Przedsiębiorco, maile i SMS-y zyskały na znaczeniu przed sądem

Ustalanie kluczowych warunków umów między przedsiębiorcami nie na spotkaniach, lecz za pośrednictwem maili i SMS-ów, jest w dzisiejszych czasach powszechną praktyką. Często dochodzi w ten sposób również do zawarcia samej umowy. Zrównanie mocy dowodów w postaci maili i SMS-ów oraz tych złożonych za pomocą papierowej formy pisemnej, poświadczonej własnoręcznym podpisem w dużej mierze dostosowuje przepisy do realiów prowadzenia biznesu przy użyciu środków komunikacji elektronicznej.

Maile i sms-y to też dokumenty

Nowelizacja wprowadza nową formę czynności prawnej – formę dokumentową. Zgodnie z treścią art. 77 ust. 3 Kodeksu cywilnego: „dokumentem jest nośnik informacji umożliwiający zapoznanie się z jej treścią".
– Dokumentem w brzmieniu powyższego przepisu będzie więc mail, SMS, nagranie audio lub plik zapisany na przenośnym dysku pamięci – wyjaśnia Patrycja Słowińska, aplikant radcowski w kancelarii prawnej Rachelski i Wspólnicy. Jak dodaje: – Warto wskazać na fakt, że formę dokumentową od formy elektronicznej odróżnia brak konieczności stosowania bezpiecznego podpisu elektronicznego.

Sprawdź także: Od dziś komornik szybciej ściągnie pieniądze z konta

Wprowadzenie nowej formy składania oświadczeń woli odformalizuje relacje biznesowe oraz przyspieszy proces zawierania kontraktów handlowych.

Nowe problemy

Do zachowania formy dokumentowej konieczne jest jednak ustalenie osoby składającej oświadczenie woli. Ekspertka kancelarii podkreśla, że w praktyce może to zrodzić pewne problemy.
– Złożenie oświadczenia woli za pomocą maila lub SMS-a oznaczać może trudności w identyfikacji jego nadawcy, a więc osoby, która złożyła dane oświadczenie woli – podkreśla Patrycja Słowińska. – Problematyczne może być również ustalenie wersji dokumentu, która zawiera ostateczne postanowienia umowy.

Lepiej zapobiegać niż leczyć

Przedsiębiorcy mogą się zabezpieczyć przed takimi problemami. Jak? Jednym ze sposobów na to jest zastosowanie odpowiednich zabezpieczeń informatycznych, które mają za zadanie ochronę danych osobowych przedsiębiorców. Jak wynika z art. 76 k.c., przedsiębiorcy mogą także zastrzec w umowie, że: „określona czynność prawna między nimi ma być dokonana w szczególnej formie, wówczas czynność ta dochodzi do skutku tylko przy zachowaniu zastrzeżonej formy".

Czytaj też: 4,5 roku – tyle przedsiębiorca dochodzi swoich praw przed fiskusem

– Jeżeli nie ma określonych wymogów ustawowych, a przedsiębiorcy obawiają się skutków oświadczeń woli składanych w formie dokumentowej, mogą oni zastrzec w umowie wymóg dochowania bardziej rygorystycznej formy czynności prawnych np. formy pisemnej – tłumaczy ekspertka kancelarii Rachelski i Wspólnicy.
Ponadto zgodnie z art. 77 ust. 1 k.c.: „uzupełnienie lub zmiana umowy wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia".

Jak prawidłowo rozwiązać umowę?

Jak dodaje Patrycja Słowińska, warto zwrócić uwagę na fakt, że: „jeżeli umowa została zawarta w formie pisemnej, dokumentowej albo elektronicznej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron, jak również odstąpienie od niej albo jej wypowiedzenie wymaga zachowania formy dokumentowej (czyli np. mailem lub smsem), chyba że ustawa lub umowa zastrzega inną formę" (art. 77 § 2 k.c.). Jednakże: „jeżeli umowa została zawarta w innej formie szczególnej, jej rozwiązanie za zgodą obu stron wymaga zachowania takiej formy, jaką ustawa lub strony przewidziały w celu jej zawarcia; natomiast odstąpienie od umowy albo jej wypowiedzenie powinno być stwierdzone pismem" (art. 77 § 3 k.c.).

Omawiane zmiany wprowadziła Ustawa z 10 lipca 2015 r. o zmianie ustawy – Kodeks cywilny, ustawy – Kodeks postępowania cywilnego oraz niektórych innych ustaw, która weszła w życie 8 września 2016 r.