Kiedy wypłacić pracownikowi ekwiwalent za zaległy urlop?

Urlop to nie tylko kwestia wygody pracownika, ale także jego niezbywalne prawo. Z jednej strony oznacza to, że pracodawca nie może odmówić urlopu pracownikowi. Z drugiej strony, pracownik nie może nikomu oddać przysługujących mu dni wolnych.

Prawo pracy stanowi, że urlop niewykorzystany w danym roku może przejść na rok następny. Jest jednak jeden warunek – trzeba go odebrać do 30 września.

Co jednak kiedy pracownik nie wykorzysta urlopu? Zasadniczo, niewykorzystany urlop z danego roku przenoszony jest na rok kolejny. W takiej sytuacji jednak zaległy urlop należy wykorzystać dokładnie do 30 września tego roku. W niektórych przypadkach trzeba będzie wypłacić ekwiwalent za zaległy urlop, ale nie zawsze.

Wymiar urlopu wynosi:

1. 20 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony krócej niż 10 lat,  
2. 26 dni - jeżeli pracownik jest zatrudniony co najmniej 10 lat.  

Co do zasady bowiem urlop wypoczynkowy powinien być wykorzystany w naturze – to oznacza, że pracownik nie może dostać za niego pieniędzy. Wyjątkiem od tej reguły jest rozwiązanie lub wygaśnięcie umowy o pracę, kiedy pracownik nie wyczerpał przysługującego mu urlopu (zarówno w całości jak i w części) i doszło do rozwiązania umowy lub wygaśnięcia stosunku pracy.

 - W przypadku niewykorzystania przysługującego urlopu w całości lub w części z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy pracownikowi przysługuje ekwiwalent pieniężny – głosi art. 171 Kodeksu pracy.

Zgodnie z przepisami, pracodawca nie ma obowiązku wypłacenia ekwiwalentu pieniężnego, w przypadku gdy strony postanowią o wykorzystaniu urlopu w czasie pozostawania pracownika w stosunku pracy na podstawie kolejnej umowy o pracę zawartej z tym samym pracodawcą bezpośrednio po rozwiązaniu lub wygaśnięciu poprzedniej umowy o pracę z tym pracodawcą.

Warto pamiętać, że ekwiwalent należy się niezależnie od powodu rozwiązania czy wygaśnięcia umowy. To oznacza na przykład, że pieniądze może dostać również osoba zwolniona dyscyplinarnie.

Ekwiwalent za zaległy urlop wypoczynkowy może być wypłacany wyłącznie z powodu rozwiązania lub wygaśnięcia stosunku pracy.

Kwotę ekwiwalentu za niewykorzystany urlop ustala się zgodnie z rozporządzeniem w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop.

Aby obliczyć faktyczną kwotę ekwiwalentu należy ustalić podstawę jego wymiaru oraz obliczyć ekwiwalent za pojedynczą godzinę niewykorzystanego urlop. Wynik trzeba pomnożyć przez liczbę godzin niewykorzystanego urlopu.