Ostatni remanent przed KSeF. Jak rozliczyć 2025 i przygotować się na 2026?

• Eksperci rynku wskazują, że nadchodząca transformacja cyfrowa związana z KSeF wymusza na każdej firmie natychmiastową adaptację strategii biznesowej już od lutego 2026 roku
• Prawidłowo przeprowadzony remanent stanowi kluczowy element optymalizacji podatkowej, bezpośrednio wpływając na roczny dochód do opodatkowania firmy
• Analiza nadchodzących zmian legislacyjnych ujawnia, jak nowe limity kasowego PIT i zwolnienia z VAT wspierają rozwój firmy i ułatwiają skalowanie biznesu
• Zastosowanie ulgi na złe długi jest sprawdzonym sposobem na poprawę płynności finansowej przedsiębiorstwa poprzez obniżenie podstawy opodatkowania
• Jak przygotować firmę na obowiązkowe elektroniczne księgi, aby zapewnić sprawną optymalizację procesów i uniknąć problemów z urzędem skarbowym?

Rachunek sumienia przed fiskusem: Sprawdź remanent i odzyskaj podatek z faktur

Koniec roku to dla przedsiębiorców prowadzących podatkową księgę przychodów i rozchodów czas na kluczowy obowiązek, czyli sporządzenie spisu z natury, potocznie zwanego remanentem. W praktyce jest to dokładne policzenie całego majątku firmy na dzień 31 grudnia 2025 roku, w tym towarów handlowych, materiałów produkcyjnych, a nawet niesprzedanych wyrobów. Należy pamiętać, że inwentaryzacja musi objąć również firmowe aktywa znajdujące się poza siedzibą oraz towary należące do innych podmiotów, które są przechowywane w naszym zakładzie. Na wycenę wszystkich spisanych składników przedsiębiorca ma czas do 14 stycznia 2026 roku.

Wynik remanentu to nie tylko formalność. Jego wartość jest wpisywana jako ostatnia pozycja w księdze za rok 2025 i jednocześnie jako pierwsza na start roku 2026. Mechanizm ten bezpośrednio wpływa na wysokość podatku. Jeśli wartość towarów i materiałów na koniec roku jest wyższa niż na początku, urząd skarbowy interpretuje to jako niższy koszt uzyskania przychodu, co w rezultacie podnosi dochód do opodatkowania. Dlatego precyzyjne przeprowadzenie remanentu jest fundamentem prawidłowego rozliczenia rocznego.

Przed ostatecznym zamknięciem ksiąg warto również dokładnie przeanalizować stan firmowych finansów, czyli należności i zobowiązań. Prawo przewiduje bowiem narzędzie chroniące przedsiębiorców przed niepłacącymi kontrahentami, znane jako ulga na złe długi. Jeżeli klient nie uregulował faktury przez ponad 90 dni od terminu płatności, wierzyciel ma prawo pomniejszyć swoją podstawę opodatkowania o wartość tego niezapłaconego dokumentu, płacąc tym samym niższy podatek. Analogicznie, dłużnik ma obowiązek doliczyć tę kwotę do swojego dochodu. Warto też zapisać w kalendarzu kluczowe terminy składania zeznań za 2025 rok. Firmy rozliczające się podatkiem CIT muszą złożyć deklarację CIT-8 do 31 marca 2026 roku. Z kolei najpopularniejsze deklaracje PIT-36, PIT-37 i PIT-38 mają ostateczny termin 30 kwietnia 2026 roku.

Szykuj się na 2026: Cyfrowa rewolucja KSeF i ukłon w stronę mniejszych firm

Rok 2026 upłynie pod znakiem cyfrowej rewolucji w rozliczeniach podatkowych, której sercem jest obowiązkowy Krajowy System e-Faktur, czyli KSeF. Wejście w życie tego systemu podzielono na dwa etapy. Od 1 lutego 2026 roku obowiązek obejmie największe firmy, których obroty w 2024 roku przekroczyły 200 milionów złotych. Pozostali przedsiębiorcy dołączą do systemu od 1 kwietnia 2026 roku. Kluczową informacją jest jednak to, że obowiązek odbierania faktur w KSeF dotknie wszystkich już od lutego, co zmusza każdą firmę do wcześniejszego przygotowania technicznego i wdrożenia odpowiedniego oprogramowania. To nie koniec cyfryzacji. Od 2026 roku podatnicy PIT, którzy składają pliki JPK_V7M, będą musieli prowadzić swoje księgi wyłącznie w formie elektronicznej i przesyłać je w nowej, ustrukturyzowanej formie, na przykład jako JPK_PKPIR. Dla wielu firm przyzwyczajonych do papierowej dokumentacji oznacza to konieczność nie tylko zakupu oprogramowania, ale i przeszkolenia personelu.

Nadchodzące miesiące przyniosą również istotne zmiany w samych zasadach opodatkowania. Od 2026 roku znacznie więcej firm skorzysta z tak zwanego kasowego PIT. Limit przychodów uprawniający do tej formy rozliczenia wzrośnie dwukrotnie, z 1 do 2 milionów złotych. Oznacza to, że większa grupa przedsiębiorców będzie mogła płacić podatek dochodowy dopiero po faktycznym otrzymaniu zapłaty od klienta, a nie w momencie wystawienia faktury, co poprawi ich płynność finansową. Jednocześnie spółki muszą pamiętać o rozliczeniu wprowadzonego w 2025 roku minimalnego podatku CIT, który dotyczy firm wykazujących stratę lub rentowność poniżej 2%. Termin jego zapłaty upływa 31 marca 2026 roku. Na horyzoncie jest też dobra wiadomość dla najmniejszych graczy rynkowych. Od 1 stycznia 2026 roku limit zwolnienia z VAT zostanie podniesiony z 200 tysięcy do 240 tysięcy złotych, co pozwoli większej liczbie mikroprzedsiębiorców uniknąć obowiązku rejestracji i skomplikowanych rozliczeń tego podatku.