Firma lub zlecenie da Ci 6 dni urlopu. Wyjaśniamy, jak ominąć pułapki

• Analiza danych ZUS potwierdza, jak masowe zainteresowanie nowymi uprawnieniami pracowniczymi wymusza na firmach pilną transformację cyfrową procesów HR
• Prawidłowa interpretacja przepisów o stażu pracy jest kluczowa dla zarządzania ryzykiem prawnym i utrzymania przewagi konkurencyjnej na rynku pracy
• Eksperci rynku wskazują, że odrzucanie cyfrowych zaświadczeń ZUS stanowi poważne zagrożenie dla reputacji i stabilności operacyjnej przedsiębiorstwa
• Uwzględnienie okresów prowadzenia działalności gospodarczej w stażu pracy bezpośrednio wpływa na budżety firmowe i wymaga rewizji strategii wynagrodzeń
• Raport branżowy ujawnia, jak luki w nowych przepisach wpływają na optymalizację procesów i tworzą niepewność prawną dla różnych modeli biznesowych

Rewolucja w stażu pracy: Jak zlecenie i własna firma dadzą Ci 6 dni urlopu więcej?

Od początku 2026 roku polskie prawo pracy przeszło prawdziwą rewolucję. Nowe przepisy, które w sektorze publicznym obowiązują od 1 stycznia, a w prywatnym zaczną od 1 maja, znacząco poszerzają to, co wlicza się do stażu pracy. Od teraz do lat pracy doliczymy także okresy prowadzenia własnej firmy, współpracy przy działalności gospodarczej, pracy na umowę zlecenie, a nawet zatrudnienia za granicą. Zmiana ta ma bezpośrednie i bardzo korzystne przełożenie na uprawnienia pracownicze, z których najważniejszym jest wymiar urlopu. Po przekroczeniu progu 10 lat stażu pracy, pracownik zyskuje prawo do 26 dni urlopu rocznie, zamiast standardowych 20. W praktyce oznacza to, że osoba z ośmioletnim stażem (licząc dotychczasową pracę i naukę) może teraz doliczyć na przykład rok prowadzenia firmy i rok pracy na zleceniu, aby natychmiast zyskać dodatkowe 6 dni wolnego. Dłuższy staż to również często wyższy dodatek stażowy, co wprost przekłada się na wyższe wynagrodzenie.

Zainteresowanie nowymi możliwościami jest ogromne, co najlepiej obrazują dane ZUS. Tylko w pierwszych ośmiu dniach stycznia urzędy zanotowały ponad 98 tysięcy wniosków o wydanie zaświadczeń potwierdzających dodatkowe okresy pracy. Pracownicy mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy odpowiednich dokumentów, a cały proces odbywa się wyłącznie elektronicznie przez platformę eZUS. Aby uzyskać potwierdzenie dla okresów po 1 stycznia 1999 roku, wystarczy złożyć wniosek USP. Jeśli jednak chcemy udokumentować starsze okresy, konieczne jest złożenie oddzielnego formularza US-7. ZUS ma 7 dni roboczych na wygenerowanie zaświadczenia, które pojawia się na koncie wnioskodawcy w systemie. Co ważne, jest to jedyna forma dokumentu, jaką pracodawcy mają obowiązek honorować.

Cyfrowy absurd w kadrach. Co zrobić, gdy firma odrzuca dokument z ZUS?

Choć proces wydaje się prosty, w praktyce pojawił się nieoczekiwany problem, który blokuje wielu pracownikom dostęp do należnych im praw. Działy kadr w wielu firmach masowo odrzucają zaświadczenia z ZUS, ponieważ są one generowane w formie cyfrowej, bez fizycznej pieczątki i odręcznego podpisu urzędnika. Jednak takie działanie jest bezprawne. Zakład Ubezpieczeń Społecznych w oficjalnym komunikacie z 13 stycznia 2026 roku jednoznacznie stwierdził, że wydruki z systemu informatycznego ZUS są pełnoprawnymi dokumentami urzędowymi i mają moc prawną. Mimo to, wiele firm wciąż upiera się przy tradycyjnej, papierowej formie, tworząc biurokratyczną barierę i narażając pracowników na straty finansowe, ponieważ opóźniają przyznanie im wyższego wymiaru urlopu czy dodatków.

Co może zrobić pracownik, którego pracodawca odrzuca prawidłowo uzyskane zaświadczenie? Przede wszystkim nie jest bezbronny. Pierwszym krokiem powinno być powołanie się na wspomniany komunikat ZUS, który jest publicznie dostępny na stronie internetowej Zakładu. Następnie warto złożyć formalne pismo z prośbą o ponowne przeliczenie stażu pracy, załączając wydruk z systemu eZUS i jasno wskazując, że jest to oficjalny dokument. Jeśli te działania zawiodą, ostatecznym rozwiązaniem jest skierowanie sprawy do sądu pracy. Należy bowiem pamiętać, że nieuzasadnione kwestionowanie dokumentów urzędowych jest działaniem niezgodnym z prawem.

Chaos i luki w prawie. Co z zawieszoną firmą i opóźnieniami w ZUS?

Szybkie wprowadzenie nowych regulacji ujawniło również pewne luki i niedoprecyzowania w samych przepisach. Ustawodawca nie wyjaśnił na przykład, jak dokumentować okresy zawieszenia działalności gospodarczej ani jak traktować umowy zlecenia, od których nie były odprowadzane składki na ubezpieczenia społeczne. Ta niejasność prowadzi do chaosu interpretacyjnego, w którym różne oddziały ZUS i pracodawcy mogą stosować odmienne zasady. Kolejną wątpliwość budzi sytuacja pracowników, którzy mogą nie zdążyć ze złożeniem dokumentów w terminie z powodu opóźnień po stronie ZUS. Nie wiadomo, czy liczyć się będzie data złożenia wniosku, czy faktycznego dostarczenia zaświadczenia. Brak precyzyjnych wytycznych w tych kwestiach stwarza pole do sporów i nierównego traktowania, co stanowi poważne wyzwanie dla systemu.