Gotówka do ręki bez pokwitowania? Sprawdź, dlaczego warto się o nie upomnieć

Spis treści

1. Pokwitowanie przydatne w sporze
2. Pisemny dowód zapłaty
3. W sądzie bez pokwitowania
4. Pokwitowanie odbioru gotówki
5. Pokwitowanie a działalność gospodarcza

W Kodeksie cywilnym znajdują się przepisy, zgodnie z którymi osoba płacąca gotówką ma prawo żądać od wierzyciela pokwitowania. Dokument powinien zostać wystawiony od razu, a jeśli osoba, której właśnie chcemy zapłacić, odmawia wystawienia nam pokwitowania, możemy wstrzymać się z zapłatą. Jak powinno wyglądać pokwitowanie odbioru gotówki? Co obowiązkowo musi zawierać? Na jak długi czas da się odroczyć zapłatę w sytuacji, gdy nie zostaje ono wydane?

Pokwitowanie przydatne w sporze

Pokwitowanie może być bezcenne w sytuacji, kiedy zapłaciliśmy za coś, a ten, kto dostał nasze pieniądze, zaprzecza temu faktowi i twierdzi, że żadnych pieniędzy od nas nie dostał. Nie mając pokwitowania, nie mamy żadnego dowodu, że uiściliśmy opłatę zgodnie z zobowiązaniem. Wypisanie tego dokumentu trwa przecież naprawdę krótko i nie nastręcza trudności, a może pomóc w uniknięciu rozprawy w przypadku pojawienia się opisanego sporu.

Pisemny dowód zapłaty

Pokwitowanie odbioru gotówki to po prostu dowód zapłaty za wybraną usługę lub zakupiony towar. Pozwala ono zabezpieczyć transakcję bądź wierzytelność przed nieuczciwym działaniem odbiorcy pieniędzy. Trzeba jednak pamiętać, że tego rodzaju dokument powinien zostać sporządzony w odpowiedniej formie.

Uwaga! Aby pokwitowanie było ważne:

• za każdym razem powinno być sporządzone w formie pisemnej, a nie ustnej;
• musi zawierać podpis osoby, która odebrała pieniądze.

W pokwitowaniu odbioru gotówki powinny się znaleźć następujące informacje:

• imię i nazwisko lub nazwa osoby/firmy, która dokonała płatności,
• imię i nazwisko lub nazwa osoby, która otrzymała płatność,
• kwota dokonanej płatności (także słownie),
• metoda płatności (zwykle jest to gotówka, a nie przelew bankowy na konto),
• tytuł prawny transakcji (czyli np. sprzedaż, dzierżawa, usługa itp.),
• data i miejsce płatności,
• podpis osoby, która otrzymała płatność.

Pismo trzeba wypełnić, wydrukować, podpisać, a następnie wysyłać je do osoby, która nam zapłaciła lub przekazać je osobiście. Zgodnie z prawem, pokwitowanie może zostać wręczone osobiście w momencie odbioru gotówki, doręczone pocztą lub przesłane poczta elektroniczną.

W sądzie bez pokwitowania

Jeżeli dokonania zapłaty nie da się potwierdzić pokwitowaniem odbioru gotówki, ponieważ go nie mamy, sąd wykorzysta dowody w postaci zeznań świadków, a także przesłucha obie strony kontraktu. Jeśli jednak świadków zapłaty nie ma, w sądzie dojdzie do tzw. słowa przeciw słowu, a to prawdopodobnie doprowadzi do przegranej tej ze stron, która rzekomo zapłaciła, ale nie odebrała pokwitowania.

Pokwitowanie odbioru gotówki

Do sporów sądowych, w których jedna ze stron twierdzi, że dokonała zapłaty gotówką, jednak nie otrzymała na to pokwitowania będącego dowodem w sprawie, a druga zaprzecza, by do zapłaty w ogóle doszło, dochodzi dość często. Warto wiedzieć, że w takich przypadkach w trudniejszej sytuacji jest strona, która dokonała zapłaty gotówką. Przelew można by udokumentować, a bez pokwitowania za gotówkę dowiedzenie zapłaty będzie trudne lub wręcz niemożliwe. Art. 6 Kodeksu cywilnego stanowi, że "ciężar udowodnienia faktu spoczywa na osobie, która z faktu tego wywodzi skutki prawne". Jeżeli więc jedna ze stron upiera się, że przekazała pieniądze, musi to udowodnić przed sądem.

Przepisy, które pozwalają żądać tzw. pokwitowania odbioru gotówki, znajdują się w Kodeksie cywilnym. Art. 462 tego kodeksu stanowi, że:

• dłużnik, spełniając świadczenie, może każdorazowo żądać od wierzyciela pokwitowania;
• dłużnik może żądać pokwitowania w szczególnej formie, jeżeli ma w tym swój interes,
• dłużnik ponosi koszty pokwitowania, chyba że umówiono się inaczej.

Poza tym w sytuacji, kiedy wierzyciel nie chce wystawić pokwitowania, dłużnik może powstrzymać się ze spełnieniem świadczenia albo złożyć przedmiot świadczenia do depozytu sądowego. 

Przykład:

• Jeśli mamy już w swoim użytkowaniu aparat fotograficzny, który zamierzamy kupić od znajomego zgodnie z umową z nim, stajemy się stroną umowy i jego dłużnikiem. Jeśli przyniesiemy właścicielowi aparatu umówioną kwotę gotówki, a ten odmówi nam wystawienia pokwitowania, możemy mu nie zapłacić, a aparat złożyć do depozytu sądowego. W ten sposób można skłonić właściciela aparatu, aby postępował zgodnie z prawem i przyjmując zapłatę w gotówce, wystawił nam stosowne pokwitowanie.

Pokwitowanie a działalność gospodarcza

Jeśli osoba, od której żądamy pokwitowania prowadzi działalność gospodarczą, musi ona na żądanie kupującego lub usługobiorcy wystawić rachunek potwierdzający dokonanie sprzedaży bądź wykonanie usługi. Jeśli zażądamy pokwitowania (rachunku) od takiej osoby przed wykonaniem usługi lub wydaniem towaru, musi to zrobić nie później niż w terminie 7 dni od dnia wykonania usługi albo wydania towaru. Jeśli jednak zażądamy wystawienia rachunku po wykonaniu usługi lub wydaniu towaru, musi go wystawić w terminie 7 dni od dnia zgłoszenia żądania. Należy pamiętać, że podatnicy VAT mają obowiązek wystawienia faktury.