- Analiza przepisów prawa pracy ujawnia, że termin zgłoszenia pracownika do ZUS zależy wyłącznie od daty rozpoczęcia pracy, a nie podpisania umowy
- Jeden dzień różnicy w dacie startu może skutkować utratą dnia urlopu wypoczynkowego, co ma bezpośredni wpływ na planowanie zasobów w firmie
- Eksperci rynku wskazują, że precyzyjne datowanie startu pracy stanie się kluczowe dla zarządzania ryzykiem po zmianach w przepisach dotyczących stażu pracy od 2026 roku
- Elastyczne ustalenie późniejszej daty rozpoczęcia pracy to legalna optymalizacja procesów, w przeciwieństwie do niedopuszczalnego antydatowania umów
- Stosunek pracy może formalnie powstać nawet bez umowy pisemnej, co tworzy poważne ryzyko biznesowe dla pracodawcy w zakresie dokumentacji i obowiązków sprawozdawczych
Umowa w grudniu, start w styczniu? Poznaj kluczową różnicę
Zgodnie z polskim prawem, formalne zatrudnienie pracownika rozpoczyna się w dniu wskazanym w umowie jako dzień rozpoczęcia pracy. Co istotne, data ta nie musi być tożsama z dniem podpisania dokumentu. Przepisy Kodeksu pracy jasno rozróżniają te dwa terminy, dając stronom elastyczność. Pracodawca i pracownik mogą więc bez przeszkód podpisać umowę pod koniec grudnia 2025 roku, ustalając, że współpraca oficjalnie ruszy 1 stycznia 2026 roku. Nie oznacza to, że pracownik musi stawić się w firmie w Nowy Rok. Jego stosunek pracy formalnie rozpocznie się z początkiem miesiąca, ale pierwszy dzień w biurze przypadnie na najbliższy dzień roboczy, na przykład 2 stycznia, zgodnie z ustalonym harmonogramem.
Powszechną, ale niedopuszczalną praktyką jest antydatowanie umów, czyli wpisywanie wcześniejszej daty niż faktyczny dzień ich podpisania. Jest to działanie niezgodne z prawem, którego pracodawcy powinni unikać, zwłaszcza że przepisy pozwalają legalnie ustalić późniejszy termin startu pracy. Warto też wiedzieć, że umowa pisemna nie jest warunkiem absolutnej ważności zatrudnienia. Oznacza to, że stosunek pracy może powstać nawet na podstawie ustnych ustaleń, w momencie dopuszczenia pracownika do wykonywania zadań. W takiej sytuacji dokumenty można sporządzić później, co sprawi, że data zawarcia umowy będzie późniejsza niż data rozpoczęcia pracy. Choć jest to zgodne z prawem, ze względów dowodowych zawsze rekomenduje się formę pisemną.
Jeden dzień różnicy, rok konsekwencji? Tak data startu wpływa na urlop i ZUS
Precyzyjne określenie, kiedy pracownik zaczyna pracę, ma bezpośrednie przełożenie na jego uprawnienia, a najlepszym przykładem jest wymiar urlopu wypoczynkowego. W przypadku osoby, która podejmuje swoją pierwszą pracę, start 1 stycznia oznacza, że prawo do części urlopu (tzw. urlopu cząstkowego) nabędzie już z końcem tego miesiąca. Gdyby jednak umowa wskazywała jako datę startu 2 stycznia, uprawnienie to powstałoby dopiero po przepracowaniu pełnego miesiąca, czyli z końcem lutego. W skali roku taka drobna różnica może skutkować utratą jednego dnia urlopu. Data rozpoczęcia pracy jest również fundamentem do obliczania innych świadczeń, takich jak długość okresu wypowiedzenia czy prawo do dodatków stażowych.
Z perspektywy pracodawcy, data rozpoczęcia pracy uruchamia kluczowe obowiązki administracyjne. Najważniejszym z nich jest zgłoszenie pracownika do ubezpieczeń społecznych w ZUS, na co firma ma 7 dni od momentu nawiązania stosunku pracy, a nie od dnia podpisania umowy. Jeśli więc umowa została podpisana 20 grudnia 2025 roku, a pracownik zaczyna pracę 1 stycznia 2026 roku, termin na zgłoszenie go do ZUS upływa dopiero 7 stycznia. Kwestia stażu pracy stanie się jeszcze bardziej istotna od 2026 roku. W życie wejdą wówczas przepisy, które do stażu pracy będą wliczać także okresy prowadzenia działalności gospodarczej i pracy na umowach zlecenia. Dokładne ewidencjonowanie daty startu będzie więc niezbędne do prawidłowego wyliczenia uprawnień pracowniczych.
Podcasty
Playlisty tematyczne
