- Analiza danych z urzędów skarbowych za 2024 rok ujawnia, że błędna optymalizacja podatkowa wydatków świątecznych to rosnące ryzyko biznesowe
- Niewłaściwe źródło finansowania prezentu pracowniczego może podnieść jego koszt o ponad 20% i realnie obniżyć wartość świadczenia dla zatrudnionego
- Eksperci podatkowi wskazują, w jaki sposób odpowiednia strategia biznesowa pozwala zaliczyć firmową wigilię w koszty i uniknąć zakwestionowania wydatków
- Bony podarunkowe i karty prezentowe niezależnie od źródła finansowania zawsze generują pełne obciążenia podatkowe i składkowe
- Przekroczenie progu 200 zł brutto przy upominku dla kontrahenta uniemożliwia zaliczenie go w koszty uzyskania przychodu, co bezpośrednio wpływa na płynność finansową
Prezent dla pracownika: Trzy ścieżki finansowania i jedna podatkowa pułapka
To, czy świąteczny prezent dla pracownika będzie dodatkowo kosztował firmę, zależy przede wszystkim od tego, skąd pochodzą pieniądze na jego zakup. Jeśli upominek jest finansowany z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS), czyli specjalnego firmowego funduszu na cele socjalne, pracownik nie zapłaci od niego podatku dochodowego aż do łącznej kwoty 1000 zł w skali roku. Sytuacja zmienia się diametralnie, gdy firma kupuje prezenty ze swoich bieżących środków obrotowych. Wtedy taki upominek jest traktowany jak dodatkowe wynagrodzenie, od którego trzeba zapłacić pełen podatek i składki ZUS. Różnica w kosztach jest ogromna: prezent o wartości 600 zł z funduszu socjalnego to dla firmy wydatek dokładnie 600 zł, a pracownik otrzymuje go w całości. Ten sam prezent sfinansowany z budżetu operacyjnego kosztuje pracodawcę aż 722,88 zł, a pracownik, po potrąceniu podatku i składek, realnie dostaje świadczenie o wartości 433,14 zł.
Istnieje również inna możliwość, która pozwala uniknąć opodatkowania. Zgodnie z niedawną interpretacją Dyrektora Krajowej Informacji Skarbowej z listopada 2025 roku, prezent może zostać potraktowany jako darowizna, o ile nie wynika on bezpośrednio z umowy o pracę czy regulaminu wynagradzania. W takim scenariuszu pracownik, który dla pracodawcy jest w trzeciej grupie podatkowej (obejmującej osoby niespokrewnione), nie zapłaci podatku od darowizny do kwoty 5 733 zł w ciągu pięciu lat. Należy jednak pamiętać o istotnym wyjątku, który jest częstą pułapką dla firm. Bony, talony i karty podarunkowe, niezależnie od źródła finansowania, nawet jeśli pochodzą z ZFŚS, są zawsze uznawane za przychód pracownika. Oznacza to, że od ich wartości trzeba odprowadzić zarówno podatek, jak i składki ZUS, bez żadnych ulg.
Wigilia w kosztach firmy? Tak, ale fiskus ma twarde warunki i nowe narzędzia
Organizacja świątecznego spotkania dla zespołu również może być dla firmy kosztem podatkowym, czyli wydatkiem, który obniża podstawę opodatkowania. Warunkiem jest jednak to, by pracodawca potrafił udowodnić, że celem spotkania była integracja i motywacja pracowników. Sama konsumpcja nie wystarczy, aby urząd skarbowy uznał wydatek. Spotkanie musi służyć zacieśnianiu więzi w zespole lub poprawie atmosfery, co należy odpowiednio udokumentować. Oprócz faktur, fiskus może zażądać listy obecności oraz programu wydarzenia, który potwierdzi, że jego częścią było na przykład podsumowanie rocznych wyników czy przedstawienie planów na przyszłość. Warto też pamiętać o żelaznej zasadzie: wydatki na alkohol serwowany podczas imprezy nigdy nie mogą stanowić kosztu uzyskania przychodu. Brak odpowiedniej dokumentacji może sprawić, że w razie kontroli cały koszt organizacji wigilii zostanie zakwestionowany.
Podobne zasady ostrożności obowiązują przy wręczaniu prezentów kontrahentom. Upominki, których wartość nie przekracza 200 zł brutto, można zaliczyć do kosztów reklamy, a więc odliczyć od dochodu. Jeśli jednak wartość prezentu przekroczy tę kwotę, fiskus uzna go za koszt reprezentacji, czyli wydatek na budowanie wizerunku, którego nie można odliczyć od podatku. Przedsiębiorcy powinni podchodzić do tego tematu ze szczególną uwagą, ponieważ urzędy skarbowe coraz wnikliwiej analizują wydatki świąteczne. Co więcej, wprowadzenie od 1 lutego 2026 roku Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) da fiskusowi narzędzie do automatycznego monitorowania rozliczeń niemal w czasie rzeczywistym. Sygnałem wzmożonej czujności urzędów są już dane za 2024 rok, kiedy to wpływy z dopłat podatkowych po kontrolach wzrosły dwukrotnie w porównaniu z rokiem poprzednim, sięgając kwoty 6,5 mld zł.
Podcasty
Playlisty tematyczne
