Praca zdalna 2023. To się zmieni od 7 kwietnia. Nowe przepisy wchodzą w życie

Określenie pracy zdalnej

Praca zdalna to wykonywanie obowiązków w całości lub częściowo w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą (konieczne złożenie wniosku), w tym w miejscu zamieszkania pracownika, w szczególności z wykorzystaniem środków bezpośredniego porozumiewania się na odległość. W godzinach pracy pracownik musi być w zgłoszonym miejscu i dostępny. Jeśli więc przeniesie się do kawiarni, czy będzie pracować z działki, jest to niezgodne z prawem. Praca zdalna będzie mogła być wykonywana zarówno w pełnym wymiarze czasu pracy jak i częściowo, np. w określone dni tygodnia.

Jak uzgodnić warunki pracy zdalnej?

Możliwość pracy zdalnej będzie mogło zostać ustalone już na etapie zawarcia umowy o pracę. Gdyby miejsce jej wykonywania w przyszłości miało się zmienić, będzie to wymagało od obu stron zmiany postanowień poprzez:

* zawarcie porozumienia zmieniającego, jeśli obie strony wyrażają zgodę;

* wypowiedzenie zmieniające, jeśli to pracodawca chciałby dokonać zmiany warunków pracy pracownika.

Kiedy pracodawca może nakazać pracę zdalną?

Pracodawca będzie mógł nakazać wykonywanie pracy zdalnej w czasie obowiązywania stanu nadzwyczajnego, stanu zagrożenia epidemicznego albo stanu epidemii oraz w okresie trzech miesięcy po ich odwołaniu. Będzie mógł to zrobić także w czasie, w którym zapewnienie przez niego bezpiecznych i higienicznych warunków pracy w jej dotychczasowym miejscu nie jest możliwe z powodu działania siły wyższej.

Dla spełniania warunków polecenia pracy zdalnej pracownik musi złożyć oświadczenie, że posiada warunki lokalowe i techniczne do wykonywania jej. W konsekwencji polecenie pracy zdalnej będzie możliwe wyłącznie z przyczyn niezależnych, losowych i na czas określony, a pracownik będzie musiał posiadać odpowiednie warunki do jej wykonywania. Polecenie w każdej chwili będzie mogło zostać cofnięte przez pracodawcę, ale z co najmniej dwudniowym uprzedzeniem. W przypadku gdyby u pracownika zmieniły się warunki techniczne miejsce wykonywania pracy zdalnej, wycofanie polecenia musi nastąpić niezwłocznie. 

Jeśli praca zdalna zostanie rozpoczęta w trakcie zatrudnienia, każda ze stron będzie mogła wystąpić wnioskiem o zaprzestanie wykonywania jej i przywrócenie poprzednich warunków pracy. Gdyby doszło do takiej sytuacji, to strony ustalają termin przywrócenia poprzednich warunków, który nie może być dłuższy niż 30 dni od dnia otrzymania wniosku.

Praca zdalna na wniosek pracownika

Z wnioskiem o wykonywanie pracy zdalnej będzie mógł wystąpić także pracownik. Nie będzie on co do zasady wiążący dla pracodawcy. Przepisy wprowadzają jednak kilka wyjątków, które dotyczą:

* pracownic w ciąży, rodziców lub opiekunów wychowujących dziecko do 4 roku życia,

* rodziców lub opiekunów mających pod opieką dzieci o ciężkim i nieodwracalnym upośledzeniu lub nieuleczalnej chorobie zagrażającej życiu, rodziców,

* rodziców lub opiekunów dzieci lub innych członków najbliższej rodziny posiadających orzeczenie o niepełnosprawności.

Pracodawca będzie mógł odmówić pracy zdalnej w powyższych przypadkach lub przerwać ją tylko wtedy, jeśli nie będzie ona możliwa ze względów organizacyjnych lub z uwagi na rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika. Informacja o odmowie musi zostać przekazana pracownikowi w ciągu 7 dni od dnia złożenia przez niego wniosku o pracę zdalną.

Okazjonalna praca zdalna

Wyłącznie na wniosek pracownika praca zdalna będzie mogła być wykonywana okazjonalnie, ale jej wymiar nie może przekroczyć 24 dni w roku kalendarzowym. Mówimy wówczas o incydentalnej pracy zdalnej, np. ze względu na nagłą potrzebę pracownika pozostania w domu.

W przypadku okazjonalnej pracy zdalnej będzie on zobowiązany do określenia procedur ochrony danych osobowych oraz przeprowadzenia, w miarę potrzeby, instruktażu i szkolenia w tym zakresie. Pracownik będzie musiał zapoznać się z nimi i przestrzegać ich. Ponadto konieczne będzie przekazanie mu informacji niezbędnych do wzajemnego porozumiewania się za pomocą środków bezpośredniego komunikowania się na odległość lub w inny uzgodniony sposób, a także do realizacji obowiązków w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.

Obowiązki pracodawcy wobec pracownika na pracy zdalnej

Pracodawca będzie zobowiązany:

* zapewnić pracownikowi wykonującemu pracę zdalną materiały i narzędzia pracy;

* zapewnić instalację, serwis, konserwację narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych, niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej lub pokryć konieczne ich koszty;

* pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych;

* pokryć inne koszty bezpośrednio związane z wykonywaniem pracy zdalnej;

* zapewnić pracownikowi szkolenia i pomoc techniczną niezbędne do wykonywania pracy zdalnej;

* ustalić wysokość ekwiwalentu pieniężnego za wykorzystywanie np. prywatnego laptopa pracownika oraz innych materiałów niezapewnionych przez pracodawcę.

Kontrola pracy zdalnej w domu pracownika

 Kontrola taka będzie opierała się na zasadach określonych przez strony w regulaminie, poleceniu pracy zdalnej bądź w porozumieniu zawartym z pracownikiem przez pracodawcę. Kontroli ma podlegać m.in. przestrzeganie wymogów w zakresie bezpieczeństwa i ochrony informacji, w tym procedury ochrony danych osobowych w miejscu wykonywania pracy, a także zasady BHP. Pracodawca może też  skontrolować trzeźwość pracownika. 

Badanie stanu trzeźwości pracownika oraz badanie na obecność w jego organizmie środków działających podobnie do alkoholu będzie mogła przeprowadzać również policja.