Składnica akt jest jednostką podobną do klasycznego przyzakładowego archiwum, ale poza działaniami z zakresu archiwum zakładowego zajmuje się jeszcze m.in. niszczeniem dokumentacji o czasowym okresie przechowywania. W związku z tym, że coraz więcej firm nie dysponuje lokum na archiwum ani kadrą, która miałaby tam pracować, takie zadania zlecane są zewnętrznym, prywatnym składnicom akt. Z ich usług mogą także korzystać m.in. rozmaite spółki, wspólnoty mieszkaniowe i stowarzyszenia.
Firma w rejestrze
W Polsce działalność archiwistyczna objęta jest szeregiem ustawowych i ministerialnych wytycznych. Określonych zasad muszą także trzymać się prywatne placówki świadczące usługi w tym zakresie.
Działalność gospodarcza w zakresie przechowywania dokumentacji osobowej i płacowej pracodawców o czasowym okresie przechowywania jest działalnością regulowaną wykonywaną przez przedsiębiorcę i wymaga uzyskania wpisu do rejestru przechowawców akt osobowych i płacowych. Działalność taka może być wykonywana przez przedsiębiorcę będącego osobą prawną lub jednostką organizacyjną nieposiadającą osobowości prawnej.
Organem prowadzącym rejestr jest marszałek województwa właściwy ze względu na miejsce wykonywania działalności objętej wpisem. Rejestr może być prowadzony w systemie informatycznym. Wpis wiąże się z formalnościami i opłatą skarbową w wysokości 616 zł.
Warto podkreślić, że gdy nie ma się w ofercie przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej, nie trzeba zabiegać o wpis do wymienionego rejestru. Osoby, które boją się mocnych obwarowań prawnych związanych z działaniem profesjonalnej składnicy akt, mogą na początek skupić się wyłącznie na świadczeniu usług porządkowania dokumentów. Do tego nie potrzeba spełniać tak wygórowanych i ścisłych wymagań, jak w przypadku przechowalnictwa ważnych dokumentów.
Dobrze też postarać się o certyfikat Stowarzyszenia Archiwistów Polskich. Choć nie jest on obowiązkowy to na pewno poprawi wizerunek firmy i wpłynie na zaufanie klientów.
Zespół profesjonalistów
Archiwizacją dokumentów muszą zajmować się profesjonalni archiwiści. Na wagę złota są absolwenci szkół wyższych, studiujący na kierunkach ze specjalnością archiwistyka lub zarządzanie dokumentacją współczesną oraz absolwenci techników z zawodem technik archiwista. Absolwenci innych kierunków szkół wyższych, zanim podejmą stałą pracę w składnicy akt, powinni odbyć praktykę w zawodzie archiwisty. To ważne, bo zadania w takim miejscu pracy muszą być konkretnie podzielone, praca perfekcyjnie zorganizowana i wykonywana bezbłędnie przy wykorzystaniu zawodowych umiejętności i według obowiązujących w tej dziedzinie zasad.
Odpowiednie lokum
W przypadku składnicy akt ustawowo regulowane są wytyczne dotyczące samego lokalu. Budynek biurowy, w którym chcemy stworzyć takie archiwum, musi znajdować się na terenie niezalewowym, właściwie zagospodarowanym oraz oświetlonym. Najlepiej, by część zajmowana przez składnicę znajdowała się w północnej lub północno-wschodniej części biurowca. Lokal powinien być suchy, prawidłowo oświetlony, równomiernie ogrzewany w ciągu roku (ogrzewaniem centralnym), powinien mieć sprawną instalację elektryczną i dobrą wentylację. Na całej powierzchni należy wydzielić trzy pomieszczenia: pokój biurowy, magazyn, czytelnię.
Nie zaleca się lokalizowania archiwum w piwnicy z wyjątkiem sytuacji, gdy jest ona sucha, ma dobrą wentylację, brak w niej rur wodno-kanalizacyjnych i grzewczych. Zabroniona jest lokalizacja na strychu i górnych piętrach pozbawionych izolacji od dachu.
To nie koniec architektonicznych wytycznych. Składnica dokumentów musi mieć odpowiednie zabezpieczenia przed żywiołami, słońcem i działaniami przestępców. Zatem niezbędne będą m.in. okna i drzwi antywłamaniowe oraz ognioodporne, specjalne rolety cieniujące, system alarmowy antypożarowy oraz antywłamaniowy.
Specjalistyczne wyposażenie
Składnica akt musi być odpowiednio wyposażona. Konieczne są meble, produkowane specjalnie do archiwów. Niezbędne okażą się regały metalowe stacjonarne lub przesuwne (jezdne). Regały powinny być zabezpieczone przed korozją, stać ustawione prostopadle do okien. Regały stacjonarne powinny być oddalone od ścian minimum 5 cm. Przejście pomiędzy regałami ma wynosić minimum 80 cm, a wysokość półek powinna być dostosowana do rozmiaru akt. Szerokość półek regałów stojących pod ścianą powinna wynosić 40 cm, a wolno stojących - 80 cm.
Nienaganna higiena
Punkt składowania ważnych dokumentów musi być wyposażony w urządzenia kontrolujące temperaturę i wilgotność powietrza. Nie należy zapominać o regularnym sprzątaniu i utrzymywaniu w czystości lokalu archiwum lub składnicy akt. Tutaj jednak nie wolno ograniczać się tylko do czyszczenia podłóg i ścierania kurzu z biurek. W magazynach archiwalnych co najmniej dwa razy w roku powinno się przeprowadzać gruntowne odkurzanie dokumentacji za pomocą specjalnego odkurzacza.
RAMKI:
KOSZTY INWESTYCYJNE:
- Wyposażenie lokalu - 100 tys. zł
- Strona internetowa - 1,5 tys. zł
SUMA: 101,5 tys. zł
KOSZTY MIESIĘCZNE:
- Najem lokalu - 3 tys. zł
- Pensja dla archiwisty - 3,5 tys. zł
SUMA: 6,5 tys. zł
PRZYCHODY MIESIĘCZNE (przed opodatkowaniem):
Zakładając, że dajesz zakres archiwistycznych usług (np. przechowywanie list płac, kartotek zarobkowych) 100 firmom. Rocznie każda z nich płaci 1,5 tys. zł.
SUMA: 12,5 tys. zł miesięcznie (rocznie 150 tys zł.)
DOCHÓD (przed opodatkowaniem): 6 tys. zł (miesięcznie)
O tym w jaki sposób rozkręcić biznes przeczytasz w książce "45 nowych pomysłów na biznes". To już druga część naszego poradnika dla wszystkich, którzy marzą o własnej firmie oraz dla tych, którzy interesują się gospodarką, rynkiem pracy i small biznesem. Książka dostępna jest w kioskach na terenie całego kraju od 25 sierpnia w cenie 14,99 zł.
Podcasty
Playlisty tematyczne
