Kasa fiskalna od 2026: Kto straci zwolnienie i jak jej uniknąć?

• Analiza przepisów z 2026 roku ujawnia, które branże bezpowrotnie tracą prawo do zwolnienia z kasy fiskalnej, co wymusza rewizję ich modelu biznesowego
• Utrzymanie limitu obrotów na poziomie 20 000 zł jest kluczowym elementem optymalizacji podatkowej dla małych firm sprzedających klientom indywidualnym
• Eksperci rynku wskazują, że transformacja cyfrowa w postaci kas online daje urzędom skarbowym bezprecedensowe możliwości analityki danych w czasie rzeczywistym

Kasa fiskalna nie dla każdego. Dwie drogi do legalnego zwolnienia

Przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom prywatnym, nie zawsze muszą ewidencjonować transakcje na kasie fiskalnej. Kluczowym warunkiem jest nieprzekroczenie rocznego limitu obrotu, który na lata 2026-2027 pozostaje na niezmienionym poziomie 20 000 zł netto. Limit ten obejmuje wyłącznie przychody ze sprzedaży dla klientów indywidualnych oraz rolników ryczałtowych. Co ważne, do tej kwoty nie wlicza się transakcji z innymi firmami (B2B), a także sprzedaży firmowego majątku, takiego jak nieruchomości czy maszyny, o ile każda taka operacja zostanie udokumentowana fakturą. Jeśli przedsiębiorca przekroczy próg w ciągu roku, ma dwa miesiące na zainstalowanie kasy. Przykładowo, jeśli limit zostanie przekroczony w maju, kasa musi zacząć działać najpóźniej od 1 sierpnia. Warto też pamiętać, że firma, która raz miała obowiązek korzystania z kasy, nie może wrócić do zwolnienia, nawet jeśli jej obroty spadną.

Nawet jeśli obroty firmy przekraczają 20 000 zł, wciąż może ona uniknąć obowiązku instalacji kasy fiskalnej. Dzieje się tak za sprawą tak zwanego zwolnienia przedmiotowego, które dotyczy konkretnego rodzaju działalności. Lista obejmuje 58 różnych kategorii, w tym między innymi usługi finansowe, ubezpieczeniowe, edukacyjne, pocztowe czy kurierskie. Szczególne zasady obowiązują w handlu internetowym. Sprzedaż wysyłkowa jest zwolniona z obowiązku posiadania kasy, ale pod dwoma warunkami: płatność musi w całości wpłynąć na konto bankowe firmy, a z opisu przelewu lub ewidencji musi jasno wynikać, czego dotyczyła transakcja. Jeżeli jednak klient płaci gotówką przy odbiorze lub odbiera towar osobiście, zwolnienie przestaje obowiązywać i transakcję należy zarejestrować na kasie fiskalnej.

Koniec wyjątków i cichej sprzedaży. Kto stracił zwolnienie i jak fiskus to sprawdzi?

Rok 2026 przynosi istotne zmiany, które zamykają furtkę do zwolnień dla kilku wybranych branż, niezależnie od tego, jak niskie obroty osiągają. Od 1 lipca obowiązek posiadania kasy fiskalnej objął sprzedawców takich produktów jak papierosy elektroniczne, produkty z konopi siewnych, alkohol etylowy o stężeniu powyżej 50% (który nie jest przeznaczony do celów spożywczych), a także węgiel i inne paliwa stałe. Ministerstwo Finansów wyjaśnia, że celem tych regulacji jest uszczelnienie systemu podatkowego i walka z szarą strefą w sektorach, gdzie kontrole najczęściej wykrywały nieprawidłowości. Pewne złagodzenie dotyczy automatów sprzedających, dla których przewidziano dłuższy okres przejściowy, a obowiązek fiskalizacji sprzedaży wejdzie w życie dopiero 1 kwietnia 2027 roku.

Przedsiębiorcy, którzy zignorują nowe przepisy, muszą liczyć się z poważnymi konsekwencjami finansowymi. Główną sankcją za sprzedaż z pominięciem kasy fiskalnej jest dodatkowy podatek w wysokości 30% kwoty podatku VAT, który powinien być naliczony od tej transakcji. Skuteczność kontroli znacznie wzrosła dzięki wprowadzeniu wymogu stosowania wyłącznie kas online. Od 1 stycznia 2024 roku są to jedyne urządzenia dostępne na rynku, które co dwie godziny automatycznie wysyłają dane o każdej transakcji do centralnej bazy danych, czyli Centralnego Repozytorium Kas. Pozwala to Krajowej Administracji Skarbowej śledzić obroty firm niemal w czasie rzeczywistym. Jeśli przedsiębiorca zorientuje się, że popełnił błąd, zanim wykryje go kontrola, może skorzystać z instytucji czynnego żalu, aby potencjalnie uniknąć kary.