KFS 2026 dla freelancerów: Wielkie pieniądze i nowe, ryzykowne zasady

• Analiza ustawy z 2025 roku ujawnia, w jaki sposób nowa strategia KFS wpłynie na rozwój firmy i jej przewagę konkurencyjną
• Brak odpowiedniego zarządzania ryzykiem związanym z rotacją pracowników grozi koniecznością zwrotu 100% otrzymanego dofinansowania
• Dane rządowe wskazują, które branże i kompetencje kluczowe dla transformacji cyfrowej będą miały priorytet w pozyskiwaniu funduszy
• Skuteczna optymalizacja procesów aplikacyjnych i weryfikacja dostawców szkoleń stają się kluczowe dla pozyskania środków od 2026 roku

Rewolucja w KFS od 2026: Kto i na co dostanie pieniądze na rozwój?

Od 1 stycznia 2026 roku Krajowy Fundusz Szkoleniowy, czyli publiczny program finansujący rozwój zawodowy, otworzy się na nowe grupy zawodowe. Na mocy ustawy z 20 marca 2025 roku, o dofinansowanie na kursy i szkolenia będą mogły ubiegać się nie tylko firmy zatrudniające na umowę o pracę. Po raz pierwszy wsparcie obejmie także osoby prowadzące jednoosobową działalność gospodarczą oraz te, które świadczą usługi na podstawie umów cywilnoprawnych, jak umowa zlecenie czy o dzieło. To kluczowa zmiana, która potencjalnie włącza do systemu miliony samozatrudnionych Polaków. W budżecie na 2026 rok zarezerwowano na ten cel 419 milionów złotych, przy czym najwięcej środków otrzymają województwa mazowieckie (68,5 mln zł), śląskie (46,8 mln zł) i wielkopolskie (42,3 mln zł).

Nowe przepisy jasno określają, na co dokładnie można przeznaczyć uzyskane pieniądze. Dofinansowanie z KFS pokryje koszty kursów, studiów podyplomowych, egzaminów potwierdzających kwalifikacje, a nawet powiązanych z nimi wydatków, takich jak badania lekarskie czy ubezpieczenie od następstw nieszczęśliwych wypadków. Rząd zamierza jednak kierować środki w konkretne, strategiczne obszary. Największe szanse na wsparcie będą miały projekty szkoleniowe dotyczące zawodów, w których brakuje specjalistów (tzw. zawody deficytowe), a także te związane z nowymi technologiami, sztuczną inteligencją, transformacją energetyczną czy rozwojem umiejętności menedżerskich. Istotną nowością jest również wprowadzenie stałego limitu wsparcia dla dużych korporacji, zatrudniających ponad 250 osób, który wyniesie 14-krotność przeciętnego wynagrodzenia rocznie. Dzięki temu KFS przestaje być jedynie narzędziem do łatania bieżących braków kadrowych, a staje się przewidywalnym elementem, który firmy mogą wpisać w swoje długofalowe strategie rozwoju pracowników.

Kij i marchewka w nowym KFS: Na te pułapki musisz uważać

Szerszy dostęp do funduszy wiąże się jednak z nowymi, bardziej rygorystycznymi zasadami gry. Najważniejszą zmianą jest wymóg, aby wszystkie szkolenia były realizowane przez firmy wpisane do Bazy Usług Rozwojowych (BUR), którą prowadzi Polska Agencja Rozwoju Przedsiębiorczości. Zastępuje ona dotychczasowy Rejestr Instytucji Szkoleniowych. W praktyce oznacza to, że dostawcy szkoleń będą musieli posiadać certyfikaty jakości, na przykład ISO 9001. Może to stanowić barierę dla mniejszych, lokalnych firm szkoleniowych i doprowadzić do sytuacji, w której na rynku pozostaną głównie więksi gracze. Dodatkowo usztywniono sam proces składania wniosków. Urzędy pracy będą musiały ogłaszać nabór co najmniej 21 dni przed jego rozpoczęciem, co daje firmom czas na przygotowanie. Jednocześnie przepisy nie określają, ile maksymalnie może trwać ocena wniosku, co dla przedsiębiorców oznacza okres niepewności i oczekiwania na decyzję.

Przedsiębiorcy planujący skorzystać z KFS muszą przygotować się nie tylko na nowe procedury, ale także na zmiany finansowe i dodatkowe zobowiązania. Poziom wsparcia zostanie obniżony: większość firm otrzyma dofinansowanie do 70% kosztów szkolenia, zamiast dotychczasowych 80%. Wyjątkiem będą mikroprzedsiębiorstwa i samozatrudnieni, dla których próg wyniesie 90%. Zmniejszy się również maksymalna kwota, jaką można uzyskać na przeszkolenie jednej osoby, z 300% do 200% przeciętnego wynagrodzenia. Największym wyzwaniem mogą okazać się jednak nowe, restrykcyjne warunki. Po pierwsze, już na etapie składania wniosku trzeba będzie podać imienną listę uczestników z numerami PESEL, bez możliwości późniejszej zmiany. Jeśli pracownik zrezygnuje tuż przed kursem, miejsce po prostu przepadnie. Po drugie, pracodawca będzie zobowiązany do utrzymania zatrudnienia przeszkolonej osoby przez minimum trzy miesiące po zakończeniu szkolenia. Niedotrzymanie tego warunku będzie skutkowało koniecznością zwrotu całości otrzymanego dofinansowania, co stanowi poważne ryzyko, zwłaszcza w branżach o dużej rotacji pracowników.