10 zasad skutecznych negocjacji. JAK DOBRZE NEGOCJOWAĆ? Porady!

Warto opanować sztukę negocjacji, bo umiejętność dialogu jest niezbędna przy prowadzeniu każdego biznesu. Jeśli wcielisz w życie nasze rady, bez trudu przekonasz kontrahenta do swoich racji.

Negocjacje, niezależnie od tego, w jakiej sprawie są prowadzone, są skuteczne wtedy, jeśli prowadzą do przekonania drugiej strony do tego, że to my mamy rację. Punktem wyjścia do prowadzenia wszelkich negocjacji jest konflikt interesów. Powiedzmy, że chcesz kupić dla swojej firmy wyposażenie biura i zależy ci na tym, aby otrzymać od sprzedawcy upust. Z drugiej strony przedstawicielowi firmy, który zamierza sprzedać ci wyposażenie, zależy na tym, aby uzyskać jak najwyższą cenę.

Oprócz tego, co oczywiste, z negocjacjami będzie wiązało się wiele elementów, o które warto zadbać. Dążąc do obniżenia ceny wszelkimi środkami, w dalszej perspektywie można stracić. Należy się bowiem liczyć z tym, że nasza firma niepotrzebnie zyska opinię trudnego partnera, który, co gorsza, nie ma środków nawet na podstawowe wyposażenie. Rozmawiając więc z drugą stroną, nie tylko dążymy do osiągnięcia celu, ale rozwiązujemy ewentualny przyszły problem. Mamy więc zrobić dobre wrażenie, a jednocześnie uzyskać upust. A to nie jest łatwe. Zasiadając do jakichkolwiek negocjacji, musimy brać pod uwagę, że prawdopodobnie będziemy zmuszeni do kompromisów. Co musisz wiedzieć o drugiej stronie

Przeczytaj koniecznie: Nie zabierajmy biednym, żeby naprawić finanse

Przystępując do ważnych negocjacji, powinieneś dysponować odpowiednimi informacjami o partnerze rozmów. Jeżeli w grę wchodzi firma handlowa, poznaj jej politykę, historię rozwoju, sprawdź, jaką ma pozycję na rynku, obroty, zyski, strukturę sprzedaży i zakupów.

1. Pozytywne nastawienie

Podstawową zasadą przed rozpoczęciem negocjacji jest pozytywny stosunek do strony przeciwnej. Nie możemy zasiadać do rozmów z kontrahentem, któremu nie ufamy i z góry podejrzewamy, że będzie chciał wywieść nas w pole.

2. Zdecydowanie

Bardzo ważną rzeczą jest również to, aby negocjator miał upoważnienie do podjęcia decyzji w imieniu firmy. Jeśli delegujesz pracownika do prowadzenia negocjacji, szczegółowo poinstruuj go, na co może się zgodzić, a jakich warunków nie może absolutnie przyjąć. Rzeczą absolutnie niedopuszczalną jest, aby już po osiągnięciu kompromisu pracownik np. telefonował do szefa z pytaniem, czy na pewno może podpisać dokumenty na wynegocjowanych warunkach. Taka sytuacja wygląda niepoważnie. Firma, której przedstawiciel nie jest odpowiednio przygotowany, sprawia nie najlepsze wrażenie. A to z kolei źle rokuje, jeśli chodzi o przyszłe interesy.

3. Pewność siebie i odwaga

Dobry negocjator przede wszystkim powinien być pewny siebie, odważny i śmiały. Ma wiedzieć, co robi i co mówi. Ale uwaga - wszystkie te cechy nie pomogą, jeśli jednocześnie będzie niekompetentny i grubiański, będzie traktował przeciwnika z wyższością lub pogardą.

4. Umiejętność słuchania

Ważna jest także umiejętność słuchania. Cecha ta wiąże się ze zdolnością analizowania argumentów rozmówcy, logicznego formułowania swoich opinii i postulatów.

5. Zdolność empatii

To umiejętność postawienia się w sytuacji osoby znajdującej się po drugiej stronie. Z badań socjologów wynika, że lepiej powierzyć prowadzenie negocjacji osobie o dużej kulturze osobistej i potrafiącej słuchać niż komuś nadmiernie pewnemu siebie i agresywnemu.

6. Panowanie nad emocjami

W trakcie negocjacji bardzo ważne jest panowanie nad emocjami. Bez względu na to, co usłyszysz w trakcie negocjacji, nie stosuj tonu oskarżycielskiego. Nie mów, że np. poprzednio też strona przeciwna obiecywała lepsze warunki przy następnej umowie i nic z tego nie wyszło. Nie należy też obwiniać rozmówcy za jakiekolwiek nieskuteczne działania.

7. Dyplomacja

Nawet jeśli zauważysz niekompetencję lub braki rozmówcy, nie wytykaj mu ich. Pamiętaj, że może on powtórzyć przebieg waszych rozmów osobie, która będzie miała wpływ na przyszłe interesy z twoją firmą. Staraj się być miły i pozytywnie nastawiony, a zostaniesz dobrze zapamiętany.

8. Elastyczność i zdolność do kompromisu 9. Dobre przygotowanie

Ponieważ negocjacje mają za zadanie osiągniecie jak najlepszych warunków, nie można o tym zapominać. Nawet jeśli druga strona przedstawi propozycję do przyjęcia od ręki, zawsze pytaj o lepsze warunki. Jeśli sprawa dotyczy kupna, zapytaj o obniżenie ceny, dorzucenie gratisu itp.

Wielu specjalistów jest zadnia, że na sukces negocjacji składa się przede wszystkim dobre przygotowanie, związane z dostępem do właściwych informacji, a dobry negocjator poświęca 90 procent czasu i energii na przygotowania do rozmowy.

10. Komunikacja niewerbalna

Sposób siedzenia, mimika, gesty, które wykonujemy, są w trakcie negocjacji czynnikiem, na które należy zwracać uwagę.

Informacje, które przekazujemy w sposób niewerbalny, są równie waż-ne jak wypowiedziane słowa. Wiedza na ten temat opiera się na założeniu, że ludzie, w sposób nie do końca uświadomiony, odbierają pozornie nic nieznaczące gesty swoich rozmówców pozytywnie lub negatywnie. Jeśli w trakcie negocjacji będziemy np. intensywnie drapać się za uchem, druga strona uzna, że straciliśmy pewność siebie i jesteśmy zdenerwowani lub bezradni.

Spokojne milczenie to dobry sposób reakcji na niekorzystną propozycję. Milcząc trzyma się rozmówcę w niepewności. Napięcie, które dzięki temu zbudujesz, skłoni rozmówcę do dalszego mówienia. Wymowne milczenie drugiej strony jest dla negocjatora sygnałem, że jego propozycja jest nie do przyjęcia. Prawdopodobnie więc zweryfikuje swoje stanowisko i przedstawi korzystniejsze warunki kontraktu.

Rozmówca nie zawsze łatwy:

Przykazania negocjatora

Stawiaj żądania powyżej celu negocjacji.

Nie gódź się na warunki pierwszej przedstawionej oferty.

Nie ukrywaj zaskoczenia, bez względu na to, czy druga strona zaskoczy cię in plus czy negatywnie.

Na początku negocjacji unikaj sytuacji konfliktowych.

Jeśli proponujesz jakąś korzyść, proś o coś w zamian.

Dąż do tego, aby to druga strona jako pierwsza wysunęła propozycję.

Traktuj rozmówcę z szacunkiem, nie obwiniaj go za problemy.

Nie atakuj przeciwnika, unikaj agresji słownej.

Zabierz na negocjacje jeszcze drugą osobę z firmy.

W trosce o przyszłe korzyści dąż do sytuacji, w której z przeprowadzonych negocjacji będą zadowolone obie strony.

Kiedy nie przystępować do rozmów biznesowych

Specjaliści od negocjacji ostrzegają przed przystępowaniem do rozmów, jeśli zachodzi którakolwiek z następujących okoliczności:

negocjator nie jest merytorycznie przygotowany do rozmów (nie zna się na dziedzinie, której dotyczą negocjacje, nie ma odpowiednich upoważnień, nie ma pewności, do jakiego wyniku powinny doprowadzić rozmowy),

negocjator działa w pośpiechu i pod presją (np. ma świadomość, że od wyniku negocjacji zależy jego awans albo wręcz być albo nie być w firmie),

mamy przekonanie (biorące się z doświadczenia lub uzyskanych informacji), że firma, z której przedstawicielami mamy negocjować, działa w złej wierze (na granicy prawa) lub stosuje nieetyczne środki (przekupstwo, szantaż itp.),

Sposób na agresywnego partnera handlowego

Jeśli negocjator traktuje cię obcesowo, nie okazuje ci szacunku, bo np. chce w ten sposób zakwestionować rzeczywistą wartość produktów, które oferujesz do sprzedaży, stanowczo upomnij go, że przedmiotem negocjacji nie jest twoja wartość rynkowa, tylko oferowanych przez ciebie produktów.

Nie wdawaj się niepotrzebnie w dyskusje na temat firm, które reprezentujecie, branży i zasad, które w niej obowiązują, a które są być może twoim zdaniem niewłaściwe.

Trzymaj się tematu, zadawaj pytania dotyczące przedmiotu negocjacji i nie daj się sprowokować do udzielania nieistotnych informacji na temat firmy.

Nie daj się ponieść emocjom. W zachowaniu równowagi z pewnością pomoże ci dobre przygotowanie do spotkania.

Miej w zanadrzu tak zwany plan B, czyli alternatywę na wypadek, gdyby negocjacje zakończyły się niepowodzeniem.