Spis treści
Kadry wciąż na papierze
Cyfrowa rewolucja w polskich firmach wcale nie przebiega tak szybko, jak mogłoby się wydawać. Z przeprowadzonych w 2026 r. badań wynika, że aż 54 proc. firm zdigitalizowało tylko wybrane obszary działalności.
Jeszcze bardziej zaskakuje fakt, że w 24 proc. przedsiębiorstw większość zadań nadal wykonywana jest ręcznie. Niemal pełną automatyzację procesów kadrowo-płacowych ma natomiast tylko 21 proc. firm.
Pracownicy HR nadal muszą więc przekopywać się przez dokumenty, sprawdzać dane w kilku systemach i ręcznie wprowadzać informacje.
Dane porozrzucane po firmie
Jednym z największych problemów jest chaos informacyjny. 42 proc. badanych wskazało rozproszenie danych jako główne wyzwanie działów kadr i płac.
Dane pracownika mogą znajdować się jednocześnie w kilku programach, arkuszach kalkulacyjnych czy dokumentach. Osobne informacje ma dział HR, inne dział finansowy, a jeszcze inne przełożony.
Każda zmiana pensji, stanowiska czy świadczenia wymaga wtedy aktualizacji w kilku miejscach. Im więcej ręcznej pracy, tym większe ryzyko pomyłki.
– Ręczne przepisywanie danych między systemami strukturalnie generuje błędy, ale nie z winy ludzi, tylko z winy architektury procesu – wskazuje Marta Różańska z BPiON.
Papier, urlopy i liczenie pensji
Na papierowym obiegu dokumentów wciąż opiera się wiele firm. 39 proc. respondentów wskazało go jako jeden z głównych problemów. Chodzi m.in. o dokumenty dotyczące urlopów, delegacji czy umów.
Kolejne 35 proc. badanych narzeka na zbyt długie rozliczanie czasu pracy i wynagrodzeń. Co trzeci respondent wskazuje natomiast na wysokie ryzyko błędów ludzkich.
Szczególnie nerwowy może być koniec miesiąca, gdy trzeba zamknąć listę płac. Dane spływają z różnych źródeł, przełożeni potwierdzają nieobecności, a pracownicy kadr muszą jeszcze wszystko sprawdzić.
Zarząd pyta, a odpowiedzi trzeba szukać
Problemem jest również brak szybkiego dostępu do danych. 32 proc. badanych wskazało trudności z przygotowaniem analiz i raportów dla zarządu.
Tyle samo firm ma problemy z nadążaniem za zmianami przepisów dotyczących m.in. PIT, PPK czy ZUS.
Jeszcze bardziej wymowna jest kwestia narzędzi analitycznych. Aż 82 proc. respondentów nie korzysta z Business Intelligence w obszarze kadr i płac. Tylko 8,5 proc. wykorzystuje takie rozwiązania przynajmniej częściowo.
W praktyce oznacza to, że odpowiedź na proste pytanie prezesa o aktualne koszty zatrudnienia może wymagać ręcznego sprawdzania danych w kilku systemach.
Firmy tracą na braku automatyzacji
Brak cyfryzacji nie jest tylko problemem organizacyjnym. To także konkretne pieniądze.
Autorzy raportu wyliczyli, że w firmie zatrudniającej około 400 osób automatyzacja może uwolnić około 250 godzin pracy miesięcznie. Przy założeniu stawki 90 zł za godzinę daje to około 270 tys. zł oszczędności rocznie.
Na tym nie koniec. Ograniczenie rotacji pracowników również może przynieść duże oszczędności. W analizowanym przykładzie zmniejszenie rotacji o 20 proc. oznacza około 480 tys. zł mniej wydanych na rekrutację.
Co blokuje cyfrową rewolucję?
Dlaczego firmy mimo wszystko nie automatyzują kadr? Najczęściej wskazywanym powodem są koszty wdrożenia. Problem ten wskazało 27 proc. respondentów.
Na kolejnych miejscach znalazły się opór pracowników przed zmianą (17 proc.), brak specjalistów IT i wdrożeniowców (15 proc.), niewielka świadomość korzyści (14 proc.), brak odpowiednich kompetencji cyfrowych (14 proc.) oraz obawy o bezpieczeństwo danych (13 proc.).
Eksperci zwracają jednak uwagę na paradoks. Firma może płacić zarówno za nowy system, jak i za utrzymywanie starych rozwiązań, jeśli cyfryzacja została przeprowadzona tylko częściowo.
A wtedy zamiast prostoty pojawia się jeszcze większy bałagan.
Automatyzacja będzie coraz ważniejsza
Firmy będą musiały także coraz dokładniej analizować dane dotyczące wynagrodzeń. Ma to znaczenie m.in. w związku z nowymi wymogami dotyczącymi przejrzystości płac.
Do sprawnego przygotowania zestawień potrzebne są uporządkowane dane i narzędzia analityczne. Tymczasem w większości firm takich rozwiązań nadal brakuje.
Polskie kadry stoją więc przed wyborem: dalej liczyć, przepisywać i sprawdzać ręcznie albo wreszcie postawić na pełną cyfryzację. Raport pokazuje, że na razie większość firm wciąż tkwi pośrodku.
Podcasty
Playlisty tematyczne
