- Badania PCKP z 2025 roku ujawniają, że aż 68% firm naraża się na milionowe kary poprzez błędne zarządzanie ryzykiem związanym z RODO
- Przechowywanie kopii zeznania podatkowego PIT współmałżonka jest poważnym naruszeniem i podważa każdą strategię biznesową opartą na bezpieczeństwie danych
- Analiza orzecznictwa sądowego potwierdza, że nieprecyzyjny wewnętrzny regulamin ZFŚS stanowi poważne ryzyko prawne dla każdej organizacji
- Prawidłowa optymalizacja procesów weryfikacji dochodów opiera się na oświadczeniu pracownika, a nie na żądaniu i archiwizacji kopii dokumentów finansowych
- Eksperci Urzędu Ochrony Danych Osobowych wskazują, że zasada minimalizacji danych jest kluczowa dla zgodnego z prawem zarządzania funduszem socjalnym
Pensja małżonka to tajemnica? Nie dla funduszu socjalnego
Czy pracodawca może pytać o zarobki współmałżonka? Odpowiedź brzmi: tak, ale tylko w jednym, ściśle określonym celu – aby sprawdzić, czy pracownikowi przysługują świadczenia z Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych (ZFŚS). Zgodnie z prawem, przyznawanie dofinansowania z tego funduszu musi zależeć od sytuacji materialnej i rodzinnej pracownika. Najpopularniejszym przykładem są tzw. „wczasy pod gruszą”, gdzie wysokość dopłaty jest uzależniona od łącznego dochodu na osobę w rodzinie. Aby to sprawiedliwie obliczyć, firma musi znać zarobki wszystkich domowników. Przykładowo, w 2025 roku, aby otrzymać pełne świadczenie w wysokości 2723,40 zł, roczny dochód na członka rodziny nie może przekroczyć 21 371,52 zł. To właśnie konieczność ustalenia tego progu jest podstawą prawną, która pozwala pracodawcy pytać o dochody współmałżonka.
Jednak to prawo nie daje pracodawcy pełnej dowolności. Kluczowym dokumentem jest tutaj wewnętrzny regulamin ZFŚS, który musi precyzyjnie określać zasady weryfikacji dochodów, w tym listę wymaganych dokumentów. Bez jasnych i zgodnych z prawem zapisów w regulaminie, decyzje firmy mogą zostać podważone, co potwierdził Sąd Najwyższy w jednym ze swoich wyroków (sygn. I UK 121/09). Oznacza to, że pracodawca nie może działać arbitralnie i musi opierać swoje żądania na transparentnych zasadach, które są znane wszystkim pracownikom. Niestety, jak pokazują badania Grant Thornton z 2025 roku, jest to częsty problem, zwłaszcza w mniejszych firmach. Aż 45% z nich błędnie interpretuje przepisy, myląc wymogi funduszu socjalnego z obowiązkami podatkowymi.
RODO stawia granicę: szef może zobaczyć, ale nie skopiować PIT-a
Nawet mając podstawę prawną do weryfikacji dochodów, pracodawca musi poruszać się w ramach wyznaczonych przez przepisy o ochronie danych osobowych, czyli RODO. Obowiązuje go zasada minimalizacji danych, która w prostych słowach oznacza, że może on zbierać tylko te informacje, które są absolutnie niezbędne. Urząd Ochrony Danych Osobowych (UODO) stawia sprawę jasno: żądanie od pracownika kopii zeznania podatkowego PIT-11 współmałżonka i przechowywanie go w aktach jest niedopuszczalne. Pracodawca ma prawo jedynie do wglądu w dokument, aby potwierdzić prawdziwość oświadczenia pracownika. Mimo to, jak wynika z badania PCKP z 2025 roku, aż 68% firm wciąż błędnie prosi o kopie PIT-ów i je archiwizuje. Takie działanie stanowi poważne naruszenie RODO, za które grożą wysokie kary finansowe, sięgające nawet 20 milionów euro lub 4% rocznego światowego obrotu firmy.
Jak zatem postępować zgodnie z prawem? Najbezpieczniejszym i zalecanym rozwiązaniem jest oparcie się na pisemnym oświadczeniu pracownika o wysokości dochodów jego rodziny. Jeśli pracodawca chce zweryfikować te informacje, może poprosić o okazanie odpowiedniego dokumentu do wglądu, ale nie o jego kopię. W takiej sytuacji pracownik ma prawo zasłonić dane, które nie są istotne dla oceny sytuacji materialnej, jak na przykład nazwa firmy, w której pracuje współmałżonek, czy jego numer PESEL. Tę interpretację potwierdzają sądy, jak w wyroku Sądu Okręgowego w Warszawie z 2024 roku, który uznał odmowę przyznania świadczenia z powodu braku kopii PIT za bezprawną. Pracodawcy muszą także pamiętać o corocznym przeglądzie i usuwaniu zbędnych danych, czego często nie robią, co pokazały kontrole ZUS z 2024 roku, wykrywając to naruszenie w 23% firm. Jak podsumowuje rzecznik UODO, wymaganie kopii PIT-11 to nadgorliwość i przetwarzanie danych na wyrost, gdy w zupełności wystarczy oświadczenie pracownika.
Podcasty
Playlisty tematyczne
