Jak ograniczyć koszta druku w firmie

Jaki jest udział kosztów druku w ogólnych kosztach firmy? W których branżach są one największe?

Strefa druku potrafi pochłonąć nawet 8 proc. rocznych obrotów firmy. Składają się na to koszty leasingu maszyn, kontraktów serwisowych, materiałów eksploatacyjnych czy koszt energii elektrycznej. To, czego bardzo często przedsiębiorcy nie zauważają, to fakt, że część kosztów związanych ze strefą druku jest dla nich ukryta. Mam tu na myśli przede wszystkim koszt związany z przestojami w pracy spowodowanymi awarią, mniejsza efektywność pracowników w przypadku, gdy część maszyn jest niesprawna, a także straty generowane poprzez nieodpowiednią politykę druku. Najwyższe kwoty na druk przeznaczają oczywiście te branże, które najwięcej drukują, a więc sektor bankowy, ubezpieczeniowy oraz wszystkie punkty sprzedaży w których niezbędne jest spisanie z klientem umowy, np. abonamentu telefonicznego. Bardzo dużo drukuje się też w biurach.

Według badania Coleman Parks, przeciętny polski pracownik zadrukowuje ok. 29 stron dziennie i pomimo szeroko głoszonego „odejściu papieru do lamusa” statystyka ta nie tylko się utrzymuje, ale nawet wzrasta. Wysokie koszty i duże zapotrzebowanie na papierowe dokumenty sprawiają, że strefa druku to ważne pole działań optymalizacyjnych, które mogą obniżyć koszty druk z 8 to nawet 2 proc.

Na jakie usługi i korzyści biznesowe może liczyć przedsiębiorca, zwłaszcza z sektora MŚP, który skorzysta z usług firmy Ediko?

Każda z firm ma swoje specyficzne potrzeby, dlatego współpracę rozpoczynamy od audytu, podczas którego specjalista przygląda się wszystkim aspektom związanym ze strefą druku – bada m.in. typ, stan i rozmieszczenie drukarek, istniejące zabezpieczenia oraz sprawdza warunki podpisanych umów leasingowych. Przeprowadzane jest też kompleksowe badanie wśród pracowników dotyczące potrzeb oraz wykorzystywania drukarek.

Dzięki temu mamy możliwość przygotowania oferty, w której z jednej strony pokazujemy, jakie działania należy podjąć, aby drukowanie w firmie było wydajniejsze, a z drugiej przedstawiamy, jakie oszczędności przyniesie to przedsiębiorstwu.

Cechą, która wyróżnia Ediko spośród innych firm jest to, że rozliczamy się z naszymi klientami w modelu SaaS. Płacą oni określoną kwotę za wydruk, dzięki czemu nie muszą ponosić dużych, jednorazowych kosztów sprzętowych (ceny drukarek biznesowych do nawet kilkanaście tysięcy złotych) oraz mają pewność, że ich strefa druku będzie się rozwijała wraz ze wzrostem ich firmy

Klienci korzystają z naszych kompetencji także w zarządzaniu dokumentami w formie cyfrowej. Pomagamy im m.in. w digitalizowaniu informacji, ich przesyłaniu i katalogowaniu oraz multimedialnej prezentacji (digital sinage) na specjalnych ekranach. Zapewniamy im więc zarówno hardware jak i software.

Jakie elementy audytu przedsiębiorcy mogą wykonać we własnym zakresie, aby zoptymalizować pracę urządzeń?

Na naszej stronie udostępniamy częściowo za darmo stworzone przez nas narzędzie do monitorowania floty urządzeń – MPS Satellite, aby każdy mógł wykonać sobie „mini audyt”, sprawdzając, czy np. jedno z jego urządzeń nie jest bardziej obciążane niż inne. Przedsiębiorcy mogą też zweryfikować potrzeby pracowników (czasami na jednego pracownika w firmie przypada 1,5 drukarki) czy sprawdzić, do czego wykorzystuje się firmowy sprzęt- nagminnie jest bowiem używanie służbowej drukarki do prywatnych potrzeb.

W jaki sposób nowe rozwiązania technologiczne pozwalają drukować taniej i przede wszystkim - bardziej ekologicznie?

Największy postęp dokonał się w sferze druku atramentowego. Wciąż pokutuje przekonanie, że to drukarki laserowe są efektywniejsze, szybsze i tańsze w użytkowaniu, co nie jest do końca prawdą. Drukarki atramentowe potrafią zużyć nawet 80 proc. mniej energii elektrycznej niż laserowe. To, jeżeli mówimy o maszynach, które włączone są non-stop, potrafi dać w rocznym rozrachunku naprawdę pokaźne oszczędności. Ponadto, w przeciwieństwie do laserowych, mają tylko jeden element eksploatacyjny – pojemnik z tuszem. Znacznie ogranicza to ilość plastikowych odpadów, generowanych podczas użytkowania urządzenia oraz sprawia, że w samej drukarce jest mniej elementów, które mogą się zepsuć. Dodatkowo drukarki atramentowe dogoniły już te laserowe pod względem prędkości wydruku, a systemy zastosowane np. w najnowszych drukarkach HP pozwalają urządzeniu samodzielnie zastępować uszkodzone dysze natryskujące tusz, co sprawia, że taka usterka nie odbija się na ich pracy. Do tego drukarki atramentowe są dużo mniej szkodliwe dla pracowników, ponieważ przy ich pracy nie wydziela się ozon.

Jakie najczęstsze błędy w zarządzaniu strefą druku popełniają przedsiębiorcy?

Przedsiębiorcy rzadko zdają sobie sprawę z tego, że współczesne drukarki już dawno przestały być urządzeniami peryferyjnymi, a stały się pełnoprawnymi komputerami z procesorami, pamięcią RAM czy dyskami twardymi. Brak odpowiedniego zabezpieczenia tych maszyn oraz fakt, że są one najczęściej połączone sieciowo z każdym komputerem w firmie, sprawia, że drukarki to niezwykle częsty i łatwy cel ataku hakerskiego. Dlatego też w ramach naszych działań zawsze sprawdzamy, jaki jest stan zabezpieczeń sieciowych audytowanych urządzeń i proponujemy odpowiednie rozwiązania. Jednym z nich jest tzw. druk podążający, który umożliwia autoryzowanie wydruków przy użyciu specjalnej karty magnetycznej bądź PIN-u. Zastosowanie tego systemu pozwala mieć pewność, że nikt nieupoważniony nie odbierze naszego wydruku, a także – że pracownik nie mający odpowiednich uprawnień nie wydrukuje i nie wyniesie z firmy ważnego, poufnego dokumentu. Druk podążający cieszy się ostatnio rosnącą popularnością, ponieważ pozwala zachować odpowiedni obieg dokumentów w kontekście obowiązujących przepisów RODO.

Jaka przyszłość czeka strefę druku i jakich nowości możemy w tym obszarze spodziewać się niedługo?

Jednym z kluczowych aspektów, na który mocno stawiają producenci drukarek jest bezpieczeństwo. Należy tu wymienić m.in. technologię, która nie pozwala wprowadzać hakerom zmian w oprogramowaniu drukarki. Po wykryciu wtargnięcia urządzenie automatycznie przywraca bowiem oryginalny software ze „złotej kopii zapasowej” przechowywanej w specjalnie chronionym miejscu na dysku. Producenci sprzętu i oprogramowania dbają też o to, by komfort użytkowania ich produktu był jak największy, stąd też inwestowanie w technologie ułatwiające drukowanie m.in. z poziomu telefonu czy tabletu. W Ediko stale wzbogacamy swoją ofertę- chociażby naszą aplikację MPS Satellite o nowe funkcjonalności – MPS Space pozwalające resellerom zarządzać kluczami licencyjnymi do MPS Satellite czy MPS Moon, pozwalające otrzymywać odczyty aplikacji w każdym miejscu na ziemi.