- Analiza danych ZUS z 2026 roku ujawnia, że co piąty wniosek o zaliczenie stażu pracy jest odrzucany, co generuje nowe wyzwania w obszarze zarządzania ryzykiem personalnym
- Nieskładkowe umowy zlecenia z okresu studiów nie budują stażu pracy, co bezpośrednio wpływa na obecną strategię benefitową i doświadczenie pracownika w firmie
- Eksperci prawa pracy wskazują, że skuteczna procedura odwoławcza w ZUS wymaga precyzyjnej dokumentacji i stanowi ważny element optymalizacji procesów HR
- Przeniesienie na pracodawcę obowiązku oceny dowodów pracowniczych zwiększa jego ryzyko operacyjne i wymaga wdrożenia nowych procedur weryfikacyjnych
- Prawidłowe udokumentowanie stażu pracy bezpośrednio przekłada się na benefity pracownicze, budując przewagę konkurencyjną organizacji na rynku pracy
Staż pracy to pole minowe? Oto dlaczego ZUS odrzuca co piąty wniosek
Zakład Ubezpieczeń Społecznych opublikował dane, które rzucają światło na skalę wyzwań związanych z nowymi przepisami o stażu pracy. Jak wynika z komunikatu z 26 stycznia 2026 roku, co piąty wniosek o zaliczenie dodatkowych okresów do stażu pracy spotyka się z odmową. Do tej pory urzędnicy przeanalizowali ponad 228 tysięcy z blisko 310 tysięcy złożonych wniosków, a w prawie 50 tysiącach przypadków decyzja była negatywna. Ta wysoka, 22-procentowa stopa odmów pokazuje, że wielu Polaków ma trudności z udokumentowaniem swojej przeszłości zawodowej, zwłaszcza okresów prowadzenia własnej firmy, pracy na umowę zlecenie czy zatrudnienia za granicą. Warto przy tym zaznaczyć, że pozytywne decyzje zaowocowały wydaniem już ponad pół miliona zaświadczeń, ponieważ jedna osoba może potrzebować kilku dokumentów potwierdzających różne etapy kariery.
Analiza przyczyn odmownych decyzji pokazuje, że problemy najczęściej nie wynikają ze złej woli, lecz ze skomplikowanych przepisów obowiązujących w przeszłości. Najczęstszym powodem odrzucenia wniosku jest próba zaliczenia do stażu pracy umów zlecenia wykonywanych w trakcie nauki. Studenci i uczniowie do 26. roku życia nie podlegali obowiązkowym składkom na ubezpieczenia społeczne, więc ZUS nie ma po prostu zapisu o takim zatrudnieniu. Drugi częsty przypadek to tak zwany zbieg tytułów do ubezpieczeń, czyli sytuacja, gdy pracownik zatrudniony na etacie dorabiał na umowie zleceniu. Zazwyczaj składki społeczne były opłacane tylko z umowy o pracę, a od dodatkowego zlecenia odprowadzano jedynie składkę zdrowotną, co również nie pozwala zaliczyć tego okresu do stażu pracy. Trzecią grupę problemów stanowią błędy formalne we wnioskach lub braki w danych archiwalnych ZUS, które uniemożliwiają systemowi automatyczne potwierdzenie okresu zatrudnienia.
ZUS powiedział „nie”? To nie koniec gry. Oto terminy i zasady odwołania
Negatywna decyzja ZUS nie zamyka jednak drogi do udowodnienia swoich racji. Cała procedura składania wniosków odbywa się elektronicznie przez platformę PUE ZUS za pomocą formularza USP, a urząd ma 7 dni na jego rozpatrzenie. Jeśli odpowiedź jest odmowna, pracownik może uruchomić postępowanie wyjaśniające. W praktyce oznacza to zebranie wszystkich możliwych dowodów, takich jak stare umowy, rachunki, potwierdzenia przelewów czy świadectwa pracy od byłych zleceniodawców. Dokumenty te można złożyć online (formularz POG), wysłać pocztą lub dostarczyć osobiście do placówki ZUS. Warto pamiętać, że dla okresów zatrudnienia sprzed reformy w 1999 roku przeznaczony jest osobny formularz o symbolu US-7.
Nowe przepisy, które poszerzają katalog okresów wliczanych do stażu pracy, wchodzą w życie w dwóch terminach. Pracownicy sektora finansów publicznych mogą z nich korzystać już od 1 stycznia 2026 roku, natomiast pozostali pracodawcy i pracownicy dołączą do systemu 1 maja 2026 roku. Osoby, które w tych dniach są już zatrudnione, mają 24 miesiące na dostarczenie pracodawcy odpowiednich zaświadczeń. Ostateczne terminy upływają więc 31 grudnia 2027 roku dla budżetówki i 30 kwietnia 2028 roku dla sektora prywatnego. Zmiany mają realne znaczenie, zwłaszcza w sektorze publicznym, gdzie dłuższy staż pracy przekłada się na konkretne korzyści, takie jak wyższy dodatek stażowy, nagrody jubileuszowe czy prawo do dłuższego, 26-dniowego urlopu. Jednocześnie przepisy tworzą nowe wyzwanie, ponieważ ciężar oceny dowodów, szczególnie tych dotyczących pracy za granicą, spoczywa teraz na pracodawcy, co może stać się źródłem nieporozumień i sporów.
Podcasty
Playlisty tematyczne
