Przeprowadzono badania, z których wynika, że sieć intranetowa to wielka oszczędność czasu dla pracowników. Przeciętnemu pracownikowi pracującemu za biurkiem aż 25 procent czasu zajmuje poszukiwanie informacji, które już wcześniej znaleźli inni pracownicy.
Jeśli więc w ramach wewnętrznej sieci, niedostępnej dla osób z zewnątrz, stworzysz np. bazę kontaktów firmowych, znacznie ułatwisz pracę ludziom w swojej firmie i spowodujesz, że będą wydajniejsi.
Strona po stronie pracownika
Dzięki wewnętrznej sieci intranetowej można w prosty sposób przedstawić swoim pracownikom np. zasady systemu sprzedaży czy systemu obsługi klienta. Poszczególne działy firmy mogą korzystać ze wspólnej bazy danych. Strona z kontaktami firmowymi ułatwi komunikację wewnątrz firmy. Jasne stanie się to, kto jest w firmie zatrudniony, na jakim stanowisku i jakie obowiązują w niej zasady podległości. Każda nowo zatrudniona osoba będzie mogła w szybkim czasie zorientować się w hierarchii pracowników i sposobie, w jaki funkcjonuje przedsiębiorstwo.
Ważne informacje
W Intranecie warto również stworzyć coś w rodzaju tablicy ogłoszeń dla pracowników, dzięki czemu wszyscy będą na bieżąco z tym, co się dzieje w firmie: kogo zwolniono, kogo zatrudniono, kto dostał nagrodę, jakie szkolenia są organizowane i dla kogo itp. Poza tym mogą znaleźć się tam wzory dokumentów i formularze umów itp. Firmy posiadające Intranet mogą przestać drukować biuletyny informacyjne dla pracowników, jest to więc nie tylko wygoda, ale też oszczędność. Nie ma sensu rozbudowywanie wewnętrznej sieci firmowej ponad miarę. Jej rola jest trochę inna niż w przypadku Internetu. Chodzi tu głównie o to, by podane informacje dotyczyły pracowników firmy. Rolę integrującą pracowników spełni z pewnością strona, na której będą mogli zamieszczać drobne ogłoszenia, typu sprzedam, kupię, wynajmę, oddam w dobre ręce itp. Jeśli zdecydujesz się na wprowadzenie w firmie sieci intranetowej, możesz liczyć na:
=usprawnienie komunikacji wewnętrznej w firmie,
=polepszenie dostępu do informacji,
=zintegrowanie pracowników,
=usprawnienie obiegu dokumentów.
techniczne ABC
Intranet to sieć komputerowa, która ogranicza się do komputerów firmy. Oparta jest na technologii internetowej, więc żeby stworzyć sieć intranetową, konieczne jest zamontowanie serwera umożliwiającego korzystanie z usług internetowych, takich jak przeglądanie stron WWW i korzystanie z poczty elektronicznej. Założenie sieci intranetowej w firmie nie oznacza już dzisiaj ścisłego zamknięcia w takim sensie, że można z niej korzystać tylko z komputera służbowego. Do Intranetu można się dostać także "z miasta", wpisując odpowiednie hasło i login pracownika firmy. Jest to wygodne w wypadku, kiedy pracownik będzie potrzebował jakichś informacji firmowych np. pracując w domu. Jeśli boisz się, że jakieś dane, które dotyczą twojej firmy, wyciekną na zewnątrz, nie ma obawy. Od tego jest system kodowania, aby informacje nie trafiły w niepowołane ręce.
Przeczytaj koniecznie: Zadbaj o finanse nastolatka
Chcąc uruchomić Intranet, najlepiej zleć to firmie zewnętrznej, która się w tym specjalizuje, ponieważ do zorganizowania dobrej sieci wewnętrznej niezbędna jest specjalistyczna wiedza, konieczna np. do projektowania zaawansowanych aplikacji. Intranet możesz założyć w niewielkiej firmie już za ok. 1500 złotych. Zanim zlecisz wdrożenie Intranetu, musisz opracować jego koncepcję i zaprojektować strukturę. Musisz więc wiedzieć, co ma się w nim znaleźć, zgodnie ze specyficznymi potrzebami twojej firmy.
Naucz się obsługi
Po zainstalowaniu sieci wewnętrznej czas na rozpropagowanie jej pośród pracowników firmy. Dobrze jest też zorganizować krótkie szkolenie na temat tego, jak korzystać z Intranetu. Ponieważ dane w sieci wewnętrznej muszą być stale uaktualniane, powinieneś powołać zespół redakcyjny, który będzie je wprowadzał. Taki zespół musi być specjalnie przeszkolony przez pracowników firmy, której zleciłeś wdrożenie Intranetu.
Podcasty
Playlisty tematyczne
