Super Biznes - Rozwijaj firmę bez przeszkód

W Polsce, podobnie jak w całej Unii Europejskiej, większość biznesu stanowią małe i średnie przedsiębiorstwa. Aż 96 proc. z nich - jak wynika z danych Polskiej Agencji Rozwoju Przedsiębiorczości - to mikrofirmy. Z czasem te małe biznesy często zwiększają skalę działania, rozwijają się i przekształcają w większe firmy. Wiele z nich w pewnym momencie rozwoju napotyka liczne bariery związane między innymi z brakiem przemyślanego planu działania oraz niedostatecznym przygotowaniem przedsiębiorstwa do zmian. Można tego uniknąć.

Opracuj na nowo strategię

To ważne, by mieć już na początku, gdy tylko zaczynasz działalność, realistyczny biznesplan. Powinieneś wiedzieć, jak będzie wyglądał twój biznes na następnych etapach rozwoju, żeby odpowiednio skalkulować ryzyko i monitorować postępy. Strategia, organizacja, technologia i zarządzanie przedsiębiorstwem to najważniejsze obszary, na które należy zwrócić uwagę, jeśli podejmiesz decyzję o rozszerzaniu działalności i zwiększeniu skali działania. Jeśli połączysz wszystkie te elementy, uda ci się skutecznie przeprowadzić transformację od mikrofirmy do małego czy średniego przedsiębiorstwa.

- Jednym z pierwszych symptomów świadczących o niedojrzałości firmy, która znajduje się w fazie wzrostu, jest działanie w sposób intuicyjny, bez przemyślanej strategii - uważa Anna Wiącek, associate partner w firmie doradczej Goldenberry. - Moja firma współpracuje przy projektach rozwojowych z wieloma dużymi przedsiębiorstwami. Zauważyłam, że ogromnej większości firm, które rozwijały się od bardzo małych, brakuje przemyślanej i jasnej strategii rozwoju, która by wskazywała kluczowe kierunki działania. Tymczasem bez stworzenia strategicznego planu na minimum trzy lata do przodu, w którym określone zostaną główne priorytety, zarówno dla całej firmy, jak i indywidualnych pracowników, trudno będzie podejmować przemyślane i racjonalne decyzje biznesowe. Dodatkowo, gdy skala działalności rośnie, a planu rozwoju brakuje, grozi to rozproszeniem i brakiem efektywności w działaniu firmy - mówi Anna Wiącek.

Dlatego niezbędne jest opracowanie dobrej strategi rozwoju. Przede wszystkim musisz się zastanowić, które obszary działalności firmy mają generować zyski, kto ma być jej klientem, na czym przedsiębiorstwo ma zarabiać i jak będzie się kształtował rynek. Powinieneś zdystansować się od firmy w jej obecnym kształcie i określić, co byłoby jej niezbędne do działania i kluczowe do osiągnięcia sukcesu.

Zobacz też: Super Biznes - Czas cinkciarzy minął!

Dopasuj strukturę do nowej skali działania

Częstym błędem popełnianym już na początku jest niedopasowanie firmy do zmieniającego się zasięgu prowadzonej działalności. Najczęściej rozwój przedsiębiorstwa następuje przez "pączkowanie", czyli dobudowywanie kolejnych obszarów w miarę pojawiania się bieżących potrzeb. Niestety, przeważnie odbywa się to bez przygotowanego wcześniej planu i sprawdzenia, jaki będzie miało wpływ na funkcjonowanie całego przedsiębiorstwa. Punktem wyjścia do budowania struktury organizacyjnej są często ludzie, a nie role, jakie pełnią. Przez to niektóre funkcje, procesy i technologie dublują się, a to powoduje zbędne koszty i uniemożliwia wykorzystywanie efektu synergii. Tego błędu możesz uniknąć: po pierwsze - wprowadzając zmiany w sposób spójny z organizacją całej firmy, po drugie - zadając sobie regularnie, np. co 6 miesięcy, pytanie o optymalną strukturę - o to, jaka by ona była, gdybyś dziś miał zbudować firmę od podstaw.

Inwestycje w technologie dostosuj do strategii

Wydatki na technologie są ważną pozycją w budżecie każdej firmy. W wielu przedsiębiorstwach nowoczesne rozwiązania są warunkiem nie tylko rozwoju, ale wręcz istnienia. Jeśli rozszerzasz skalę działalności, podejmowanie racjonalnych inwestycji w IT jest bardzo istotne. Łatwo bowiem wpaść w pułapkę wielokrotnego kupowania tych samych rozwiązań w różnych obszarach firmy lub inwestowania w rozwiązania "na chwilę". Gdy firma rośnie, konieczne staje się planowanie inwestycji IT w dłuższej perspektywie i w skali całej firmy. Trzeba na to spojrzeć z punktu widzenia planu działania i dalszego rozwoju naszego biznesu. Jeżeli uwzględnisz wszystkie założenia strategiczne i zaplanujesz inwestycje, łatwiej będzie dobrać odpowiednie narzędzia. Warto wtedy odpowiedzieć sobie na pytania: co, dlaczego, w jaki sposób i jakimi zasobami zrealizujesz. Dzięki temu spośród wielu pomysłów będziesz mógł wybrać te najbardziej wartościowe, ustalić ich priorytety i realny plan realizacji.

Zarządzaj mądrze finansami i procesami

W każdym biznesie bardzo ważne jest właściwe zarządzanie finansami, w tym ustalenie, jakie koszty (również pośrednie) i jakie przychody generują poszczególne obszary działalności firmy. Wciąż dość częstą praktyką jest wliczanie kosztów pośrednich do finalnego rachunku wyników firmy, bez podziału na poszczególne działy. Takie rozwiązanie zaciemnia obraz i nie daje informacji o tym, w których obszarach firma przynosi zyski, a w których nie. Warto cały czas monitorować relacje z kontrahentami i klientami. W małym przedsiębiorstwie właściciele najczęściej są w stanie nadzorować całą sieć kontaktów i przeprowadzanych operacji, czyli mają pełny obraz sytuacji w firmie. Tymczasem przy większej skali działania do efektywnego zarządzania, konieczne jest wprowadzenie określonych standardów, dzięki którym będziesz wiedział, co tak naprawdę robią twoi pracownicy i jaką wartość to przynosi. Jest to szczególnie istotne, gdy masz do czynienia z przejęciem innej firmy lub połączeniem z nią. To wiąże się z oceną praktyk stosowanych przez oba przedsiębiorstwa oraz wyborem tych efektywnych i bardziej dostosowanych do nowej, połączonej skali działania, i ich wdrożeniem w obszarach, w których do tej pory nie były stosowane.

- Zmiana skali działania przedsiębiorstwa to tak naprawdę tworzenie firmy na nowo. Wymaga to przemyślenia wszystkich dotychczasowych działań z uwzględnieniem aktualnej struktury oraz potrzeb. Trzeba przy tym pamiętać m.in. o strategii i sprawnym zarządzaniu - podsumowuje Anna Wiącek.

ZAPISZ SIĘ: Codziennie wiadomości Super Expressu na e-mail