E-Doręczenia Poczty Polskiej obowiązkowe dla firm od kwietnia! Jak wdrożyć system?

E-Doręczenia: Cyfrowa rewolucja w komunikacji biznesowej nadchodzi!

Już od 1 kwietnia 2025 roku firmy zarejestrowane w Krajowym Rejestrze Sądowym (KRS) staną przed koniecznością korzystania z systemu e-Doręczeń. Poczta Polska przypomina o nadchodzącym terminie i wyjaśnia, jak krok po kroku wdrożyć to rozwiązanie w swojej firmie. Czy jesteś gotowy na cyfrową transformację korespondencji?

E-doręczenia to nic innego jak elektroniczny odpowiednik tradycyjnych przesyłek listowych za potwierdzeniem odbioru. Mają one na celu usprawnienie wymiany korespondencji między instytucjami publicznymi, przedsiębiorcami i obywatelami. To cyfrowa rewolucja, która ma zrewolucjonizować sposób komunikacji w Polsce.

Jak założyć adres do e-Doręczeń (ADE)?

Poczta Polska w swoim komunikacie szczegółowo opisuje proces zakładania adresu do e-Doręczeń (ADE). Oto kroki, które należy podjąć:

• Wniosek z Konta Przedsiębiorcy: Należy wysłać wniosek z Konta Przedsiębiorcy dostępnego na platformie Biznes.gov.pl.
• Podpis elektroniczny: Dokument musi zostać podpisany elektronicznie.
• Aktywacja adresu: Po wysłaniu wniosku, adres zostanie automatycznie dodany do Bazy Adresów Elektronicznych (BAE).
• Aktywacja skrzynki: Ostatnim krokiem jest aktywacja skrzynki do e-Doręczeń. Instrukcja zostanie przesłana na adres e-mail.

Posiadając ADE, przedsiębiorca zyskuje możliwość prowadzenia elektronicznej korespondencji, która jest prawnie równoważna z tradycyjnymi listami poleconymi za potwierdzeniem odbioru. Ma to być ogromne ułatwienie w kontaktach z innymi podmiotami korzystającymi z systemu.

e-Polecony – alternatywa dla e-Doręczeń

Poczta Polska oferuje również usługę "e-Polecony", która, w odróżnieniu od e-Doręczeń, służy do korespondencji pomiędzy podmiotami niepublicznymi. Oznacza to, że za pomocą e-Poleconego można wymieniać wiadomości np. między dwiema osobami fizycznymi lub przedsiębiorcą a osobą fizyczną.

Warto przypomnieć, że od 1 stycznia 2025 system e-Doręczeń stał się obowiązkowy dla wielu instytucji publicznych, takich jak samorządy czy urzędy. Początki nie były jednak łatwe. Część z nich mierzyła się z problemami technicznymi, m.in. z kilkudniowym oczekiwaniem na nadanie przesyłek, problemami z pobieraniem załączników, czy brakiem niektórych elementów w wiadomościach. Potwierdziło to nawet Ministerstwo Cyfryzacji.

W styczniu Poczta Polska informowała, że większość problemów została rozwiązana. Jednak na początku lutego Patrycja Grebla-Tarasek ze Związku Powiatów Polskich (ZPP) przekazała, że 7% przesyłek nadanych ze starostw w ostatnim tygodniu stycznia nadal oczekiwało na doręczenie.

Trudności z E-Doręczeniami

Dariusz Śpiewak, wiceprezes Poczty Polskiej ds. cyfryzacji, w lutym w rozmowie z PAP wyjaśnił, że główną przyczyną styczniowych opóźnień w e-Doręczeniach była nieprawidłowa integracja systemów w jednostkach samorządu terytorialnego. Przyznał, że problemy z integracją zdiagnozowano u 34 podmiotów na 200 tys., co spowodowało "zacinanie się systemu, tak jak się to dzieje przy atakach DDoS".

Pod koniec lutego Poczta Polska zadeklarowała, że jest gotowa na rozszerzenie obowiązku e-Doręczeń od 1 kwietnia. Tego dnia do systemu dołączy kilkaset tysięcy nowych użytkowników. Czy system wytrzyma tak duże obciążenie? Czas pokaże.