Elektroniczny obieg dokumentów - wymierne korzyści dla firmy

2020-09-11 15:08 Danuta Rawicka
Komputery
Autor: Shutterstock

Coraz więcej przedsiębiorstw decyduje się na wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów. Trzymanie dokumentów biurowych bez papieru wyłącznie na komputerze lub serwerze lokalnym stwarza ryzyko awarii twardego dysku, pożaru, powodzi lub włamania, problemem jest także zdalny dostęp do dokumentów. Rozwiązaniem może być system zarządzania dokumentami DMS, pozwalający na przetwarzania wszystkich dokumentów w firmie, zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.

Ten system pozwala na oszczędności czasu podczas wprowadzania i wykorzystywania danych w formie elektronicznej, pomaga analizować poprawność i doskonalić istniejące procesy. W firmach, które wdrożyły DMS każdy dokument posiada swoją cyfrową kopię, a właściwa matryca uprawnień umożliwia poszczególnym pracownikom dostęp do archiwum w sposób gwarantujący wygodę i bezpieczeństwo. Elektroniczny obieg dokumentów, w przeciwieństwie do jego klasycznego odpowiednika, generuje nieporównywalnie większe korzyści w postaci oszczędności czasu realizacji zadań, eliminacji pomyłek oraz wprowadzenia mechanizmów kontrolnych wbudowanych w sam system.

MovaSrchDMWdrożenie systemu zarządzania dokumentami opiera o dwa rozwiązania: MovarchDMS i DocuWare. MovarchDMS to kompletny, autorski system elektronicznego udostępniania, archiwizacji i zarządzania dokumentami w przedsiębiorstwie oraz udostępniania elektronicznych obrazów dokumentów znajdujących się w archiwum papierowym. MovarchDMS umożliwia funkcjonalne archiwizowanie wszelkiego rodzaju dokumentów oraz szybki i bezpieczny dostęp do dokumentów elektronicznych, zarówno dla użytkowników przedsiębiorstwa, jak i dla jego partnerów biznesowych.

DocuWare To system zarządzania dokumentami, umożliwiający składowanie i bezpieczne udostępnianie dokumentów według wymaganej struktury uprawnień. System obsługuje dowolne typy dokumentów, niezależnie od źródła ich pochodzenia. DocuWare importuje dokumenty, klasyfikuje je, umożliwia ich dalszy obieg i późniejsze wyszukiwanie. Dodatkowo system oferuje użytkownikowi zautomatyzowane wersjonowanie dokumentów oraz kojarzenie ze sobą różnych typów dokumentów.

- Klienci chwalą sobie rozwiązanie DocuWare za optymalizację czasu pracy i gwarancję bezpieczeństwa. Stały rozwój oprogramowania w wersji chmurowej daje dostęp do wszystkich modułów, dzięki czemu klienci mogą w dowolnym czasie rozszerzyć system o nowe funkcjonalności, a miesięczny abonament pozostaje atrakcyjny cenowo - mówi Paweł Czubaj, Doradca Klienta Kluczowego w Komputronik Biznes, integratora IT specjalizującego się w kompleksowej obsłudze firm i instytucji.

Najnowsze