki, a po drugiej - dochody. Planowanie warto zacząć od wydatków. Najkosztowniejsi dla przedsiębiorcy są sami pracownicy i związane z tym koszty pracy. Trzeba dokładnie wyliczyć, ile będziemy potrzebować na wynagrodzenia dla nich (w tym premie, nagrody, odprawy). Po stronie wydatków należy ująć też wypłaty dla sezonowych pracowników zatrudnionych na umowy cywilnoprawne (np. umowa-zlecenie, umowa o dzieło). Po stronie z wydatkami znajdą się też stałe opłaty (np. czynsz i opłaty za media, telefon, internet). Jeśli planujemy większe lub mniejsze inwestycje (np. zakup nowych maszyn, rozbudowa hal produkcyjnych, powiększenie biura ), muszą się one znaleźć w budżecie po stronie wydatków. Od razu trzeba też dodać do budżetu koszty związane z zakupem nowego sprzętu (maszyny, komputery, drukarki, telefony komórkowe). Musimy wiedzieć, ile pieniędzy będziemy potrzebowali na ten cel.
Po tej stronie tabeli powinny znaleźć się również wydatki na promocję firmy oraz bonusy dla pracowników (np. dopłata do pakietu medycznego w niepublicznej placówce ochrony zdrowia).
Po stronie przychodów należy wpisać wszystkie planowane wpływy do budżetu. Trzeba realnie oceniać sytuację. W tym wypadku nadmierny optymizm może doprowadzić do nieplanowanych strat w budżecie, a w konsekwencji nawet do upadku firmy. Aby dobrze zaplanować dochody w nadchodzącym roku, warto przeanalizować budżety firmy z poprzednich lat. Porównać plany finansowe z faktyczną ich realizacją. Dobrze jest też sprawdzić aktualny stan w swojej branży i przewidzieć, na jakie wpływy do budżetu możesz liczyć w nowym roku. Jeśli prowadzimy przedsiębiorstwo produkcyjne, musimy oszacować, jakich zamówień możemy się spodziewać. W tym celu wstępnie ustalmy z bieżącymi kontrahentami dalszą współpracę i rozpocznijmy poszukiwania nowych zleceniodawców. Dokładnie przejrzyj terminy zamówień, które znajdują się w umowach. Pamiętaj, że w kryzysie nie można sobie pozwolić na utratę zamówień.
Najczęstsze błędy w budżecie firmowym
Najważniejsze, żeby budżet był realny, tak żeby w trakcie realizacji nie trzeba go było często zmieniać.
1. Przygotowanie budżetu na podstawie nieprawdziwych lub nieaktualnych założeń i danych – konieczne jest sprawdzenie wartości przychodów osiągniętych w ubiegłym roku oraz wysokości poniesionych kosztów.
2. Zbyt optymistyczne przewidywania dotyczące wpływów do firmowej kasy – zamówienia odbiorców naszych towarów czy mogą być mniejsze niż rok temu z powodu spowolnienia gospodarczego.
3. Brak elastyczności – budżet to nie jest sztywna konstrukcja, sytuacja na rynku w ciągu roku się zmienia. Dlatego powinien być tak opracowany, by była możliwość dostosowania prognoz do bieżących potrzeb. Jednak w miarę możliwości powinny to być raczej modyfikacje planu budżetowego niż wielkie rewolucje finansowe.
Najlepiej zaplanować budżet w podziale na poszczególne miesiące.
4. Niewłaściwe zaplanowanie kosztów stałych – by przewidzieć wydatki na przyszły rok, musimy zebrać wszystkie rachunki, prognozy z poprzedniego roku i je zsumować. Wówczas będziemy wiedzieli, jakiej kwoty nie wolno nam przekroczyć w nadchodzącym roku.
5. Niewłaściwe zaplanowanie kosztów związanych z robocizną – np. nieuwzględnienie w kosztach pracy wynagrodzeń pracowników sezonowych czy zatrudnionych na umowy cywilnoprawne w wydatkach na wynagrodzenia,
6. Zaplanowanie zwiększenia wyniku finansowego, kiedy wiadomo, że z powodu kryzysu w gospodarce czy sytuacji w konkretnej branży firma może gorzej się rozwijać i przynosić mniejsze zyski.
7. Niedokładne rozpoznanie rynku, np. nieuwzględnienie konkurencji.
8. Zaplanowanie budżetu na nadchodzący rok bez porównania z wykonaniem budżetu w poprzednich latach i bez sprawdzenia, jak zostały zrealizowane założone w ubiegłym roku plany finansowe.
9. Nieaktualizowanie budżetu - gdy np. w trakcie realizacji okaże się, że zmieniły się wydatki
10. Nieuwzględnienie w kosztach rezerwy na nieprzewidziane wydatki – np. konieczność naprawy maszyn czy urządzeń.
11. Zaplanowanie wydatków na inwestycje bez zapewnienia ich finansowania.
12. Zaplanowanie nakładów na reklamę i promocję w wysokości niewspółmiernej do możliwości finansowych firmy.
13.Ustalenie marży na niewłaściwym poziomie - koszty bezpośrednio związane z naszą usługą lub produktem.
