Dokumentacja osobowa i płacowa ze zlikwidowanych zakładów pracy w wielu przypadkach została przekazana do podmiotów zajmujących się zawodowo przechowywaniem dokumentacji. W 2004 r. na przedsiębiorców, prowadzących taką działalność, nałożono obowiązek jej zarejestrowania u właściwego wojewody, a od 2006 r. u marszałka województwa. Przedsiębiorców zobowiązano również m.in. do posiadania bazy organizacyjno-technicznej, przeszkolonych pracowników i przekazywania danych o przejętej dokumentacji do ZUS i do Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych.
Sprawdź także: Polacy szturmują ZUS. Jak wypełnić wniosek o emeryturę? [KROK PO KROKU]
Problem dotyczy 400 firm
Wszystkie firmy, które prowadziły działalność usługową, polegającą na przechowywaniu dokumentacji, i nie postarały się o wpis do rejestru, a także te, które taki wpis uzyskały, ale w latach następnych zostały z rejestru wykreślone np. z powodu łamania przepisów, działają dzisiaj nielegalnie. Pełna liczba takich miejsc nie jest znana. Jednak z danych Naczelnego Dyrektora Archiwów Państwowych przedstawionych w 2015 r. wynika, że firm prywatnych przechowujących dokumenty, które nie dopełniły obowiązku rejestracji było ok. 400, tj. dwukrotnie więcej, niż przedsiębiorców zarejestrowanych.
Brakuje odpowiedniego systemu
NIK zauważa, że państwo po transformacji nie stworzyło systemu przechowywania dokumentacji osobowo-płacowej sprzed 1999 r., zapewniającego jednolite traktowanie wszystkich obywateli, bez względu na to, u których pracodawców byli zatrudnieni. Pracownicy zlikwidowanych zakładów pracy nie mieli wpływu na to, do którego przechowawcy trafiły dokumenty potwierdzające przebieg ich zatrudnienia. Mimo to miejsce przechowywania dokumentacji – zarejestrowane bądź niezarejestrowane – ma dzisiaj znaczący wpływ na to, czy przez ZUS będzie ona traktowana jako wiarygodny dowód, wystarczający do obliczenia wynikającej z dokumentów wysokości emerytury, czy też nie.
O jakich dokumentach mowa?
ZUS - zgodnie z przepisami - do wyliczenia kapitału początkowego, uwzględnia dokumentację płacową zlikwidowanych zakładów pracy tylko wtedy, kiedy ta została poświadczona za zgodność z oryginałem przez podmioty uprawnione do jej przechowywania (czyli przedsiębiorców prowadzących działalność przechowalniczą na podstawie wpisu do rejestru, archiwa państwowe, Stowarzyszenie Archiwistów Polskich, organy założycielskie oraz następców prawnych pracodawców).
Z kolei w przypadku dokumentacji osobowej i płacowej, poświadczonej przez podmioty nieupoważnione do jej przechowywania ZUS do 2008 r. przy wyliczaniu wysokości świadczenia przyszłemu emerytowi uznawał jedynie lata pracy, a za podstawę zarobków przyjmował stawkę zero, zaś od początku 2009 r. – kwotę minimalnego wynagrodzenia obowiązującą w okresie branym pod uwagę. ZUS oszacował, że skutki finansowe ustanowienia nowej zasady przejścia ze stawki zero na płacę minimalną pochłoną rocznie 300 mln zł. Świadczy to o skali problemu i liczbie obywateli, którzy z powodu problemów ze swoją dokumentacją płacową mogą mieć wyliczoną niższą emeryturę.
Czytaj też: Ile wyniesie twoja emerytura? Doradca ZUS zrobi dla ciebie symulację
Zobacz również: Pomysł na biznes: profesjonalne archiwum dokumentów
Źródło: NIK
Podcasty
Playlisty tematyczne
