Koniec papierologii w urzędach? Rząd stawia na cyfryzację i darmowy system dla każdego

Zmiana, którą wprowadzamy, buduje przyjazną, dobrze zarządzaną administrację, która jest blisko obywatela. Ta zmiana dotyczy tego, jak powinna wyglądać Polska przyszłości. Polska, w której jest zero papieru, a usługi mają charakter online. To wielkie wyzwanie, ale wierzę, że uda nam się je zrealizować. Już teraz się udaje, bo w ramach systemu pracuje już ponad 1300 jednostek. A do czerwca 2026 r. ta liczba się podwoi

– mówił podczas konferencji o EZD wicepremier i minister cyfryzacji Krzysztof Gawkowski.

Ułatwienie dla obywateli i instytucji

Wbrew pozorom EZD RP nie jest narzędziem dla informatyków. To ogromne udogodnienie dla milionów Polek i Polaków, którzy chcą szybko, łatwo i wygodnie załatwiać sprawy urzędowe. Z systemu już korzystają w pełni za darmo m.in.: ministerstwa, Kancelaria Sejmu, MOPS-y, KRUS-y, przedszkola, biblioteki, szpitale, urzędy miejskie, a także mniejsze placówki. Takie podejście umożliwi w Polsce efektywny rozwój cyfrowy zarówno dużych, jak i małych instytucji, co z kolei przekłada się na większe bezpieczeństwo kraju i rodaków. Pracownicy otrzymują darmowe szkolenia, a instytucje – niezbędne wsparcie przy wprowadzaniu systemu oraz tzw. infrastrukturę chmurową. W celu udostępnienia usługi SaaS EZD RP dla 300 tys. użytkowników przeznaczonych zostanie 200 mln zł. Środki te będą pochodzić z Krajowego Planu Odbudowy.

Usługi przy jednoczesnym rozwijaniu EZD RP

Jak wskazywał podczas poniedziałkowej konferencji dr inż. Radosław Nielek, dyrektor NASK-PIB, EZD RP to platforma służąca zarówno do świadczenia usług, jak i budowy dodatków, integracji, rozszerzeń i nieustannego doskonalenia tego narzędzia. Jego zdaniem to jedno z trudniejszych przedsięwzięć, jakiego do tej pory podjął się Instytut.

Takie projekty wymagają dotarcia do dziesiątków tysięcy ludzi, a docelowo planujemy zbudować infrastrukturę do świadczenia usług dla pół miliona osób. Te osoby będą korzystać z systemu codziennie. To pokazuje skalę tego wyzwania. Te procesy wymagają odwagi i myślenia strategicznego na lata do przodu. Ale cyfryzacja ma sens tylko wtedy, gdy wprowadzana jest na dużą skalę

– zaznaczał dyrektor NASK.

Zalety cyfrowej rewolucji w administracji

Platforma EZD RP, współtworzona przez NASK, czyli zespół fachowców od walki z cyberprzestępcami – to gwarancja ochrony danych Polaków i wysokiej odporności administracji na ataki hakerów. Takie narzędzie zwiększa bezpieczeństwo nasze i kraju. Poza tym samorządy i administracja publiczna są zwolnione z kosztów licencyjnych oraz tych związanych z archiwizacją dokumentów. Zużywają też mniej papieru i energii (nie potrzeba sprzętu biurowego), co ma znaczenie dla środowiska i budżetów. System elektronicznego zarządzania dokumentacją zapewnia przejrzystość dokumentacji i spójność. To koniec ery papierowych dokumentów i długiego oczekiwania na realizację pilnych spraw. EZD RP pozwala śledzić postęp procesów i szybko uzyskać dostęp do dokumentów. Co istotne, platforma jest zintegrowana z e-PUAP i e-Doręczeniami. Do dyspozycji Polaków jest więc jedna platforma, która umożliwia obsługę korespondencji z urzędami, wysłaniem decyzji i potwierdzeniem odbioru dokumentów. Kolejnym atutem EZD RP jest możliwość powrotu do archiwalnych materiałów – Archiwum Dokumentów Elektronicznych. Warto też wspomnieć, że platforma działa w oparciu o rozwiązania sztucznej inteligencji m.in. streszcza konkretną sprawę i pozwala przygotować odpowiedź, co przyspiesza i usprawnia działania urzędników. Dodatkowo samorządy korzystające z EZD RP mogą zlecać innym firmom IT rozbudowę platformy, tym bardziej, że EZD RP można zainstalować lokalnie lub w chmurze oraz integrować z innymi systemami - to bardzo elastyczne rozwiązanie.

Dokumenty w chmurze

Z chmury SaaS EZD RP korzysta ponad 47 tys. aktywnych użytkowników. W chmurze jest przechowywanych ponad 50 mln plików. Zdaniem ministra cyfryzacji Dariusza Standerskiego, cyfrowa administracja będzie nam towarzyszyć na co dzień. Czy to oznacza, że od 1 stycznia 2028 r. nie będzie już mnóstwa papierowych dokumentów, czekających na odręczny podpis urzędników?

Nie będzie i wiemy, że to olbrzymia zmiana. Zmiana rewolucyjna, ale możliwa do zrealizowania. Udowadniamy, że razem z NASK możemy tę rewolucje przeprowadzać. Nie tylko w dużych miastach, ale także w małych miejscowościach i na wsiach 

– odpowiadał wiceminister cyfryzacji Dariusz Standerski.  Platforma ma być najbardziej powszechnym i dostępnym narzędziem w chmurze.