- Proste błędy formalne w dokumentach ZUS blokują zatrudnianie stażystów, co utrudnia rozwój firm.
- Korzystanie z PUE ZUS może zmniejszyć ryzyko odrzucenia wniosku o ponad 25%, usprawniając procesy administracyjne.
- Niezgodność danych firmy w KRS z danymi w ZUS jest główną przyczyną problemów z rekrutacją.
- Transformacja cyfrowa wniosków jest niezbędna, aby sprostać nowym przepisom ZUS obowiązującym od 2025 roku, w tym automatycznej weryfikacji staży.
Blokada na starcie? Oto 3 najczęstsze błędy we wnioskach stażowych
Jak wynika z danych Zakładu Ubezpieczeń Społecznych opublikowanych 26 stycznia 2026 roku, w ostatnich dwóch tygodniach ponad 11% wniosków o zaświadczenia stażowe zostało odrzuconych. Oznacza to, że blisko 50 tysięcy spraw wymagało korekty. Co ciekawe, najczęstszym powodem problemów nie są skomplikowane kwestie prawne, lecz proste błędy formalne po stronie wnioskodawców. Aż 43% wszystkich odmów wynika z pomyłek w danych identyfikacyjnych firmy, takich jak niezgodność numeru NIP i REGON czy rozbieżności w nazwie spółki między wnioskiem a oficjalnymi rejestrami CEIDG i KRS. ZUS podkreśla, że źródłem tych błędów jest często brak aktualizacji danych w urzędowych bazach po zmianie nazwy czy formy prawnej działalności. Dlatego instytucja apeluje, aby przed złożeniem dokumentów każdy zweryfikował, czy dane w Krajowym Rejestrze Sądowym są aktualne.
Na drugim miejscu wśród przyczyn odmów (31% przypadków) plasuje się niekompletna dokumentacja. Urzędnicy najczęściej kwestionują wnioski, do których nie dołączono oryginału umowy stażowej, zaświadczenia o statusie studenta lub szczegółowego opisu obowiązków stażysty, który stał się obowiązkowy po zmianie przepisów w 2025 roku. Trzecią najczęstszą grupą problemów, stanowiącą 18% wszystkich odrzuconych wniosków, jest próba ominięcia przepisów. ZUS zwraca uwagę zwłaszcza na próby przedłużania stażu ponad ustawowy limit 12 miesięcy u tego samego pracodawcy, co jest nagminne w branży IT i finansowej. Co więcej, od 2025 roku system informatyczny ZUS automatycznie sprawdza, czy tematyka stażu jest zgodna z kierunkiem studiów kandydata, co stało się kolejnym kryterium weryfikacji.
Polecany artykuł:
Druga szansa od ZUS: od korekty po wniosek idealny
Odrzucenie wniosku nie musi oznaczać problemów. Wnioskodawca ma 14 dni na wprowadzenie poprawek, a statystyki ZUS są w tym przypadku bardzo optymistyczne. Aż 82% skorygowanych wniosków kończy się akceptacją, podczas gdy za pierwszym razem skuteczność wynosi 54%. Kluczową zasadą jest złożenie korekty tą samą drogą, którą wysłano pierwotny wniosek, czyli elektronicznie przez PUE ZUS lub tradycyjnie, listem poleconym. Warto pamiętać, że poprawione dokumenty są rozpatrywane priorytetowo, w ciągu 5 do 7 dni roboczych. Aby dodatkowo ułatwić zadanie, ZUS przygotował specjalny formularz korekty, którego użycie zmniejsza ryzyko popełnienia kolejnych błędów aż o 40%.
Najlepszym sposobem na uniknięcie problemów jest jednak działanie prewencyjne. ZUS jednoznacznie zachęca do składania wniosków online przez Platformę Usług Elektronicznych (PUE ZUS). Elektroniczne formularze działają niczym inteligentny asystent, który sam wychwytuje potencjalne błędy, zanim dokument zostanie wysłany. Efekt? Wskaźnik odmów dla wniosków elektronicznych jest o 27% niższy niż w przypadku dokumentów papierowych. Aby cały proces przebiegł jeszcze sprawniej, warto dołączyć skany dokumentów w formacie PDF/A i posługiwać się kwalifikowanym podpisem elektronicznym. Dbałość o te szczegóły, zgodne z obowiązującymi przepisami (art. 32 ust. 1 ustawy o systemie ubezpieczeń społecznych oraz rozporządzenie RM z 2025 r.), pozwala uniknąć niepotrzebnych opóźnień i zapewnia stażyście płynne objęcie ubezpieczeniem.
Podcasty
Playlisty tematyczne
