Koniec z "papierologią". Prezydent podpisał ważną ustawę

• Prezydent podpisał ustawę znoszącą obowiązek przechowywania papierowych zgłoszeń do ZUS, co ułatwi życie przedsiębiorcom.
• Nowelizacja oznacza koniec z koniecznością archiwizowania papierowych deklaracji zgłoszeniowych do ubezpieczeń społecznych wysłanych elektronicznie.
• Zmiana eliminuje nadmierny wymóg, gdyż dane zgłoszeniowe są już dostępne w systemach ZUS i płatników składek.
• Przedsiębiorcy nie będą musieli już przechowywać papierowych dokumentów zgłoszeniowych przez pięć lat

Koniec z pięcioletnią archiwizacją – co zmienia nowa ustawa?

W czwartek Prezydent RP Karol Nawrocki złożył podpis pod kluczową dla biznesu nowelizacją, która stanowi istotne ułatwienie dla wszystkich płatników składek. Projekt, przygotowany przez Ministerstwo Rodziny, Pracy i Polityki Społecznej, jest bezpośrednią odpowiedzią na wieloletnie postulaty środowiska przedsiębiorców, którzy wskazywali na archaiczność i zbędność niektórych przepisów. Zgodnie z nowymi przepisami, przedsiębiorcy nie będą już musieli przechowywać papierowych wersji zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych, jeśli dokumenty te zostały wcześniej wysłane do ZUS drogą elektroniczną. To przełom w podejściu do dokumentacji firmowej, który eliminuje potrzebę utrzymywania kosztownych archiwów dla danych, które i tak istnieją już w formie cyfrowej w systemach państwowych. Zmiana ma charakter czysto deregulacyjny i porządkuje prawo, dostosowując je do realiów w pełni cyfrowego obiegu dokumentów.

Dlaczego dotychczasowy obowiązek był uciążliwy dla firm?

Dotychczasowe przepisy nakładały na płatników składek obowiązek, który przez lata był postrzegany jako nadmiarowy i niepotrzebnie komplikujący prowadzenie działalności. Zgodnie z poprzednią wersją ustawy, „w przypadku przekazywania do ZUS zgłoszeń do ubezpieczeń społecznych w postaci dokumentu elektronicznego przedsiębiorcy musieli przechowywać przez pięć lat zgłoszenia w formie pisemnej, z własnoręcznym podpisem osoby zgłaszanej”.

Obowiązek przechowywania dokumentów ZUS w formie papierowej przez pięć lat generował dodatkowe koszty związane z archiwizacją i wymagał fizycznej przestrzeni, mimo że te same dane były już bezpiecznie zapisane w systemach informatycznych. 

Zarówno Zakład Ubezpieczeń Społecznych, jak i sam płatnik mieli do nich stały dostęp online, co czyniło papierową kopię zbędnym i kosztownym duplikatem. Dla wielu, zwłaszcza małych i średnich firm, było to znaczące obciążenie administracyjne i finansowe.

Mniej biurokracji i pełna cyfryzacja. Co to oznacza dla przedsiębiorców?

Podpisana przez prezydenta ustawa to konkretny krok w kierunku odbiurokratyzowania relacji na linii przedsiębiorca–urząd. Zniesienie archaicznego wymogu jest dowodem na to, że administracja publiczna coraz lepiej rozumie potrzeby nowoczesnego biznesu, który opiera swoje działania na narzędziach cyfrowych. Dla tysięcy firm nowelizacja ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oznacza realne oszczędności czasu i pieniędzy oraz fundamentalne uproszczenie procedur administracyjnych. 

Zamiast drukować, zbierać podpisy i składować tony papieru, przedsiębiorcy będą mogli w pełni polegać na systemach elektronicznych, takich jak Platforma Usług Elektronicznych (PUE) ZUS. To nie tylko wygoda, ale także większe bezpieczeństwo danych i kolejny krok w stronę bardziej ekologicznego, cyfrowego biura. Ta zmiana wpisuje się w szerszy trend cyfryzacji usług publicznych, który ma uczynić Polskę bardziej przyjaznym miejscem do prowadzenia działalności gospodarczej.